关于办公室综合文稿写作的若干思考

刘士源+邓静

【摘要】本文作者结合基层供电企业办公室工作实际，就进一步做好办公室综合文稿写作进行了总结和思考，与同行交流学习。

【关键词】办公室；综合文稿

办公室工作离不开写材料，写材料是办公室工作的一门必修课，一种看家本领，更是一项艰苦的工作。要写好材料，不仅需要长时间积累练习，更需要学会写材料的基本方法和思考领会的本领。

一、充分掌握背景材料

（一）学习借鉴是前提。同志们有时调侃“秘书秘书，秘密抄书”。虽然话糙，但是理不糙，写材料确实需要学习借鉴，注意是借鉴，而不是抄袭。一位前辈曾教告我，写一份材料的前提，首先需要做的是掌握十倍于该材料的背景材料。作为基层供电企业的秘书工作者，我们搜集背景材料的来源主要包括：《人民日报》《河北日报》等纸质媒体，《人民日报》重要言论库、人民网领导人报道专题等网络资源，以及国家电网公司、国网河北省电力公司、市委及市政府领导讲话和文件通知。这些既是秘书工作者需要经常学习的背景材料，也是了解掌握上级精神、领导思路的重要渠道。

（二）掌握真实准确的信息。在掌握大量背景材料的基础上，要获得真实准确的信息，仅仅在办公室里看文件、看资料是不够的。秘书工作者要走到基层去、走到群众中，去实地调研，才能获得真实的信息、真实的情况。对上级精神吃得再透，对领导意图领会得再准，没有基层最真实的情况作为支撑，材料就像无本之木，枯燥无味。所以要将理论与实践相结合，从办公室走出去，多深入基层调研，了解基层真实情况，才能写出真实、鲜活的材料。否则生搬硬套领导讲话和文件要求的材料，是没有生命力的材料。

二、树立正确文章导向

（一）思考是写材料的关键。有人说好材料是改出来的，固然没有错误，但是他们只看到了改的过程，而忽略了思考在起草材料中的关键作用。黑格尔说过：“人是靠思想站立起来的。”材料同样需要靠思想而站立。思考得越深刻，越接近问题本质，思想站立得越高，材料才更有深度。否则，虽然写的体例规范、内容充实，但是没有思想，只能是一篇“正确的废话”，违背了写材料的初衷。材料要写什么内容，中心思想是什么，列怎样的提纲，用什么结构，这些都是需要在起草前仔细思考确定的基础。有了基础再去行文，就如同盖楼已有图纸，从打地基到盖高楼胸有成竹、一气呵成。如果秘书工作者接到任务后，立即动手去写，边想边写边改，肯定会事倍功半、效率低下。如果先思考，将材料的中心思想、最想表达的内容、结构框架都思考清楚后，再完成码字过程，那么起草材料将如行云流水。

（二）导向正确才能出好材料。刚才说到没有思考就写不出好材料，但是好材料还需要有正确的导向。树立正确的文章导向需要明上情、熟下情，清楚党和政府的政策方针，熟悉群众的冷暖需求。例如，2017年中央办公厅印发了《关于推进“两学一做”学习教育常态化制度化的意见》，所以在写党建材料、在起草全面深化从严治党等内容材料时，一定要树立推进“两学一做”学习教育常态化制度化的鲜明导向，用材料去指导工作实践。公司领导平时经常强调的工作，特别是多次强调的工作，一定要纳入材料里来，因为领导经常强调的工作肯定是经过调研、思考过的成熟的思想和观点，一定不要遗漏。同志们经常说认真贯彻上级会议精神，不折不扣地严格落实上级决策部署，对于秘书工作者来说，更应该用我们本职的文字工作去贯彻、去落实，写出真正能够体现领导思想、导向正确、指导实践的好材料。

三、总揽全局拟写提纲

（一）用提纲体现材料逻辑。同志们经常说，这份材料缺乏逻辑，这个人说话没有逻辑，实际上是缺乏对逻辑的应用。材料要体现逻辑，关键是确定好提纲。一篇好材料是有逻辑感、层次感和结构感的，通过拟写提纲、搭建材料框架，才能在写材料时纵观全貌、提纲挈领，合理安排材料段落，避免边写变想边改，遗漏重要内容。在起草材料前，一般已经做了充分调研，阅读了大量资料，具备了开始写的前提条件，但是只有通过拟写提纲，才能确立框架，安排内容，一段一段、一层一层地组织材料，阐述论点。除非是特别短的材料，可以利用打腹稿等方式，其他长一点的材料必须拟写提纲。

（二）巧用“桩子”搭建提纲。我们将综合文稿的一级标题称为“桩子”。在起草材料前，先思考好要分几个段落，每个段落要表达的中心思想是什么，思考好一级标题，充分用“桩子”体现材料结构和逻辑。“桩子”的作用包括提纲挈领打结构、填充段落内容、明确主题重点突出。一生二、二生三、三生万物，我们最常用的就是三個“桩子”搭建提纲。将“桩子”缩小应用到段落中，一个段落的主题句也可称之为“桩子”，段落的“桩子”体现的则是本段的结构和中心思想。以起草一篇讲话稿为例，先用“桩子”拟写提纲，再用“桩子”体现段内中心句，这样起草有利于领导把握材料核心，提出修改意见，及时修改和调整。如果没有提纲，直接把大段文字罗列出来，则体现不出结构、体现不出思想，修改起来难度也更大。

四、好材料是改出来的

（一）文章不厌百回改。大家都知晓诗人贾岛关于“推、敲”二字的故事，“推敲”也变成了反复斟酌、反复修改的代名词。更有很多作家，习惯将思路、美句写在本上，贴在墙上，在写文章时反复推敲、再三斟酌。在信息工作中，我们对信息撰写质量有一句衡量标准，即“措施具体、目标明确”或“措施具体、效果明显”，意思是说信息写作要求言简意赅，字斟句酌，力争做到“文无一句可删，句无一字可除”。可见，好材料是需要反复修改的。正所谓，井掏三遍出好水，文改三遍添新意，同志们在写完材料后，要养成修改的好习惯，可以是自我修改，也可以请朋友、同事帮助修改。在呈送领导审阅前，要坚持出声通读两遍，避免出现错别字、落字、不通顺及标点符号等低级错误。

（二）正确看待领导修改意见。有时同志们认为材料已经无可修改，可提交领导审阅，但是领导还是会提出一些修改意见。作为秘书工作者，不要敝帚自珍，要正确看待领导修改意见，因为办公室的职责就是做好服务工作。我们秘书工作者只是代领导起草一些重要材料，而不是自己在写文章。特别是起草领导讲话稿时，同志们需要注意三个方面：一是日常工作中注意总结、领会领导的讲话意图，吃透领导讲话精神，不然材料再长也不得要领。二是在学习上级文件精神时，要记住一些重要领导讲话、典型案例的出处，做到有据可查。三是将“讲别人之未曾讲，言别人之未曾言”作为起草讲话稿的最高要求，在充分理解消化背景材料的基础上，再结合领导的思路和观点代为起草讲话稿，这样才能写出一篇有思想、标新立异、言之有物、对工作实践产生推动作用的好材料。endprint