电网企业智慧档案馆建设构想

章茜+束畅

摘 要：随着电网企业在信息化上的发展越来越深入，档案管理也开始进入到信息化层面上来。为保障档案管理的完整、高效、安全和便捷，设备主人制就成为特高压设备档案信息管理中必定要选择的一种管理模式。而数字档案馆在文件整理、保存、使用上有这非常显著的优势，当前数字档案的数量快速增加，档案管理已经进入到了云存储时代。设备主人制作为特高压设备档案信息管理中的一种高效模式，在收集海量信息的背后却也存在着管理上的相对不便，所以本论文基于此背景，构想建设一种可以拥有庞大档案息处理和管理能力的电网智慧档案馆，解决传统档案管理中的问题，并通过利用程序和互联网解决智能辅助管理、实体化档案智能化管理以及数字档案便捷使用等当前需要解决的问题。

关键词：智慧档案馆；档案信息化；设备主人制

随着电网企业设备、设施体系的越来越复杂，档案管理就成为一个摆在所有档案管理员面前的大问题。档案管理要求做到完整、高效、安全和便捷，但当前的档案管理机制着实难以达成这些条件。随着档案管理信息化在全球范围内开始流行，我国的电网企业也开始了相关方的尝试，本文设想一种符合企业要求的“设备档案全寿命周期管理”要求的智慧档案馆，旨在通过信息化管理机制解决当前电网企业在设备档案管理上的问题。

1 电网企业智慧档案馆的功能特点

智慧档案馆通过先进的信息技术进行架设，旨在对以前的使用者和档案馆信息和资料的交互模式，把以前使用者主动查询信息和资料的方式改变成档案馆主动输出信息资料的方式。这样就能提升档案管理的灵敏度、精确度和便利性，需求者也就能够更有效率的获得超特高压电网的重要设备档案资料，从而构架出档案馆智慧化服务以及管理的业务管控形式。智慧档案馆以应用服务为导向，以深化使用模式、优化服务为中心理念，以资源管理、业务协作、特高压电网的重要设备信息收录和输出为主要作用，以构建高效率、智能化、标准化档案资料管理平台为着力点，在数字档案馆的构建和发展中，更好的提高设备档案管理的信息化和资料收录和输出能力。智慧档案馆有着拟真感、资源管理自动化、设备状态信息分析预警、信息输出智能化的特性。

和传统意义上的数字档案馆相比，基于特高压电网的重要设备的智慧档案馆由三个部分组成：首先是设备档案的日常管理更具有自动化和智能化，涵盖设备归档信息的搜集、征集和标准化整理机制等等；第二是档案馆资源的合理利用，智慧档案馆可以提供多种常规化的检索模式，比如普通检索、关键词检索、区域设备检索等，以达成智能编辑档案、研究设备工作状况、设备工况走势预测和设备老化分析预警等智能化的使用需求。开发档案利用的智能交互系统，提升对于档案使用着的人机信息传输效率；第三是对之智慧档案馆资源的有效利用，建立起基于设备档案的档案信息库，基于设备数据的设备工作状态统计分析等等。为企业对超特高压电网的重要设备档案的效率化使用提供技术支持。

2 智慧档案馆的建设构想

（一）当前建设条件和相关要素的准备工作

1、电网企业智慧档案馆建设筹备案例

国家电网公司的一直对档案信息化管理方面的建设十分重视。早在2011年，建成企业实体档案馆，并一同建立了数字档案馆体系，并建立了合乎档案馆要求的使用服务。资料收集移交、智能库房等模块，对其公司档案观馆的构建有着比较大的优势，电网企业完全可以借鉴甚至利用这些已经被确认可行的研究成果进行二次开发和创新。

2、电网企业智慧档案馆建设准备

电网企业智慧档案馆建设最重要的就是对企业设备档案管理机制的集中改造。将设备以前的数据上传至电子档案资料库只是第一步，而以后档案资料的收集和传输将在下文提到。在上传信息时，要注意对设备的相关文书、工时、工况、状态等核心信息进行统一化管理，并在上传后将数据资源进行集中化保存。为以后的使用，开发和智能功能的实现创造有利条件。将这些準备工作做好之后就可以着手建立起智慧档案馆了。

