“小会议”现“大讲究”

尉宁

【摘要】档案工作月度例会就像一条主线贯穿着档案管理工作的整个全周期，将档案管理工作的沟通、协调、决策、执行、监督等汇集于一身，在档案的管理工作中发挥着重要的作用。本文通过对档案工作月度例会进行分析，重点总结了月度例会的议题、流程和作用。

【关键词】档案工作；月度例会；提升管理；汇报

神华煤制油化工有限公司北京工程分公司（以下简称工程公司）因其工程建设特点而成为一个特殊的企业，特殊在于其人员分散于北京、各项目现场，而档案管理工作以项目基建档案为核心，人随项目走，为了增强公司档案管理的总体水平、整体管控能力，打造一支“人在四方、心在一起”的专业化团队，确保各方人员互相沟通畅通、研讨问题决策准确、开展培训工作正常、上传下达任务及时、了解工作动态与进展全面有效，进而实现资源利用最大化，使档案管理水平得以提升，由此产生了档案工作月度例会制度。下面就工程公司的档案工作月度例会制度情况具体分析如下：

一、档案工作月度例会的主要依据

档案组隶属于工程公司项目管理部，按照部门要求，每月21日至次月20日为月度工作节点，需编制小组本月度工作完成情况及下月工作计划（详见附件），最终汇总成为部门月报，月报为档案工作月度例会的主要依据。

二、档案工作月度例会议题

（一）汇报月度工作，量化个人或项目工作目标。月度例会一般在月底召开，汇报月度工作作为每月常态发言内容，比照上月发布的工作计划可明确本月度完成工作情况是否已完成各项工作指标。

（二）提出需协调解决问题，上传下达的良好平台。工程公司档案管理人员几乎全部安排于各项目现场从事基建档案归档管理工作，服务于基层，工作中会出现一些困难或问题，自例会制度开展以来，提供给大家良好的沟通平台，及时汇报领导或专业人员，现场或会后层层上报，及时协调解决问题。

（三）信息交流、集思广益、创新方法、共享优异资源。项目档案管理虽遵从公司的统一制度，但各项目人员综合素质不尽相同，所以管理细节或工作方法又必然存在不同，处理好这其中的“矛盾关系”就要运用“求同存异”的学问，其中的“同”就是统一制度与意见、遵循唯一正确的方向，“异”就是探寻工作亮点。而月度例会就是信息传递的大平台，在这里大家可以共享到所谓的“异”资源、探寻到创新的理念或方法、了解到他人已知而我未知的学术或标准动态。

（四）提供培训平台，优化团队专业。统一组织专题培训，对于项目档案管理来说尤为关键，各方参建单位参与到档案工作中，人员素质良莠不齐或不了解煤化工项目建设的具体要求，多地视頻会议组织“专业带头人”讲评、培训，尤其是实例讲解，对于培训、优化档案管理团队建设起到了事半功倍的作用。

三、档案工作月度例会流程

目前工程公司档案工作月度会议一般定于月底召开，包括会前准备工作、会中议题并形成记录、会后签署发布纪要跟踪落实相关情况三个主要流程。第一，会前需要确定开会时间与地点，具体时间安排由档案组高级专业经理统筹根据需要拟定开会日期，指令到专人处负责同时预订到各地视频会议室，由此确定了时间与地点后由专人负责邮件通知到各地域参会人员，同时抄送各地负责视频系统的IT人员，确保会前调试系统正常工作，会议顺利召开。第二，会中议题固定，紧抓工作所需核心，确保有专人进行会议记录。第三，会后形成纪要并签署发布，跟踪落实会议涉及问题或工作目标等。

四、档案工作月度例会的重要作用

档案工作月度例会，在日常档案管理中发挥出了五大优势。第一点，通过档案工作月度例会搭建和强化创新思路及管理理念。第二点，克服公司地域分散性能，重温团聚感觉。工程公司员工分派于多项目现场，这种“虚拟”的同事关系甚至见面成了一种极其奢侈的要求。而“面对面”月度例会，可以给予员工间团聚的感觉，可以同样增强员工间的团结协作与凝聚力。第三点，协调隔阂问题统一公司档案管理策略，明确具体工作目标。会议各方的沟通或汇报，关键的结果在于会议给予大家机会提出问题及存在的瓶颈，从而解决问题，并得到正确的策略，从而使得工作效率得以提升。第四点，在例会中探讨目前公司有关制度或最新规范的要求，与实际的适合性对比分析，评估了解当下我们的制度体系运行问题或存在哪些薄弱环节需要改进，为后续工作重大决策或有关新制度的制定提供有力支持，从而带动制度更加规范、完善，提升管理水平。第五点，月度视频例会组织的互动培训，优秀做法、错误案例现身说法，短时间有效提升管理业务素质。

五、 结语

再完美的制度只有通过有效的执行才能得到最好的结果，对制度的理解是否到位、全面，为能促使大家提升业务，专业带头人通过视频进行培训，以优秀做法全面施教、以错误做法换取教训避免再次就范，期间互动思考并答疑，从而将要求、制度及时宣贯到位，扩大认知范围，从而提高了整体管理水平。

【参考文献】

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[2]刘杰.公司召开月度例会部署政治保电工作[N].华北电力报，2015-08-31.

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