加强行政事业单位财务报销系统建设的思考

韩晓萃

【摘 要】 2014年财政部发布了《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》，财务信息化建设已经成为各单位工作的重要事项之一。通过财务报销系统在单位的全面应用，从而以流程再造为中心，实现流程审批网络化、财务查询简单化、财务管理信息化，极大地提高了财务办公效率，为机关事业单位信息化建设做出了实践和尝试。本文揭示财务报销系统相对于传统报销方式的优势和财务报销系统设计要点，以期为机关事业单位财务报销系统建设提供一些借鉴。

【关键词】机关事业单位；财务报销系统；财务管理

财务信息化建设对资金使用效率的提高和资金风险的规避具有重要的意义。财务报销系统作为财务信息化建设中的一个方面，对规范财务核算、提升财务管理水平、减轻财务负担等有着不容忽视的影响。然而，通过对下属单位督查中发现，机关事业单位还是以传统的财务报销模式为主，离管理型会计还有很大差距，从而制约着财务管理工作的开展。于是机关事业单位如何建立财务报销系统便成为一个不容忽视的问题。

一、财务报销系统相对于传统报销方式的优势

1.加强财务管理、规范财务核算，减少内控风险

财务报销系统是建立在全面梳理财务报销流程和审批权限的基础上，在建立的过程中，单位可以更加全面的掌握在审批流程中每个授权事项，从而更加准确的掌握内部控制关键点，更好地控制风险，实现内部控制的目标。例如在财务报销系统建设过程中，财务报销系统可以根据规章制度设置自动提示功能，从而可以减少财务人员反复审核退单的工作，规范处室报销，减轻财务审核压力，以制度规范行为。

2.减轻财务负担，使财务人员由核算会计转化为管理会计

（1）对会计审核的影响。不管是用友记账系统还是金蝶记账系统，都存在记账滞后性的问题。我们研发财务报销系统，在报销人员填写电子报销单时，就采集财务基础数据，一是不仅解决了财务记账滞后的问题。二是方便财务人员运用数据，为领导人提供决策依据。三是财务基础数据都由业务处室填列，财务人员只需按照规章制度标准负责审核，极大减轻了财务人员工作量。财务人员实现由原先的核算会计到管理会计的转变，从而可以做些更高层次的财务分析等工作。传统的报销方式下，财务人员除了要审核原始单据是否真实，又要审核单据金额是否准确，还要控制审批流程是否完善等，财务报销系统可以让财务人员从传统的模式中解放出来，大大提高了工作效率。否则，在如今越来越重视信息的大数据时代，财务人员如果一直处于机械记数字、算数字的阶段，未来将被人工智能取代。

（2）对出纳记账的影响。财务报销系统可以省去出纳记账环节。因为基础数据业务处室在报销时已填好，比如摘要、转账信息、经费来源等，出纳审核无误就可以结算，系统自动提取出纳记账所需信息，形成出纳日记账。不仅提高了结算的准确性，不易出错，同时也减轻了出纳工作量。

3.提高财务信息的使用效率

（1）业务处室从原来填纸质报销单，改为填电子报销单，改变了原先处室依附财务人员的状态。一是处室可以实时查询处室业务经费使用情况，可以随时查询支出进度，无需等到财务人员完成记账工作后才能查询，也无需通过财务人员查询。二是可以掌握处室全年出差、会议、培训等经费使用情况，统筹分配好处室资金。

（2）全面完善报销单据所涵盖的信息，进一步细化财务统计数据。财务报销系统的建立使得审批流程更加规范化、报销流程更加标准化， 从而可以大大提升财务管理的精细化程度。建立财务报销系统时可以根据上级部门、财政部门、审计部门等经常需单位报送的数据，对各类报销单进行细化，经办人在报销时填列各项信息。从而将繁杂琐碎的统计数据报送工作，在前期报销时就做好，打好基础。

（3）实现财务资源的整合。报销经办人日常报销所填列的信息在财务报销系统中形成了一个财务数据库，可以通过财务系统进行分类筛选，从而形成有价值的财务信息。财政的预算一体化会计账存在的缺点是，无法查询经费转到哪个公司/单位、哪个银行、哪个账号，比如领导要查询某年度的委托业务分别给了哪些单位。出纳账存在的缺点时，无法按照经费科目，对经费进行分类细化。财务报销系统可以解决这些问题，整合财务数据。

