论档案管理的开拓新思路

摘 要：随着经济的不断发展，事业单位在机构精简、行政体制与人事管理等方面进行了不断深入的改革，这便使得事业单位档案收集、归档、流向等管理工作出现了新的问题。本文首先分析了事业单位档案管理工作的现状：思想意识的不重视；档案工作人员综合素质不高；人为色彩严重，最后分析了策略中新思路：建立健全的管理新制度；深化管理，提升管理人员素质；加强事业单位的保密工作。

关键字：档案管理；创新；信息化

当前，事业单位的改革在不断深入进行，事业单位通过转型、重组、重构及转制等获得了新的发展。在保证事业单位高效、协调、有序运行过程中，档案管理发挥了巨大的作用。因此，进一步规范事业单位档案管理对当前事业单位的建设发展具有重要意义。

1 事业单位档案管理工作的现状

（一）从思想意识上没有得到重视

因为事业单位不同于一般的厂矿企业，它是国家的一个特殊的部门，所有的部门领导及工作人员所重视的都是工作的效率及结果，而对档案的管理工作根本就不重视，觉得档案管理只是个简单的文员的差事，一般的档案资料只是直接往档案袋里一装，往柜子里一搁就算完事，没有人想去再重新翻看、整理、归档及查找遗漏，这种现象很容易造成档案的丢失或不齐全，一旦因为某种原因需要某些档案资料的卷宗时，工作人员就会手忙脚乱，乱翻一片。即使有些机关单位也参加过档案达标升级工作的评定，那也只是被动的，为了应付考核而做的，没有从思想意识上认识到档案的重要性。

（二）档案工作人员不具备综合素质

在新时代下，档案队伍建设在迎来机遇的同时，也需要面对各种挑战。档案工作人员没有意识到档案管理的重要性，不注重自身素养的提高，思想观念落后，不认真对待工作，经常违规操作。在一定程度上，已具备的档案理论知识与专业技能已经无法满足时代发展的客观要求，各方面的问题日益突显。而在日常工作中，企事业单位没有定期对档案工作人员进行专业化、系统化的培训，完善他们已有的理论知识体系，提高他们的专业技能。此外，在人员录用方面，其录用的要求较低，不符合新时期档案工作的客观规律。很多人员都不是相关专业毕业，没有扎实的理论知识、过硬的操作技能和丰富的实践经验，根本无法很好地胜任这份工作。

（三）档案检索效率低下，人为色彩严重

就档案检索而言，手工检索、计算机检索是其主要形式。但就实际应用情况来看，人工检索在其中占据着核心地位，档案检索准确率低下，大大增加了档案工作人员的工作量，工作效率极其低下。在此基础上，为了能够使繁杂的档案检索程序简单化，缩短检索的时间，企事业单位的档案部门以手工检索为基点，进行了一系列的改变，编制出不同形式的检索工具。就所编制的检索工具来说，多而不精是其主要特征。在这方面，档案工作人员并没有意识到只注重档案检索工具的数量而忽视质量是无法提高档案工作的服务质量的。更为严重的是：在实际操作中，大大提高了档案管理的错误率。此外，在档案日常管理中，企事业单位内部人为色彩现象比较普遍，使档案工作缺乏其公平性。

2 事业单位档案管理的创新思路与策略

（一）建立健全档案管理制度

1、建立的各项规章制度必须要具有合理性和科学性，其规章制度必须要符合本单位档案管理工作实际需要。

2、简明、实用，可操作。制定的规章制度必须要具有良好的可操作性，方便实用、简单易行才可以更好的发挥规章制度的指导和规范作用。

3、坚持制度约束的地位平等性。制定的规章制度要求既要约束职工也要约束领导，职工和领导为制度的主要执行者和主要制定者，坚持制度约束的地位平等性，是制度顺利执行的重要保障。

