公共图书馆馆藏资源管理与相关账务处理

【摘 要】公共图书馆是群众文化生活的重要场所，是推动国家文化发展的主导力量。在公共图书馆资产中如何高效管理馆藏资源，带来更高的社会效益和经济收益，使其发挥更大社会价值。同时，我们也要把馆藏资源的规范化管理和事业单位会计准则相结合，保证客观、及时的反应公共图书馆资产状况是十分必要的。

【关键词】公共图书馆；馆藏资源；事业单位会计准则；账务处理

公共图书馆是群众文化生活的重要场所，是推动国家文化发展的主导力量。公共图书馆馆藏资源包括普通图书、期刊、报纸，地方文献、电子资源等。在公共图书馆中馆藏资源的高效管理，必然会带来更高的社会效益和经济收益，使其发挥更大社会价值。同时公共图书馆在组织关系中属于公益性事业单位，财务核算适用的是《事业单位会计准则》，一般采用收付实现制，借贷记账法。实现合理高效的管理馆藏资源并规范相关账务处理是十分必要的。

一、公共图书馆馆藏资源管理中存在的问题及其原因

截至2017年，我国共有公共图书馆3139家。（数据来源于2017年统计年鉴）这说明我国在公共图书馆中投入了大量的国有资本。事业单位会计准则中要求事业单位必须提供清晰明了的会计信息，便于会计信息使用者理解和使用。那么在公共图书馆众多的馆藏资源中如何才能做到清晰明了的反映资产情况，值得图书馆行业财务人员共同去探讨。

1.纸质文献资源中的——普通图书

在《事业单位会计准则》中规范“资产是指事业单位占有或者使用的能以货币计量的经济资源，包括各种资产、债券和其他权利”。 图书、报纸、期刊、各类文献资源是公共图书馆所有馆藏资源中所占数量比重、金额比重最大的一部分。这类资产在采购时应该严格遵照政府采购计划流程执行。首先将购买需求计划上报政府采购网，确定招标方式，通常情况下采用公开招标方式确定中标单位。也有个别特殊情况，例如：地方文献资源，少数民族语言类文献等则需要采用自行采购方式采购。最后在中标合同中要明确付款方式以及供货方式，并且供应商还需提供一定比例的质保金作为担保。当供应商依照招标合同进入供货环节时，需要由采编部门先验收图书质量，盘点图书数量是否符合合同清单和采购需求。核对无误后，填制验收合格报告单并交由财务部门。采编部门开始进入图书编目环节，这时财务部门根据收到的验收报告单，再结合资金的来源形式选择财政直接支付方式或者是授权支付方式支付合同价款。账务处理如下：

借：事业支出

贷：财政补助收入/零余额账户用款额度

同时要将购入的纸质文献转入固定资产科目进行核算

借：固定资产

贷：非流动资产基金-固定资产

多年以来，图书馆工作都是重业务基础读者服务，轻行政管理尤其是资产管理工作，造成国有资产的流失。部分图书馆多次馆址迁移，文献资源在迁移过程中丢失现象严重。长期以来，很多基层图书馆没有制定和完善相关的资产管理制度，很多毁损丢失的文献资源也不及时登记、造册、核销。导致资产报废数量越滚越多，金额越来越大，账实不符现象严重。财务部门的账面数据远远大于采编部门的编目数据，采编部门的数据又和借阅部门的实物数据不相符。例如：政府采购一批10万元图书以授权支付方式付款，账务处理：

借：事业支出100，000

贷：零余额账户用款额度100，000

借：固定资产100，000

贷：非流动资产基金-固定资产100，000

2.纸质文献资源中的——报纸、期刊

纸质文献中包括报纸、期刊。每年图书馆通过财政集中招标方式购买报纸、期刊。普通图书采取的是图书实际到馆后付款方式结算，不会存在数量不符的情况。但是报纸、期刊采取的是先付款后收货的形式，因为报纸、期刊存在月刊、季刊、半年刊等等。所以，刊物在征订过程中会出现增刊、减刊、停刊、贈刊等情况的发生。这也是导致报纸、期刊账面数和实物数出现差异的一个重要原因。

3.纸质文献资源中的——地方文献

地方文献是指地方出版物、地方人士著述、地方史料、少数民族语言文字的著作，公共图书馆作为文化阵地也承担了地方文献的社会收藏功能。对于有特殊价值的地方文献，年鉴等等，社会收藏价值远远大于流通价值。所以，在日常借阅中，地方文献只能提供查阅功能，不能进入流通环节。在确实有必要的情况下可以影印拍照等，但是不可以外借。在地方文献查阅时必须有专人登记管理，查阅后要保证文献的清洁度、完整度。由于地方文献大部分不是随大批文献资源通过政府公开招标方式直接采购，所以需要派专人专门管理将每一批的地方文献根据采买时间和数量、金额登记台账。然后将数据上报给财务部门，由财务部门在记入单位的固定资产账册中。