4.为部门预算的编制打好基础，增强预算准确性

在编制部门预算时，业务处室可以根据财务报销系统的统计数据，查询以往年度的经费使用情况，做好预算编制的基础工作，提高编制质量，保证预算编制的合理性、专业性和权威性。

二、行政事业单位财务报销系统设计要点

财务报销系统应结合各个单位的工作需要，建立不同财务模块，同时将财务管理规定和内部控制制度要素等与财务报销系统相结合，实现流程控制，形成适合机关事业单位的财务管理系统。在高效、科学、合理的财务报销系统推动下，使得财务报销更加规范化、准确化、精细化。

1.预算管理模块

财务报销系统由财务人员按照财政批复资金，将经费分配到各个处室，可以设定不同人员拥有不同权限，比如报销经办人只能查询本处室经费等。财务报销系统的支出要与预算管理系统无缝集成。预算管理主要包括经费来源管理和全部常规经费查询。财务人员通过“经费来源管理”下达资金到各处室，资金下达可参照财政指标内容细化。“全部常规经费查询”可以查询各个处室的资金情况，比如分配金额、剩余金额、资金进度等情况。

2.经费支出管理模块

首先业务处室登陆财务报销系统，输入用户名和密码后登陆。进入财务报销系统，选择报销类别（费用报销单、差旅费报销单、接待费报销单、会议费报销单等），填写报销单。报销经办人填写费用报销单内容主要包括处室、摘要、经济科目、金额等；差旅费报销单内容主要包括摘要、出差人员、级别、日期、起讫地点、交通工具类型及金额、住宿、市内交通补助和伙食补助等。具体内容可根据各个单位需求进一步细化。报销经办人还需选择并填写结算方式，如现金、公务卡、借款、轉账等信息。财务报销系统可自动计算预算可用额度，系统会自动检查报销的相应信息是否超预算，并根据控制额度进行预警提示。当通过预算控制检查后，报销单信息予以保存并提交，报销经办人可打印报销单，按照报销的审批权限给不同的领导审批后，即可到财务部门进行财务报销。经财务部门审核后，交由出纳进行支付，借助财务报销系统生成出纳日记账，完成报销流程。endprint

系统设计时可将领导审批权限在报销单上提示或备注，使得业务审批更趋规范化、报销流程更趋标准化。财务报销系统还可设置自动提示功能，报销经办人在填写报销单时，将报销所需材料提示报销经办人。既可大大提升财务管理的精细化程度，又可避免因报销所需材料不齐全而产生退单的情况，从而减轻财务人员反复审核退单的工作（如下图）。

3.支出控制指标

在传统的报销模式下，三公经费和公车购置、办公费、会议费、培训费、其他交通费等财政考核控制的八个经济科目，主要由财务人员人工进行统计和控制。财务人员根据会计记账系统对各个经济科目发生的相关支出是否超出预算进行逐条统计，不仅耗费了大量的人力物力，而且数据的及时性也得不到满足，统计结果也无法给领导提供及时的决策信息，没有发挥预算的事前预警作用。建立财务报销系统，可以通过系统将经费预算、经费支出、经济科目控制三者结合起来，实现支出实时动态监管，从报销经办人在填写报销单时就开始进行控制。没有预算或者超预算等支出将无法通过财务报销系统审核，进而完成报销流程。提高了经费预算控制力，真正实现了经费的事前预算控制、事中动态监管、事后数据分析。

4.出纳结算管理

财务报销系统可设置系统记账功能。报销人在填写报销单时已填好基础数据，比如日期、摘要、金额、处室、转账信息等，出纳审核无误就可以结算，系统自动提取出纳记账所需信息，形成出纳日记账。从而省去了记账环节，出纳只需审核，点击“已结算”，然后出支票、出现金办理结算。不仅提高了出纳结算的准确性，不易出错，同时也减轻了出纳工作量。

参考文献：

[1] 财政部《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》（财会〔2014〕27号）.

[2] 韩英.行政会计行业财务会计系统分析与设计[D].吉林大学，2015.

[3] 贾菲.浅析网上报销系统对企业财务管理的促进及风险防范[J].中国集体经济，2017（15）.

[4] 章雯华.高校财务管理信息化系统功能设计思考[J].财会通讯，2017（01）.

[5] 彭生.淺谈如何在网上报销系统中加强科研事业单位的内部控制[J].财经界，2017（2）.endprint