4、奖惩分明。档案部门在规章制度中既是管理者又是执行者，所以在规章制度的执行过程中，档案部门要保证制度执行的严肃性和公平性，做到有功必奖，有过必惩，奖惩分明。

（二）深化管理，提高人事档案管理水平

各事业单位要通过定期宣传，组织学习，提高对档案管理工作的重视程度，把档案管理工作放到显著的位置上来。这要求单位首先要建立一支过硬的领导班子，定期对档案管理工作进行检查和指导；其次要建立起一套适合本单位的达标考核机制，对档案工作进行定期考核，通过级别升降实行动态管理；最后要求各单位研究制定适合本单位档案管理工作的质量评价标准，并积极执行实施，推动档案管理工作着规范化和科学化方向迈进。

首先，档案管理人员不仅要有全心全意为人民服务的精神，还要有甘于平凡，默默工作的奉献精神。其次，业务素质必须过硬，只有具备专业的档案管理知识，才能让档案室变成自己的家一样，准确知道每一份档案的具体方位。再次，作为档案管理人员还必须具备一定的总结分析能力、敏锐观察能力，能准确辨别出每一位档案利用者的别有用心，掌握档案管理工作的规律。

（三）加强事业单位档案保密工作

首先在库房的选址、建造方面要遵照国家有关规定建造，做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开，同时库房的门窗应专门加固，以防盗窃；其次是库房管理方面应该指定专人负责看管，无关人员一律禁止入内；最后是培训库房管理人员正确区分保管档案和保密档案，应保管档案是指为本单位工作需要和国家积累历史文化财富的需要而保存的，而应保密档案是指在一定时间内，如若被泄露，会对国家安全和利益造成伤害的限制级档案。

（四）做好檔案资料的收集工作

在企事业单位运作中，要以已有的管理体制、档案资料为基点，构建合理的档案管理体系。其领导者需要协调好企业内部的各个部门，构建纵横交错的管理网络体系，为档案资料的收集埋下伏笔。就档案资料的收集而言，需要保证档案数据信息真实可靠、安全保密、及时主动。因而，在收集档案资料的时候，档案工作人员需要从实际情况出发，要经常和其它部门进行沟通、交流，需要采取随时和定期相结合的收集方式，有效防止档案信息资料的丢失，不断拓展档案资料收集的氛围，使档案数据资料收集工作能够顺利进行，提高案卷的质量。在这方面，需要构建对应的档案机制，规范档案借阅手续，要避免随意摆放档案资料。通常情况下，在某阶段、年度工作结束之后，需要及时对档案进行收集归档处理，并对那些分散的档案资料进行加工处理，从中找到具有规律性的资料与数据，实现资源信息的动态化。

3 结束语

档案，无论是生产型企业还是机关、事业单位，都是国家信息资料的重要来源，是所有记忆的储存和备份，所以档案管理也是社会发展必不可少的一个重要环节，作为事业单位，只要让档案管理工作做到制度化、规范化、现代化，时刻跟随着时代的需要而进行创新与改革，就一定能在新时期的发展中作出应有的贡献。比如，具有较快的传播速度，来实现不同档案资源信息的共享，提高其利用效率。在此基础上，使新时期档案管理工作能够顺应时代发展的客观规律，使档案工作人员的综合素质得以提高，成为社会市场需要的应用型人才，也使我国的档案事业能够拥有全新的面貌，走上可持续发展的道路，拥有更好的发展前景。

参考文献

[1]王建国.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题[J].中小企业管理与科技，2012，（19）：57-58.DOI：10.3969/j.issn.1673-1069.2012.19.041.

[2]杨波.关于学校档案管理创新及档案管理数字化问题的探讨[J].办公室业务，2016，（22）：183，189.DOI：10.3969/j.issn.1004-647X.2016.22.148.

[3]钟晓芸.基于“拓延—建构”理论的高职院校档案管理创新研究[J].职教论坛，2013，（24）：32-34.DOI：10.3969/j.issn.1001-7518.2013.24.008.

作者简介

孙水来，档案助理馆员。endprint