房产档案保密和利用工作存在的问题及具体对策

2017-11-25广州市番禺区建设工程质量检测中心冯晓蕾

办公室业务 2017年13期

文/广州市番禺区建设工程质量检测中心冯晓蕾

文/广州市番禺区建设工程质量检测中心冯晓蕾

随着社会的发展和进步，房产档案管理工作不断变革。对于房产档案自身而言，彰显动态性，具有突出的法律依据行，规模较大，应用频繁，同时，还存在一定的区域垄断性，因此，这在根本上决定了房产档案的价值及重要性。房产档案的保密和利用工作不容忽视。面对新的发展形势，只有保障房产档案保密和利用工作的高效性，才能为经济建设提供更加全面的服务，推动整个社会的良性发展。本文全面分析了房产档案在保密和利用方面的不足，探讨了房产档案保密和利用工作的举措。

房产档案；保密；利用；问题；对策

随着经济的飞速发展，房地产行业呈现迅猛发展的趋势，在整个经济社会中占据重要的地位。房地产行业的发展需要房产档案管理工作与之相适应。目前，房产档案信息化建设步伐加快，信息化技术凸显优势，发挥了对档案管理的支持作用。房产档案与大众利益息息相关，凸显巨大的社会价值，因此，要重视房产档案的保密和利用工作，既要能够为社会提供有力的服务，又要提升档案保密和利用水平。

一、全面分析房产档案在保密和利用方面的不足和问题

（一）库房管理规范性有待增强。目前，房产档案管理中应用的库房硬件设施比较落后，很难在根本上满足安全性和保密性的要求。同时，鉴于档案管理机构自身条件的限制，办公和库房没有进行有效的区分，管理人员很难实现对进出库房人员的有效控制，在根本上很难保证档案的安全性和保密性。另外，库房中，相关承载设施存在老化现象，在功能上很难满足档案资源急速增长的趋势。除此之外，库房内环境不达标，温湿度、除尘等工作不到位，很难在根本上保障房产档案安全保密工作的顺利开展，无法满足相关管理要求。

（二）房产档案利用与开发模式较为单一。对于当前的房产档案开发与利用，模式相对单一，主要是服务于房屋产权的变更、抵押以及银行贷款，发挥依据作用。同时，房产档案的核心主要围绕产权管理，为其提供全面的服务，因此，比较缺乏相关的衍生品，很难实现对自身价值的全面体现，尚未得到深入的开发和利用。

（三）档案管理者的知识结构有待提高。面对新的发展形势，房产档案管理工作对管理人员提出更高的标准和要求，因此，要在掌握专业档案管理知识的同时，能够熟练应用计算机信息技术，通晓房产管理事务，凸显综合性人才的特征。只有这样的人才才能构建现代化的档案管理模式，将信息技术的优势应用其中。也就是说，如果管理者仅仅拥有单一的档案管理知识，很难满足现代化房产档案管理要求，甚至对档案信息化技术的推广造成阻碍。为了实现对房产档案管理的深入开发利用，要对档案管理者的知识结构进行完善，坚持与时俱进，实现知识面的拓展，强化自身素质的增强，以便更好地投入现代化的房产档案管理工作之中。

二、如何推动房产档案保密与利用工作的有序开展

（一）重视档案库房建设与管理。对于保密工作而言，其目的之一就是对档案进行更加有效的利用。立足整体，要严格遵循国家相关标准和要求，进行档案库房的独立建设，对库房相关技术设施进行完善，保障库房各项指标满足档案管理规范和要求。重视库房档案管理制度建设，强化库安全性建设，杜绝隐患，保障库房及档案实体的安全性。

（二）提升档案管理人员的综合素质和能力。对于房产档案的保密与利用，其管理效果与人员素质关系密切。为此，要提升管理者的责任心与事业心，培养其具备较高的保密思想，工作态度严谨，将保密工作作为自身的职责和义务。

（三）强化房产档案的日常管理工作。为了更好地保障房产档案的保密与利用工作的开展，需要重视日常管理。针对日常发生的档案查阅、移出等工作，需要制定严格的手续，重视审批的作用，全面进行记录。对于绝密档案，在使用完毕之后，需要进行全面、仔细地检查，一旦发现泄密，要及时处理上报，分析原因，做好补救工作。

（四）构建房产档案安全管理系统。首先，严格遵守国家档案安全与保密相关法律法规，形成有力的房产档案管理系统方案，严格履行保密制度，确保档案信息的安全性。其次，要重视对档案管理向系统设施的合理配备，保证数据库和档案信息的安全性。目前，房产档案信息化建设速度加快，因此，在关注软硬件设备配置合理性的同时，全面考虑数据库自身的安全保密配置。在实际建设中，可以配备内外网物理隔离设备，安装杀毒软件，在根本上保障数据库安全运行与传输，避免档案资料遭受破坏。最后，要重视做好档案管理系统权限管理，避免档案出现非法外传的情况。要结合实际，进行权限的分配，避免查阅范围的私自扩大。同时，要记录完整的访问记录，在根本上杜绝保密信息的泄露。