如何进行高效式档案管理

孙江丽

摘 要：近年来，随着档案数目越来越多，在管理档案方面的工作始终得不到有效的改进。时代发展越来越快速化，档案管理所需要的工作只会越来越多，越来越繁琐。我们在发展的同时，也不能忘记制度的改革推进工作。档案管理制度如何顺应时代的潮流，档案管理的工作内容及管理范围，如何更为高效和有效地对档案进行收集，如何科学合理的运用好档案，已经成为专业研究的目标。本文以此对怎样进行高效式的档案管理提出了浅要观点，希望可以为下一步的档案管理工作添油加码，推动其快速改革。

关键词：高效式；档案；管理

1 引言

很多的企业、学校及事业单位都在时代经济的双重发展之下，慢慢建立起自己的特有模式，但在档案的管理工作上都存在一个共同的问题点，即在工作开展的时候，都会遇到很多来自于档案管理工作上的困难和阻碍。这些不利因素的影响，对企业或者学校等单位的发展都是十分不利的。因此，越来越多的单位及企业都开始重视起档案管理的培训工作，并且希望可以通过这种改进制度模式的方式，使以后的工作得到切实的进展。本文阐述了现存于档案管理工作中所遇到的困难问题，并给予了相应的解决策略。

高校档案：在学校的办学活动中，对社会及学校有着一定参考价值的各种声像、文字、图表等的各种载体，这些载体在教学、管理及科研活动中所产生的历史记录即为高校档案。它是从学校最开始成立就产生的，其内容经过日渐累积与丰富，把学校教育事业的发展历程都真实的记载了下来，从中我们可以明确的了解到学校的发展思路与办学理念。高校档案的存在对于高校来说具有十分重大的意义，可以帮助高校回顾历史及规划未来，也可以对高校的指导工作产生积极的影响，是高校文明与精神财富的象征。目前，处于新形势下的高等教育，怎样进一步的加强学校的档案管理工作的建设，让其更好更高效化的服务于教育事业，已经成为了高校的时代新命题。

2 我国高校的档案管理现状

我国高等教育事业在近年来突飞猛进跨越，档案工作已经转变成学校统领全局工作的重要组成部分，学校也更为重视它的存在，当然，也确实取得了不小的进步与发展。然而，一些顽固性的制约发展因素仍旧存在，关于高校档案面临的问题，主要体现在以下方面：

2.1 领导对其重视力不足

很多的高校领导都对档案工作的认识不够，其认为随便找一些“老弱病残”的职工来管理档案，为其添置“养老单位”就可以了。但实际上，档案管理是属于业务及政策性都较强的重要性工作，其因为一直都受到传统观念、思维习惯及性格阅历等主观因素的影响，所以这项工作一直没有受到足够的重视，它也常常不被带进学校的日常议程上。领导的态度决定职工干部的态度。在这种长期以往的非良性循环下，管理档案的工作人员越来越少，再加上陈旧的设备所造成的尴尬局面，导致高校档案工作没有办法顺利开展，受到严重的制约。

2.2 没有较强的档案意识

因为档案管理本身的工作性质就是默默无闻，它的作用是隐形的，需要很长一段时间或是若干年后才可以显示出来，其功效的发挥过程就是一个循序渐进的慢性“动作”，也因此会被领导跟群众所忽略掉，档案工作地位不高，作用不大的错误观念，一直都是难以消除的根本问题。

2.3 没有足够的创新能力

知识经济与信息时代的到来，对档案学和管理工作都产生了新的要求，传统的手工模式已经不适用于现在的档案管理工作。现在都是以计算机为代表的新型档案管理模式，高校的档案管理部门，因为缺乏改革精神与时代观念的原因，没有挑战新机遇与困难的信心勇气，只能抱着默守陈规，吃老本的传统观念，继续着陈旧的工作模式，造成了档案资源开发不够，难以二次利用，难以被有效共享的局面，这些都是不适应高校档案管理与信息时代肩并肩的潮流趋势的。

2.4 缺乏团队稳定性

虽然我国的档案工作地位在近年来已经明显被改善，也有所提高，但是很多高校干部没有在潜意识里真正的意识到深层次的档案工作。在学校里，档案管理相对于科研、管理、教学等其他单位，都处于弱势地位，从事档案工作的管理人员往往水平与能力都不高，整个档案工作部门给人的感觉就是缺乏事业的激情与热度，这也是为何档案管理人员会觉得自己比人“低一头”的感觉，往往小有抱负的同志都不愿意被安排进入档案部。这些因素都使得档案部门引不来人，也留不住心。长期以往，学校就不可能建立稳定性的档案管理团队，最后成为恶性循环。

3 对档案管理的思考及应对策略

3.1 领导是档案工作的坚实保障

既然档案工作是学校的重要组成部分，就应该受到足够的重视，关键还在于领导的支持与推动作用，这样才可以确保档案工作具有运行机制的优先权。第一，高校领导应该主动对档案部门的建设情况及工作开展进度表示关心，积极为档案人员创设“双优”工作环境。第二，高校的档案管理部门，应该对各种时机及各种渠道加以把握，让学校的领导和干部职工，都从实际出发点出发，充分认识到档案管理在学校建设时所担任的重要作用，显示地位的重要性，让他们自发支持档案工作。第三，本着有作为才有地位的宗旨，档案管理者有必要把自身的业务能力与综合素质提升起来，多多学习档案管理知识，开发出更多的档案信息功能，提高管理质量。

3.2 把管理档案的工作机制落实好，实现科学规范化管理

想要做好档案工作，基本保障要做好，一定要完善管理机制，以学校的自身情况为出发点，做到档案工作在实际管理中有章可循，有法可依。与此同时，应该考虑健全档案管理的岗位责任制，领导负总责，各级领导指派专人进行本部门的档案信息收集工作，从归纳到管理，再到最后的检查验收工作，都应该实行集中统一的管理制度，如果哪个环节出错，应当承担相对的责任。

3.3 注重档案人才的培养

建立高素质的档案工作团队，是高校档案工作不可或缺的一步，人才所具备的充足动力，以及他们所具有的资源优势，都可以使档案工作保持长久有效的发展。因此，培养档案人才团队，必不可少。

3.4 创新管理，提高档案管理的服务质量

信息时代的到来，我国高校也伴随着社会的发展，在档案工作上的需求越来越多，档案工作也日渐彰显出它的重要作用。档案部门必须除陈去旧，更新管理观念与方法，積极勇于创新，这样才能满足新时期形势下，社会对档案工作的高要求，也让高校档案馆，真真正正的成为全方位的学校信息库和爱国爱校的教育基地。

5 总结

综上所述，档案管理在手段和制度上的落后，是可以严重影响到企业或学校的发展前景的，在一定程度上，产生着制约限制的不良影响。档案是最基本的东西，如果连档案都难以进行严格有效的管理，就更难保证其他工作的进展到位。所以，不管是企业也好，高等院校也好，任何具有规模化，组织化的纪律性机构，都应该根据自身的实际情况，建立起高效化的档案管理制度，继续增设一些信息化技术设备，便于更好的管理档案。虽然目前来看，档案管理的现状不容乐观，但是希望经过本文的建议性策略，可以改变现有的档案管理现状，其拥有更好的发展方向，走上正轨道路。

参考文献

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