办公室文书档案的管理和利用研究

2017-11-25山东省单县科技局知识产权局韩照杰

办公室业务 2017年13期

文/山东省单县科技局知识产权局韩照杰

办公室文书档案的管理和利用研究

文/山东省单县科技局知识产权局韩照杰

事业单位的文书档案记录了事业单位在社会管理活动中的各种信息，要对文书档案实施有效管理存在一定的难度。文书档案作为档案管理中的重要组成部分，除了从事基础性的档案管理之外，还要转变观念向服务化方向发展，以提高文书档案的利用率。本文针对办公室文书档案的管理和利用展开研究。

事业单位；办公室；文书档案；管理；利用

事业单位的档案管理工作中，文书档案占有重要的地位。事业单位文书档案的价值要得以充分发挥，就要强化档案管理工作的力度。特别是目前的事业单位档案管理中引入了信息技术，就要在提高档案管理工作质量的同时，还要将文书档案的效用充分发挥，对事业单位更好地发展起到了促进作用。

一、事业单位办公室文书档案管理工作的服务化转向

事业单位办公室文书档案管理工作的服务化转向，就是要求工作人员在做好档案管理工作的同时，还要保证档案资料合理利用，以发挥其应用价值，这就需要文书档案工作人员要树立档案服务意识。事业单位的服务化转向，文书档案工作人员树立服务意识，就需要在档案工作中发挥服务职能，真正使文书档案资料价值充分地体现。如果想要文书档案工作人员具备良好的服务意识，就要打破传统的文书档案管理工作的束缚，完善文书资料收集、整理和存储的思想，转变被动管理为主动管理，积极地探索新的档案服务模式，围绕着服务展开文书档案工作。文书档案工作人员不再是坐在办公室等着各个部门报送档案信息，而是要走出办公室，走向基层，与各部门积极地沟通，以获得有价值的文书档案资料，同时，文书档案管理得以高质量展开，保证档案管理服务优质到位，满足各方需求。

二、事业单位办公室文书档案管理和利用的有效策略

（一）高度重视文书档案管理工作。事业单位在开展社会活动中，会产生大量的信息。这些信息落实到文字中而形成的文书档案，记录了事业单位的各项工作内容以及发展进程，需要高度重视。文书档案管理工作是档案管理人员的工作职责，但是需要所有事业单位人员的配合才能够保证工作质量。事业单位的管理人员对文书档案管理工作予以高度重视，就要对文书档案管理的重要予以认识，并强调该项工作的重要地位，积极地引进先进的档案管理工具。采用信息技术进行档案管理是非常普遍的，还有必要引进专业的档案管理软件，以提高档案管理质量和档案管理效率，保证文书档案管理质量。

（二）事业单位要完善文书档案管理制度。文书档案管理工作要规范化发展，就要对文书档案管理制度进一步完善。国家对事业单位的文书档案管理提出了工作标准，这是文书档案管理的重要指导方向，需要在制度中体现出来，以对文书档案管理工作人员的行为予以约束。另外，制度落实到具体的文书档案管理工作中，还可以提高所有事业单位工作人员对档案的重视程度，积极地配合文书档案工作人员的各项工作。文书档案管理工作得到整个事业单位的重视，工作人员就会提高责任意识，在工作中不仅履行工作职责，还能够自觉地端正自己的工作态度，保证了文书档案管理质量。

（三）重视文书档案管理人员的职业培训。文书档案管理质量要有所提高，就需要提高档案管理人员的职业素质，重视职业培训是关键。文书档案管理工作要能够适应事业单位发展的需求，就需要工作人员能够适应现代化文书档案管理环境，掌握并熟悉地应用信息技术实施文书档案管理是非常必要的。所有文书档案管理人员都要定期地参加职业培训，一方面可以强化知识储备，另一方面可以提高职业素质，并有能力在工作中不断地创新，以确保文书档案管理人员的职业素质符合事业单位的发展要求。

（四）提高文书档案管理人员的服务意识。事业单位所从事的是公益性服务，文书档案工作人员就需要提高服务意识，积极地开展文书档案服务工作，认真履行服务职能。文书档案工作人员在履行服务职能时，要全方位展开服务工作，当服务落实到档案管理的各个环节中，包括档案资料的来源和保管，档案资料的使用等等，都要做好调查、核实工作，确保档案信息的准确性。对于信息反馈工作要高度重视，对档案资料不断地完善。文书档案工作人员要从用户需求的角度出发，主动为用户提供高质量服务，并扩大档案服务范围，使档案管理服务的社会价值得以实现。