档案数字化建设实践与发展策略

程秀艳

摘 要：近年来，我国社会经济发展速度不断加快，信息、计算机技术应用的范围也在不断扩大，而这也为我国档案建设工作提出了创新的必然要求。档案数字化是档案管理的未来发展趋势，也是信息时代提出的必然要求，能进一步推动我国档案管理工作的发展。本文从档案数字化建设的意义入手，对现阶段我国档案数字化建设实践中存在的问题进行分析，并提出相关针对性建议使其得到更好的发展。

关键词：档案；数字化建设；实践与发展

在我们日常生活中，档案是记录我们人生中重要生产生活时间最基本的一种信息资源，也是组成国家信息资源的重要成分。上世纪90年代，由于计算机的应用不断广泛，促使世界各国实行了数字化的档案管理。数字化档案管理的实行不但是信息时代提出的必然要求，也是其发展的必然趋势。大量实践表明，我国档案数字化建设实践与发展中仍有不足存在，这也要求我们必须制定针对性解决措施使其稳定发展。

1 档案数字化建设的意义

（一）有效保护档案原件

传统档案管理中对于檔案的管理、分类和检索等工作都是依靠工作人员手工完成的，对于档案资料查阅过程中破损、丢失等问题无法有效避免。而档案数字化是在计算机中存储档案信息，通过计算机等网络工具进行查阅，能对档案信息提供有效保护，避免破损、丢失发生。

（二）提高档案工作人员的工作效率

传统档案是以纸质作为信息记录的主要材质，大量的档案信息所需的存储空间、数量和质量就变得十分庞大。而档案工作人员在整理、分类、保管档案的工作量也变得很繁琐、复杂。档案数字化中，档案管理人员能够借助现代化技术管理档案，从而减少管理所需的时间，使得工作质量和效率得到提升。

（三）提高档案的使用效率

传统的档案管理工作中，一份档案信息同时只能由一人查看，查阅时间和空间也有所限制。而档案数字化管理中，可实现多人同时查阅一份档案[1]，也不会在时间、空间上存在限制，需求者能随时查阅自己所需档案内容。这样一来，档案的利用空间和使用效率便得到了一定程度的提升。

2 档案数字化建设实践中存在的问题

（一）管理不够规范

现阶段，任职档案管理的人员年龄通常偏大，对于计算机无法灵活使用，再加上受传统观念的影响，导致他们无法很好的了解、接受新信息与新事物，在工作过程中他们无法遵循信息时代的发展要求加大对档案数字化管理的重视力度。而部分单位尽管拥有懂得操作计算机的人员，但是却缺乏数字化专业知识，导致档案数字化建设得不到很好的实践。

（二）应用尚不广泛

现阶段，人们对于档案仍习惯使用纸质类，而我国大部分地区所采用的档案管理方式是以目录、框架式为主，不但占用了大量的空间，同时还使成本的要求提高，并且在保存档案时也有不利因素存在。另一方面，尽管有部分单位在记录档案时是通过计算机完成的，但是却并未完全将档案转化为数字信息，而是以打印的方式进行保存，这对于信息的采集来说十分不利。再者，由于对信息化的要求不断上升，大部分单位也有“数字档案馆”盲目建设的现象出现，在后期缺乏足够的资金投入导致“数字档案馆”未能取得预期效果，即便好一点的单位也仅能对部分目录查看而不能整体查阅档案信息。

（三）建设经费不足

近年来，尽管政府财政部每年都对档案数字化专项经费进行了预算，但是由于受政府财力有限的影响，对资金的投入力度仍有部分差距存在[2]，再加上档案部门实际情况中“软”“硬”件无法很好满足信息化建设需要的影响，使得档案部门在引进专业人才和技术方面受到了很大的约束。

（四）技术设备不完善

我国档案数字化建设相对来说起步较晚，再加上国家并未给予档案数字化建设足够的经费投入，使得档案部门并未拥有完善的技术和设备。不达标的技术通常会导致档案信息出现丢失、被盗或是病毒侵入等问题。而过于落后的设备会对档案管理的工作效率造成严重影响，设备不够齐全使得档案无法有效进行数字化建设。而档案数字化建设这一工程较为系统化，对于信息的收集、整理、录入、审核等过程必不可缺。

