APP下载

医疗机构专业技术人员档案管理创新策略

2017-11-06秦娅玲

卷宗 2017年29期
关键词:医疗机构档案管理信息技术

秦娅玲

摘 要:目前由于种种原因,专业技术人员档案管理存在着一些问题,管理人员需要优化档案管理的方法。本次针对医疗机构专业技术人员档案管理存在的问题进行分析,提出了优化档案管理的方案,这套方案是可以为未来档案信息化打下良好基础的。

关键词:医疗机构;档案管理;信息技术

随着计算机技术的发展,人们开始应用无纸化的方式开展档案管理工作,当前医院机构的专业技术人员档案也应用了电子档案的方式记录,应用信息化的方式进行管理。目前由于种种原因,这些档案管理存在着一些问题,管理人员需要优化档案管理的方法。

1 当前医疗专业技术人员档案管理现状及其存在的主要问题

1.1 档案的索引问题

当前医疗机构专业技术人员档案管理的方法为将人员进行分类,然后依分类及顺序对工作人员的档案进行编号,将来人们要查找档案的时候就依编号进行查找。这种管理方法存在的弊端为医院在编号以前,可能未做好相应的规划。等到医疗机构人事发生变动以后,如果依以前的方法开展档案管理,已经不够科学;如果用新的方法重新索引编号,又存在重新索引工作量大的问题。

1.2 档案的质量问题

当前由于种种原因,档案管理人员没有准确的、全面的采集专业技术人员的资料,导致专业技术人员的资料存在缺失的问题。比如有些专业技术人员的资料很详细,人们可以通过档案资料完整的了解该专业技术人员的情况;另一些专业技术人员的资料则是残缺不全的,人们根本无法从档案中了解人员的信息,这类档案是没有价值的档案。档案记录质量的问题给医院开展人事管理工作带来了困难。

1.3 档案的更新问题

当前医疗机构没有特别重视档案的更新。比如档案管理人员没有定期更新档案的计划,也不了解当前的档案是在几天前更新过的。因为没有计划及相应的记录,带来档案管理人员的更新工作随意兴大的问题。通常是管理人员获得了新资料后就更新档案,没有获得新资料就不更新档案,而不会主动的、定期的采集数据。

2 医疗机构专业技术人员档案管理创新策略

2.1 使用信息技术,进行档案的集中管理

纸质档案存在管理困难、管理成本高的问题。管理人员要应用计算机技术,把档案电子化,应用电子化档案技术开展工作。比如现有一档案,编号为974321,如果应用纸质化的管理方法,管理人员要把它重新分类,就要做大量的管理与记录的工作,而如果应用电子档案的技术,那么现在管理人员可重新给它编号00543216,然后建立两份档案的关联。人们点击编号00543216的档案时,实则打开了编号为974321的档案。要开展电子档案管理的工作,管理人员就要建立一套标准化的工作方案,比如管理人员要建立标准化的编号方案、开发电子档案模式等。结合信息技术,开展集中化管理,可以避免档案发生差异化的问题。

2.2 加强档案管理平台的构建,促进档案管理的有效性

如果电子档案的更新全部由档案人员来完成,那么可能会存在信息滞后的问题,医院要信息信息技术共享数据,让数据能实时更新,提高档案管理的效率。比如医院要建立一个数据共享平台,平台上将分类共享数据。其中档案管理人员握有档案管理的全部权限,其它相关部门的工作人员握有调阅、更改查看与本部门工作有关档案的权限。现在人事部门的工作人员更改了专业技术人员的档案后,档案管理人员将立即得到信息更改的推送通知,管理人员可即时核时资料,然后将被核实过的资料同步更新到纸质档案中;如数据存在问题,管理人员可立即与人事部门的工作人员沟通,修正相关资料。医院建立数据共享平台,强化数据实时更新,可发挥数据共享的优势,降低档案管理人员采集数据的负担。

2.3 重视智能化技术的应用,提高档案管理的优势

过去,人们普遍应用EXCEL表格、WORD文档来存储数据,这类软件要求人们手动完成档案管理,管理的效率不高。比如人们在应用EXCEL表格时,虽然可以以更新时间为索引的依据,却不能即时索引出档案内容,假如人们要按专业技术人员的工具来索引,或者按专业技术人员的所属部门来索引等,都存在困难。医院要开发相应的工作模板,为智能化、批量化管理档案做好准备。医院可开发一套档案索引软件,该索引软件负责记录档案的关键词:姓名、性别、技术特长、工龄、所属部门等信息,然后将索引文档与与之相关的全部文档关链起来,人们需要调用档案时,可以先找到索引文档,再根据关链找到相应的文档。

3 医疗机构专业技术人员档案管理的未来发展趋势分析

未来,档案管理的趋势为集成化、共享化、远程化的管理。集成化,是指将来医院会建立一套集成化的档案管理方案,档案管理人员可依照集成化的要求,标准、规范、批量化的开展管理。共享化,是指未来桉案会成为医院共享的数据,人们要从档案中提取需要的信息,开展医院的工作,应用共享化的方式,可以避免工作人员进行冗余化的沟通,从而提高工作开展的效率。远程化,是指随着信息技术的发展,人们可以应用远程化的方式接受及管理信息,比如管理人员可在家中应用手机设备了解档案管理的情况,并向计算机下达管理的指示。当前,医院不仅要看到目前档案管理的问题,还要了解档案管理未来发展的趋势,为信息化的档案管理工作打下工作基础。

4 总结

本次针对医疗机构专业技术人员档案管理存在的问题进行分析,提出了优化档案管理的方案,这一方案不仅能解决当前管理存在的问题,还能为未来开展信息化档案管理工作打好基础。

参考文献

[1]呂同琴.医院档案管理工作的现状及创新探讨[J].现代养生.2013(12)

[2]罗文嫦.新形势下医院档案管理创新与实践[J].办公室业务.2013(05)

[3]王霞玲,王铁玲.有关医院档案管理工作的创新研究[J].办公室业务.2012(11)endprint

猜你喜欢

医疗机构档案管理信息技术
新一代信息技术征稿启示
新一代信息技术征稿启示
新一代信息技术征稿启示
档案管理中的电子档案管理
档案管理与企业内部控制关系的思考
医生集团为什么不是医疗机构?
医疗机构面临“二孩”生育高峰大考
基层医疗机构到底啥问题?
健康档案管理的“云”前景
天津:促进医疗机构改善管理