文件材料的平时收集在档案管理工作中的作用

卜娟娟

【摘要】本文通过单位档案部门的文件材料在整理、歸档过程中发现的一些问题进行分析，以达到使工作人员在日常工作中注重文件材料的收集，保持文件材料的完整性和连贯性，促进和提高档案整理、归档工作效率之目的。

【关键词】文件材料；收集；档案工作；作用

机关、企业、事业单位的档案部门每年年初都需要对上年度单位形成的文件材料进行收集、整理和归档，我们在对这些文件材料进行具体的整理和归档时，往往会发现很多文件材料存在这样或那样的问题，比如：文件材料内容前后缺乏完整性，文件处理有始无终，办理完毕的文件材料没有及时收集上来进行保存等，导致我们在对上年度的文件材料进行整理和归档时，缺少相对称和呼应的原始材料，而使我们的工作措手不及，既浪费大量的文件材料收集时间，又影响归档工作进度。显然，这在一定程度上影响了档案整理、归档工作效率的提高。要注重文件材料的平时收集需要着手做好以下几个方面：

一、工作人员在工作中认真细致的态度，是做好文件材料收集工作的前提和保证

在日常工作中，尤其是单位的办公室承担着大量文字材料的起草、打印、装订和下发任务，在文件材料正式印制完毕时，工作人员就要及时对文件材料进行筛选，把需要归档的文件材料收集后进行留存，以备来年对上年度文件材料归档时利用。如不及时收集，待需要归档时，则很可能会遗忘；或认为有利用价值时再收集，就不见得能马上找到，如果现查找既费时又费力，给文件材料的整理和归档带来一定程度的影响。因此，工作人员平时在工作中认真细致的态度，是做好文件材料收集工作的重要前提和保证。

二、将已处理完毕的文件材料及时进行收集，是做好档案整理、归档工作不可缺少的关键环节

作为一个单位的办公室，每天都需要对大量的文件材料进行签收、批办、传阅、催办等，这些文件材料在经过各个环节处理完毕后，由办公室负责进行保存。这时作为工作人员就要有责任心，将已处理完毕的文件材料进行筛选，哪些是作为日常保管的，哪些是作为来年需要进行整理、归档的，进行大致的区别划分和保管，尽可能保持文件材料的连贯性和完整性，做到文件材料的处理有始有终，保证其齐全、完整。因此，文件材料的收集齐全与否，在档案整理、归档工作这一环节中起着关键性的作用。

三、主动从文件材料形成部门工作中进行收集，是做好档案整理、归档工作不可缺少的一要素

文件材料的收集，不仅仅局限于办公室文印工作时获取，还可从与各部门的日常业务工作来往中取得第一手材料。一般部门在工作中形成的文件材料都是围绕业务工作来开展的，与单位的大局息息相关，办公室工作人员就要注意在平时与业务部门交往的过程中，多观察、多发现重要的需要归档的文件材料，多与各部门人员进行沟通和交流，以得到各部门的大力支持和配合，尽可能多渠道地从这些部门进行收集，以补充和完善我们在工作中缺失的文件材料“线索链”，使文件材料的内容更加充实和完整。由此可见，从文件材料形成部门收集材料，是档案整理、归档工作中获取材料的重要一环。

四、各部门的积极配合，是做好文件材料收集工作的有力保障

每个单位在工作中所形成的文件材料，除了考虑在日常工作中注重随办随归外，同时也离不开其他部门的积极配合。可以经常深入基层，了解他们的工作开展情况，从提高他们对档案工作重要性的认识，进而转移到对文件材料收集工作重要性的理解，在工作中注意把有价值的数据、文字材料进行提炼加工后作为档案资料，并及时移交到单位的档案部门。只有各部门的积极配合，才能使文件材料的收集工作得到保障。

五、利用网络信息化手段，尽可能把有限的信息资源进行收集加工，为文件材料收集多样化提供支撑

在网络信息化发展的今天，我们的办公室系统实现了无纸化办公，单位内部各部门之间通过信息化平台，实现了资源共享，可以说，给我们的工作提供了极大的方便。在这种高科技的、信息化的时代，我们就要考虑借助于现代化的技术手段，把大量的信息资料进行收集后进行整理，把信息资源经过加工变为可利用的文件材料，为文件材料的收集提供更多、更丰富的来源和渠道。

总之，文件材料的收集工作重在平时，只有提高我们对文件材料收集工作重要性的认识，在日常工作中养成随办随归的好习惯，才能使我们每个单位的档案部门在对文件材料进行整理、归档时，文件材料的内容既完整又保持连贯性，工作起来也才会得心应手，从而达到提高档案整理、归档工作效率之目的。endprint