电子会计档案与纸质会计档案的比较分析

许琳

摘要：随着信息化技术的发展，会计档案也开始向着电子化的方向发展。但值得注意的是，电子会计档案与纸质会计档案有较大的差异，还要结合实际需求进行会计资料归档管理。基于这种认识，本文从格式、存储、提取、保护和管理成本几个方面对电子会计档案与纸质会计档案进行了比较，从而为关注这一话题的人们提供参考。

关键词：电子会计档案；纸质会计档案；比较

能否较好的进行会计档案管理，关系到财会人员能否保持较高的工作效率。而就目前来看，财会人员在工作中将接触到两种会计档案，即纸质会计档案和电子会计档案。为更好的进行不同档案的利用，还要加强对电子会计档案与纸质会计档案的比较分析，进而更好的开展有关工作。

一、电子会计档案与纸质会计档案的格式比较

比较两种档案的格式可以发现，二者档案格式依托纸张和磁盘等不同的载体，所以拥有不同的格式。相较于电子档案，纸质档案格式单一，只能以文字和图表形式对会计信息进行固化。比如，需要采用一致的会计凭证编号。而这样的档案格式较为完整，能够传递完整的信息。不同于纸质档案，人们无法直接从光盘等载体上获得信息。但是，电子档案的格式多样，包含.txt、.jpg、.dbf、等多种。借助计算机工具，会计人员能够完成多种格式的读取。按照国家档案局要求，不同种类的会计档案应该按照相应的标准和技术进行归档。比如，财务档案需要采用XBRL-FR标准，账簿档案需要采用XBRL-GL标准。就目前来看，国内使用的大型会计信息系统将利用大型数据库完成会计资料信息的存储，这意味着其电子会计档案拥有复杂的文件格式，甚至出现多种格式“复合”的情况。对于会计人员来讲，则会给数据的处理带来一定的麻烦。因此，在电子会计档案管理上，还应按照相关规定进行会计档案电子格式的选择，以便为电子会计档案的利用和管理提供便利。

二、电子会计档案与纸质会计档案的存储比较

在档案存储方面，由于纸质档案的纸张存储有一定要求，所以还要严格按照这些要求进行档案管理。具体来讲，就是要在14-20℃和50%-60%湿度条件下进行档案存储，并采取措施对档案进行防潮、防水、防尘、防火等处理。不同于纸质档案，电子会计档案的存储提出了更多要求。但在环境温湿度等方面，电子会计档案和纸质档案同样提出了一定的要求。以环境湿度为例，如果环境湿度过高，将导致纸张因氧化而强度变低，出现字迹模糊、扩散等问题，并导致纸张寿命缩短。对于电子会计档案来讲，则会出现电子载体变形的情况，进而导致数据无法顺利读写。除了光盘等载体的存储有防水、防光和防火等要求外，电子档案存储对环境温湿度、防静电、防磁性等方面也有一定要求。以磁场为例，对于纸质会计档案来讲，磁场不会对其产生任何影响。但对于电子会计档案来讲，磁场的存在将导致文档消磁，进而导致档案存储的会计信息丢失或无法识别。除此以外，电子会计档案还要预防人为破坏和侵入，需完成独立存储设备的配置，并确保档案的安全性和独立性。如果企业需要利用远程方式进行档案访问，还要确保会计软件供应商能够确保档案的使用安全。此外，企业需完成电子会计档案的备份。从存储空间上来看，电子会计档案占用的空间明显较小，而纸质会计档案需要大量的空间存储保管，需要管理者耗费较多的时间和精力进行档案保存。

三、电子会计档案与纸质会计档案的提取比较

在档案提取方面，电子和纸质会计档案也存在一定的差别。如果需要进行纸质档案的移交，还要完成对应清单手册的编制，并按照手续进行签字移交。在移交的过程中，应确保原卷封装状态得到保持，并按照清单完成文件数量清点，以确保资料的完整性。在进行电子会计档案提取时，接收人要对档案电子数据和元数据的准确性和完整性进行确定，并确认数据是否安全、可用[1]。为达成这一目的，还要按照校验规则进行档案验证。具体来讲，就是利用软件完成档案可用性的验证，确认档案能否顺利打开。在操作正确的情况下，档案应当被顺利打开，才能确定档案具有可用性。在电子会计档案的安全性检查上，需要反复利用病毒扫描软件检查，以确认档案中是否存在危害文件。针对财务报告和会计凭证等档案，还要确认凭证号码是否连续、报表与账簿关系是否对应等内容。在实际检查时，还要借助软件完成文件检测，以确认档案是否存在危害。最后，还要对电子签名的是否合法进行确认。

四、电子会计档案与纸质会计档案的保护比较

在档案保护方面，纸质会计档案无需刻意采取有关技术进行保护。但是，档案在收集、利用和存储等环节中都存在遗失或损坏的风险。从档案入库开始，还要重点进行档案保管。不同于纸质档案，电子会计档案的保护工作将始终开展。从电子会计资料获取开始，就要采取措施对资料的形成和传输进行保护，以免资料的真实性受到影响。从档案存在以来，就要对档案数据的存取性、完整性等方面进行保护，以免档案数据被破坏或篡改。因为这些问题的出现，并不仅仅将导致某部分会计资料无法读取，很可能导致所有会计数据信息无法读取。比如病毒的存在，就有可能通过篡改其它程序嵌入自身拷贝，并感染其它程序，继而使电子会计档案无法使用。就目前来看，如何增强电子会计档案的抗病毒能力也是加強电子会计档案保护的重要问题。针对这一问题，有专家提出了“双套制”，即同时建立电子档案和纸质档案。由于会计档案不属于拥有永久保存价值的资料，所以可以利用该制度提供保护。此外，在电子会计档案保护方面，还要使记账凭证、会计报告和账簿等内容间的逻辑关系得到保持，以确保会计人员能够轻松进行各种资料的调用。

五、电子会计档案与纸质会计档案的管理成本比较

从管理成本上来看，电子和纸质会计档案的管理显然将产生不同的成本。在纸质档案管理上，从会计资料归档后，就要在库房管理方面支付相应的人工费用和管理费用，消耗的资金较少，并且相对固定。而在电子会计档案管理上，需要在环境建设、磁盘管理、设备维护、人员管理等多个方面进行费用的支付，费用结构相对复杂。而由于具有一定的复杂性，所以档案管理成本拥有较大的变化浮动范围。此外，由于会计资料将得到不断积累，因此系统运行、维护和升级也将产生较高的费用，进而导致档案管理成本不断提升[2]。针对这种情况，企业还应引入云存储技术，以便使电子会计档案管理成本得到适当降低。采用该技术，可以利用专业云计算服务供应商提供的软硬件完成电子会计档案存储，无需进行档案的运维管理，所以能够加强档案成本管理。但对于大中企业来讲，还应实现电子会计档案的统筹管理，以便在降低档案管理成本的同时，满足有关规定的档案建设要求。

六、结论

通过分析可以发现，在格式、存储、提取、保护和管理成本方面，电子会计档案和纸质会计档案都存在较大的差异。而为确保会计档案资料能够得到更好的保存，还应采取“双套制”，即同时进行纸质会计档案和电子会计档案的管理，并对二者进行联合使用，进而为会计工作的开展提供更多保障。

参考文献：

[1]梁静.电子会计档案管理与纸质会计档案管理的比较分析[J].民营科技，2017，04：107.

[2]蔡玲玲.电子档案与纸质档案保护的比较分析[J].黑龙江史志，2013，15：92.

（作者单位：中国电信股份有限公司安徽分公司）