探讨信息时代的档案电子化管理

蔡建军

摘 要：本文首先简要介绍了档案信息电子化的概念，然后分析了电子化档案的主要特点，再次针对现阶段我国电子化档案信息管理工作所面临的普遍性问题，最后就其问题拟出对应完善措施，以备参考。

关键词：信息；档案；电子化；管理；分析

实现档案信息的电子化管理显然已经成为一种必然性的发展趋势，这种档案信息管理方式具有高密度性、高快捷性以及高共享性等很多突出性特点，能够更好的满足当代档案管理工作需求。但是求目前我国各地区档案信息的电子化管理工作还面临着很多问题。因此还需我们在实践的过程中不断发掘问题进行进行解决和完善。

1 档案信息电子化的具体概念分析

档案信息电子化的意识指的是针对传统的纸质档案通过计算机网络技术进行规范性的收集、整理和归档，继而使其转变成一种以计算机软件形式进行应用的操作过程。档案信息的电子化转换工作需要很强的技术性，同时还需要相关部门的积极配合与协作才能实现。随着世界性经济与科技的迅速发展，计算机网络技术已经基本实现了普及，办公自动化、无纸化、信息电子化已成为当今政治、经济、文化等各领域的普遍现象。相关信息的归档以及管理工作应用的手段正在发生不断地变化，这种变化主要体现在从纸质材料向电子材料的转换以及更专业的技术性等[1]。

2 档案信息电子化的主要特点分析

2.1 档案信息电子化具有更高的密度性、快捷性以及共享性

在计算机网路技术的应用条件下，档案信息的录入手段多种多样，并且形式特征也在不断发生变化，通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合，信息的检索更加准确便捷。用户可以按照其个性化需求进行信息的组合与分类，这样就可以通过信息承载介质的改变而更加准确便捷的实现信息检索。同一份信息档案可以通过计算机网络在多个端口进行操作，促进了信息利用率的提升。

2.2 档案信息电子化具有非直读性的优点

整理电子档案时，工作人员为了更好的区分种类会在每份文献上都加上固定的编码。光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的，因此相关信息就能够进行加密等相关技术处理，在不了解加密与解压等技术的情况下就无法进行其中信息的读取操作。

2.3 档案信息电子化后，内容信息可与其载体分离

它可以从这台计算机传输到另一台计算机，可以从一个载体复制到另一载体。电子档案的内容是以数字符号的方式存在于不同存储空间，不同于传统的纸质档案是原件，对传统的档案观念提出了挑战。

3 现阶段我国档案信息电子化管理工作面临的主要问题分析

3.1 片面强调开发，忽略应用环节

一些部门过于注重电子档案馆藏数量，在相关工作开展之前并没有做好档案信息的分类等处理工作，在这种情况下就将档案信息笼统的入档保存，这样以来，就为信息的后续检索与使用造成了很大的麻烦，用户需要浪费不少时间在信息的检索以及分类上。

3.2 建设资金投入有限

充足的资金投入是保证所有工作顺利完成的基本保障，但是现阶段依然有很多部门不重视档案管理工作，对其实现电子化建设的资金投入微乎其微，影响了档案管理向电子化转变的效率。

3.3 推广的管理软件品种过多

专业管理软件过多首先对各地区档案管理工作的统一与规范工作带来了极大的困难，并且在信息共享方面也会产生一定程度的影响，现阶段而我国应用软件市场中所流通的档案信息管理软件多为单机版，这种软件虽然占据价格上的优势，但是却无法与逐渐发展的信息化建设趋势相适应。特别是那些在其推广的软件，目前来看严重缺乏网络使用的拓展功能。

3.4 工作人员技术水平整体性不足

目前国内从事档案管理工作的人员只有部分接受过专业性技能培训，因此，专业技术整体水平还需要提升，很多基础操作以及技术应用根部无法满足工作要求，从而对档案信息的电子化发展产生一定的不良影响[2]。