3 档案数字化建设实践中发展策略

（一）规范化管理模式，加强人员的培训

目前，大部分企业事业单位对于档案管理工作仍不够完善，甚至有部分地区档案管理工作相对落后，缺乏规范性。造成这类问题的首要原因是未能建立健全档案管理模式、机制。对此，必须将档案数字化管理模式、机制建立并完善，这也是档案数字化工作得以顺利开展的基础保障。当企业拥有了完善的档案管理模式和机制，其工作流程也会更加规范；其次，档案管理工作人员专业度不足。招聘者在招聘管理人员时应以专业性人才为主，而对于工作多年的老员工应为他们提供专业性培训活动的机会，将他们的知识、技能增强。另外，也应为专业性人才提供实践操作培训机会，这类人尽管有着扎实的理论知识，但是缺乏实践，无法很好的将理论与实践相结合。故而，给予不同员工针对性的培训方式十分重要。

（二）有选择的进行档案数字化建设

目前，越来越多的人对于档案数字化建设都已给予了足够的重视，故而在未来档案管理工作必然会得到快速发展，而针对这养的发展趋势，我们就必须充分重视著作权，这不但是档案数字化建设的基础，同时也是社会集体所关注的要点[3]。在档案数字化建设过程中对于相应的著作法和档案法必须严格遵守。我国有关法律中明确指出，档案数字化这一内容是对纸质档案进行复制的行为，故而在这项工作执行过程中，应将一定的报酬支付于原作者，否是便是对他人著作权的侵犯行为。另外，在传播档案信息的过程中，也要对原作者著作权是否遭受侵害进行充分考虑，以免承担相关法律责任。

（三）完善保障机制，加大资金投入

档案事业若想得到发展就必须进行信息化建设，而数字化工作又是档案数字化建设得以实现的重要基础。而档案数字化快速发展的实现又与资金投入关系密切，若想加强档案数字化软件、硬件设施的建设，就必须加大资金投入力度，在政府财政预算中添加长效的档案数字化经费机制，每年定期足量划拨，确保专款专用。

（四）解决技术性问题

档案数字化建设中技术的支持十分重要，这就要对技术与适用的联系进行充分考虑。档案数字化建设需求技术支持，而技术需要大量资金支持，然而当档案部门资金与技术都不足时，就必须借助技术外包从而获取相应的支持，通常都是修改直接购买来的已开发的软件，随后偶以自身发展要求为根据开放这些软件。而另一种外包技术形式指的是将档案数字化建设的所有工作外包给某个企业，而这种方法所需支付给企业的费用十分庞大。故而，档案管理部门在进行数字化建设时所采取外包形式的内容都仅仅是一部分，同时在进行外包建设前还要制定完整的规划，便于对外包工作进行有效管理。另外，档案管理部门还可以与各个部门积极建立合作关系，并在加强自身数字化技术建设能力的情况下共同完成建设工作。

4 结语

在档案管理部门中，档案数字化建设这一工程庞大且繁琐，对于我国传统档案管理方式而言充满了挑战性。而在信息技术时代背景下，积极创新档案管理方式、加强档案数字化建设不但能对社会资源优化配置的实现和档案管理工作效率的提升产生一定的帮助，同时还能有效地将信息传输所需的成本降低。与此同时，我们还应对档案数字化建设实践与发展过程中出现的问题给予足够的重视，并积极、及时的进行总结分析、制定策略，确保档案数字化建设顺利进行。

参考文献

[1]白海珍.探析我国档案数字化建设实践与发展策略[J].新校园（上旬），2017，（01）：175.

[2]武岩.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J/OL].品牌，2014，（10）：18.

[3]刘丹.我国档案数字化建设实践与发展策略初探[J].黑龙江科技信息，2016，（13）：174.endprint