（二）智慧档案馆的建设目标

企业智慧档案馆最终会建立起一个能以完整、高效、安全和便捷的方式完成档案管理的系统。具体包括特高压设备档案信息的收集、整理、提取利用、监测功能。以及对系统本身的管理、设备工作情况的监视、另外也可以附加性的实现“设备主人制”中负责人工作情况的记录。通过加入管理配置、离线工具等一些辅助类型的功能，来更好的优化档案管理系统中的人机交互部分。利用数字化信息化手段假设信息交流网络，把从基层负责设备的“主人”和“档案员”与智慧档案馆串联起来，，构成一个网络化、信息化、智能化。全自动的特高压重要设备数字档案馆。

（三）智慧档案馆的建设步骤

智慧型数字档案馆不仅仅只是对当前已经建立起的数字档案馆做出更新和功能扩充，而是一个要把数字档案馆配备上智能收集、分析、交互能力的系统化工程，大致可以按照下面几个个步骤来加以建设：

首先要进行课题研究和探索。智慧档案馆这个概念实际上非常新，放眼国际也没有比较完善的建设实案和可参考的依据，即便有，对于超特高压电网重要设备管理中的设备主人制也没有比较好的契合度，需要在建设进程中不断进行摸索。对于此，可以让公司的档案管理部门组织拟定专门的课题进行研究探讨，也可以请来专们的公司对智慧档案馆的构建细节（尤其是基层档案员与智慧档案馆的设备信息交互）、最新进展等方面进行研讨，展开对各个下属单位的智慧档案馆构建思维路线的调研整理工作，聘请相关领域的专家做出预案的制订修改，敲定智慧档案馆的构建工作步骤，用以确定档案馆的整体建设内容。

二是智能馆库构建。附属的智能化设备的应用是档案馆和基层管理员之间进行信息交互的平台，譬如物联网有关设施、数字化传世设施等，能够很好地提升档案的时效性以及档案更加智能的利用，减少档案管理员的人工进行归档工作量。在未来伴随工业机器人等自动化技术的发展，也可以根据企业实际情况（主要是超特高压电网中的重要设备档案规模）在实体资料档案库中加装机器人或机械手，来完进行职能档案整理、档案接触、回收档案上架等，降低档案管理者的劳动强度。

第三是档案管理系统优化。在基于前期研究成果的基础上，组织企业内的信息化专业人才集中对公司当前存在的部分设备数据信息管理数据进行整理，明确需要上传到数据库中的内容，并结合设备主人制进行智慧档案馆系统的研发。在互联网数据平台建立好时组织企业档案人员对整理好的信息进行集中归档上传，并通过物联网技术来达成设备档案资料的查阅、借出、和保存上的智能化。并通过大数据系统对已经上传的设备档案资料进行深度分析，统计其设备工作状态、损坏维修次数和维修原因、报损等数据，为企业提供一些重要电力设备平均工作时长、损坏频率等方面的参考数据，为企业进行设备调整和采购等方面提供依据。

（三）基层兼职档案员配合智慧档案馆要做的工作

最后是基层方面配合智慧档案馆进行数据采集上的制度建设。所有设备都要明确到人，负责管理和设备档案记录。做到每日记录工况、每周通过智慧档案馆终端上传设备工作数据，实时报损保修。设备或设备主人出现更换和变动时，基层班组要把变动情况进行上传并在档案馆处留下记录。对于一般缺陷，设备主人需要跟踪记录处理情况并上传档案馆，并将最终的维修计划和方法也一并上传，确保设备检修资料的完整性。对于接近或超过寿命周期的设备，应密切关注运行状况，加强运行监视，及时进行预警。

3 总结

在物联网、大数据分析等先进技术不断发展的今天，智慧档案馆的建设已经具备了其基本条件。数字档案馆作为过渡性档案管理系统已经为企业带来的很大的便利，电网企业也更加愿意尝试将档案管理和各种设备管理机制（比如设备主人制）相结合。相信在未来电网企业都会拥有更为先进的智慧档案馆。

参考文献

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