4.电子资源

在公共图书馆馆藏中，数量较多的是纸质文献，金额较大的是电子资源。也是管理难度较大的另一类资产。电子资源主要包括电子文献，视听资料、论文期刊、电子图书、数据库等等。也叫非印刷型文件和网络信息资源数据库系统的管理。电子资源作为社会发展的产物，是公共图书馆的新兴资产。在《事业单位会计准则》中对“无形资产的界定是指企业拥有或者控制的没有实物形态的可辨认非货币性资产”。资产的形态是多种多样的，有的资产以实物形态存在，如固定资产，存货等。有的资产则是以非实物形态存在，如无形资产、债权等。对资产的确认不是以资产的存在形式为标准的。凡是有助于事业单位开展业务及其他各项活动，能够为事业单位创造经济和社会效益，事业单位拥有占有、使用权，并能够用货币计量的经济资源，不论其存在形式如何，都应当作为事业单位的资产予以确认。

对于电子资源，公共图书馆购买的只是“使用权”也就是浏览下载权。并不是“产权或著作权”。所以从广义来看电子资源应列入公共图书馆的无形资产范畴核算。

另一类电子资源是馆内录制的自制讲座视频，图书馆拥有这类视频的所有权和永久播放权，读者可以在图书馆网站进行永久查阅。但是这类电子资源的相关经费，例如：老师讲课的劳务费，讲座的摄录费，视频的制作费等等费用，在支出时直接从文化活动专项经费中作为费用列支，作为费用列之后也并没有计入无形资产科目中核算。endprint

借：事业支出

贷：零余额账户用款额度——XX活动费支出

在实际工作中无形资产科目核算的只是根据政府采购方式购入电子资源。图书馆自制视频讲座等等形成的电子资源，拥有终身所有权，但却因为相关经费从费用直接列支，形成了一部分账外无形资产，导致资产的流失。

二、结合相关账务处理加强馆藏资源管理的几点思考建议

1.根据实际数据，制定合理折旧比例

根据实际流通数据制定适合公共图书馆的较为合理的折旧比率、和剔旧比率。利用合理的比率来进行图书的核销和剔旧。将折旧率和周转率结合，高流通率配合高折旧率。提高资源配合的合理性。根据各类文献特点，区分对待。纸质图书流通频繁，折旧率应最大。报纸、期刊时效性强，周转率最快，折旧率次之。地方文献不进入流通环节，只提供查阅，属于馆藏资源，折旧率应最小。电子资源应根据合同期限等选择合理化的摊销方式。制定相应的规章制度规范流程，

2.根据实际情况，分类管理各项馆藏资源

目前，在图书馆电子资源的核算归属问题中存在两类分歧，有人认为电子资源应分为：（1）拥有短期使用权的，直接从当年费用支出中列支，不形成资产；拥有长期使用权的；自制影像视屏视听资料。应计入无形资产核算。（2）所有电子资源不论时间长短都应计入无形资产科目核算。我个人认为，第一类观点更符合实际情况。在这个问题上要根据各个公共馆的实际情况出发，首先可以确定的是不论电子资源使用时间的长短都属于图书馆的馆藏资源。其次依据和电子资源供应商签订的合同来确定年限和合同到期后的使用权限问题，确定合理的摊销年限，如果签订一年期合同，合同到期后就没有了浏览下载权限那么我们对资产可以逐月分一年期进行摊销，一年后该资产价值摊销完毕，这也保证了账面据实反映资产的情况。

3.规范资产购置流通、强化资产监管

公共图书馆资产管理包括，确定采购计划、招标、采购、分类编目、加工、典藏、流通、清查、报废、数据库建设维护、资产统计管理。公共图书馆对普通图书的购入因为是大批量采购而且是每年联系不断的购入。所以，从采购环节就应该通过政府采购购买，保证图书质量。经过政府采购的流程购入后，由采编部门验收、登记造册、进入编目环节，然后交由借阅部门开始流通。在这一过程中要有移交手续，也需要登记造册，做好台账记录工作。采编部门提供当年的实际采购数据，财务部门提供当年的经费实际支出数据。

综上所述，图书馆资产在管理方面存在很多问题，虽然图书馆适用于事业单位会计准则，但是又具有自己行业的独特性。到底是采用收付实现制更为合理还是采用权责发生制更为恰当。电子资源的摊销时间长短如何确定。等等诸多资产管理的问题值得图书馆财务人员共同去探讨。

作者简介：

胡文靓（1984—），女，汉族，籍贯：新疆，管理学学士，财务管理專业，职称：中级会计师。endprint