4 完善我国档案信息电子化管理的具体措施分析

4.1 提高信息化建设意识

就目前而言，很多部门的档案管理工作都面临着建设资金短缺以及见效慢等相关问题，部分领导层对档案信息电子化的建设工作缺乏了解，甚至觉得根本没有改革的必要，这就为相关工作带来了很大的难度。基于此，应通过各种宣传方式来对此项工作所带来的利益进行全面性的宣传，以此为大家塑造器新兴信息服务业的良好形象，从而提高当地社会公众的档案信息化意识。

4.2 拓宽资金投入渠道

我国的档案工作具有很强的事业性，因此建设费用的投入主要来自于财政预算，想要拓宽资金渠道首先应从预算方面入手，将其列入地方信息化或电子政务建设规划以获得更多资金支持。但是通过这种方式获取的资金支持毕竟有限，所以档案管理部门还应想尽一切办法，转变投入机制，充分动员社会力量， “多元化”地建设档案信息化工程。例如，通过和当地电信部门之间的沟通、交流与协作，取得网络技术方面的无常支持，并争取和大型IT 企业取得合作，通过该企业的跨地区形象及政策优惠获取其资金、技术和資源服务等。

4.3 推广规范化档案管理软件

软件产品的选购与其他实物类产品的选购相比而言具有很大的差别，档案管理工作软件要具有足够的市场稳定性和地区适应性，同时还要满足实时升级需求。在软件本市符合设计与应用标准的前提下对软件所要应用地区的地方工作特色进行把握，保证两者相匹配。随着馆内局域网、政务网、Internet 的迅速发展，档案管理软件越来越需要能够适应网络化操作。如果相关档案管理部门依然应用单机版管理软件，那么在OA 系统进行初期的电子信息的采集工作后想要完成后续的信息归档和信息管理工作，就一定要于单机版软件和OA之间设置专用数据接口。但是现阶段很多档案管理部门所应用的信息管理软件当中有很多都不具备这项扩展功能。为了顺利开展今后的电子文件中心建设工作和电子文件归档与管理工作，推广网络版档案管理软件势在必行[3]。

4.4 对档案信息管理工作的安全性加以注意

由于档案信息的电子化管理具有一定的技术性，因此有必要做好信息安全的技术措施。特别是那些涉及到国家安全、商业秘密以及个人隐私等内容的档案，针对这样的档案信息，首先在进行信息录入工作的过程中一定要格外留心。同时还要注意提高操作系统和数据库的使用安全，必要情况下要将相关档案文件进行异地备份。维护数据库事务日志，实行严格的用户身份鉴别、访问控制等安全措施，避免由于系统故障或人为破坏造成信息丢失。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作目录管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理等，从机制上提高档案信息安全和档案信息共享能力。

4.5 提高工作人员的专业技能

人员是技术的载体，针对工作人员技术水平不足的问题应通过加强专业技术培训等方式予以有效解决，并在培训过程中设置阶段性技术考核，只有通过考试才能允许其重回岗位参与工作。以此提高工作人员的工作积极性与公祖热情，通过计算机网络专业技术的提高来实现传统档案管理向信息化档案管理方式的快速转型。

5 结语

综上所述，实现档案信息的电子化管理显然已经成为一种必然性的发展趋势，这种档案信息管理方式具有高密度性、高快捷性以及高共享性等很多突出性特点，能够更好的满足当代档案管理工作需求。但是求目前我国各地区档案信息的电子化管理工作还面临着很多问题。因此还需我们在实践的过程中不断发掘问题进行进行解决和完善，从而全面提高档案信息管理工作的质量与效率，促进档案管理事业得以更好的发展。

参考文献

[1]赵弋戈.信息时代的档案电子化管理初探[J].北京档案，2010，（10）：34-35.

[2]王岩松.信息时代档案电子化管理刍议[J].中国管理信息化，2015，18（13）：204-205.

[3]于柏云.浅议信息时代的档案电子化管理[J].兰台世界，2012，（S4）：127-128.endprint