档案数字化和数字档案工作的思考及设想

陈世雄

摘 要：本文围绕福建院档案数字化及数字档案工作現状及发展与展望，特别对实际工作中相关设施装备、管理机构和人员、管理制度及标准制定等进行了一些思考与设想。

关键词：档案数字化；数字档案 ；电子文件；电子载体

一、前言

福建省电力勘测设计院（以下简称福建院）信息化建设起步较早，已建立了设计项目全过程管理系统《设计院管理信息系统平台》、《OA办公系统》、《档案管理系统》等，随着院业务的扩展和信息化的发展，院对档案资源收集和管理提出了更高的要求，希望利用更先进的信息化手段建立数字档案馆，实现档案资源的自动收集、档案资源的规范管理、借阅和利用，更好的为设计人员服务。福建院数字档案馆按照中国电力规划设计协会发布的《数字档案馆建设指导意见》的架构要求构建一套数字档案馆系统，充分整合、发挥院的资源，实现图档资源的流程化、网络化、自动化、智能化、规范化管理，实现档案资源的互相利用，互联互通，重点解决数字档案和传统档案等的归档和管理利用问题，实现档案资源的“可收、可存、可管、可用”，提升档案资源的再利用价值和创新能力。福建院数字档案馆建设历经方案评审、需求分析和软件开发、调试运行阶段后，计划今年投入正式运行并通过达标验收。本文围绕福建院档案数字化及数字档案工作现状及发展与展望，作了一些思考与设想。

二、问题提出

一是福建院数字档案馆建设后续工作内容。在数字档案馆实施后，福建院数字档案馆建设后续工作，即馆藏档案数字加工也是档案数字化建设的重要内容。按照“抢救优先、利用优先、逐步扩展”的原则，开展馆藏档案数字化工作，丰富数字档案馆馆藏，这是今后相当长一段时间内福建院的工作重点。

二是院三标外审时，关于底图存放不合格引起的思考。在院三标外审检查时，外审专家指出：底图不能折叠保存，应摊平存放。针对这一不合格项，我认为，就福建院目前底图库房空间和存放柜，要做到此需购置专门的存放柜，并增加存放空间，这将耗费大量人工和资金，对此我们斟酌再三。主要原由：一是数字档案馆实施，底图纸介质将大量减少，甚至取消；二是档案数字化后即使存放底图，也只是短期，不会永久保管，短期折叠存放不会造成破损；三是库房空间和设备应为电子载体存放做准备，不应过多考虑或停留在早期档案存放方式上。因此，档案人员和预算安排应考虑有助于今后档案数字化建设。

以中电建领导到福建院进行档案工作评价为契机，认真总结，分析存在的突出问题，找出短板，提出措施，自我提升，促使档案工作出亮点、上台阶、更好地为本企业提供高质高效的档案服务，提高档案工作规范化、 制度化、科学化水平。

三、问题思考

一是设施及装备。目前，福建院还没有存放电子载体的专门场所和设施，特别对信息中心存储介质安全、专业的保管最为迫切。档案库房应考虑能存放电子档案载体，能防止电磁辐射、控制温湿度、防止灰尘、防止机械振动、防止光线（特别是紫外线）和有害气体影响等；建立电子档案异地备份中心，电子载体要异地备份保管；档案人员要注意电子载体操作使用规范；加强库房日常维护管理工作。数字档案装备如电子文件存储介质要选择合格载体，配备存放电子文件的光盘、磁带、磁盘、U盘，及存放架、存放柜等，按照存储介质的寿命，定期开展更新，即在存储介质寿命到期或其配套设备、技术过时之前，将电子文件及时转存到可以正常读取的新的合格载体上，载体更新将始终伴随着电子文件生命周期全工程。

二是档案工作机构和人员。设立企业数字化档案管理机构，企业领导分管数字档案管理工作。对档案中心岗位职责作适当调整，档案人员素质应满足档案数字化的需要，配备具有档案管理、计算机、企业经营管理等相关知识和技能的档案工作人员。

三是管理制度。要建立档案数字化的相关管理制度。制定人员岗位职责；制定库房、存放设备的规范及管理办法；建立电子载体保管制度；制定数字档案检索、借出及下载权限规定；制定各类档案整编规则。同时，制定要求相关部门及岗位承担的职责，如信息中心相关制度，要求提供备份服务器等应急备份系统，要求每年院提供应急预算费用，要求数字档案馆的日常管理工作由档案中心负责，与数字档案馆相关信息系统的维护由信息中心负责。

四是标准。档案管理标准要遵循国际标准、国家标准、行业标准等。福建院作为企业要建立符合这些标准的本企业标准体系，如数字档案项目编号及产品文件管理标准；归档电子文件整理规则；电子归档文件档号结构和编制要求；归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目标准；归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求；电子文件归档电子载体技术要求和应用规范等。发布的标准要准确、详细，便于检索。

五是馆藏历史档案数字化。福建院建院至今，积累了大量的档案资源。福建院馆藏历史资源数字化建设，主要是工程档案（含底图档案和原材档案），还有文书档案、合同档案。福建院在档案信息化建设初期就得到了院领导的大力支持，历年都有专门资金进行档案信息化保障。从2008年起院档案中心就开展工程档案（底图）专人扫描工作，迄今为止完成变电、线路、发电等工程的大量历史图纸扫描。但是，馆藏剩余历史档案，如历史图纸、文本等扫描还需继续投入人员、资金、时间。馆藏历史档案数字化工作外包已经是许多企业的通用做法。数字化外包工作应充分的评估，要进行科学的管理，应考虑如何管控数字化外包，避免各种风险，应建立工作流程监测机制，档案人员要施以必要监督和指导。经费预算是外包加工的重要环节，要准确估算好历史档案数量、工作量、投入资金并合理使用。在外包合同洽谈时要明确质量要求和验收标准。在外包时，应事先制定数字化技术标准、操作规程、管理制度等依据性文件，来保证原始档案的安全、保密，完整、有效地接收加工成果，并做好多套备份，最后要做好外包方面数据彻底清除和销毁工作，保证档案数据无遗漏、不流失。

四、问题解决设想endprint

（一）调研档案机构及部门管理经验和先进做法

据对行业内相关设计单位档案部门的初步了解，对大量工程档案（底图），有些单位现在只做暂时保存，扫描成电子版后，保管若干个月，若未出现错误情况，就销毁底图纸介质，以腾出库房存放空间。这些单位采取了一些严谨的措施，保证了底图电子版安全性、有效性、完整性。档案馆在库房设施及电子载体存放上也有许多值得参考借鉴之处。

（二）库房及装备

1.对院办公楼底图库房进行改造，应考虑电子载体存放对库房环境要求，减少底图存放柜，增设电子存档设备。

2.为满足异地存放要求，在院另一档案库房增设异地电子载体备份设施，库房环境和设备也要符合要求。

3.为充实数字档案馆的馆藏资源，对院购买纸质规程规范及图书，外购大量的信息资源，包括电子规程规范、图书、期刊、论文等外部信息资源，通过与“电力标准化信息系统”、“中国期刊网”链接，减少或不购规程规范、图书、期刊等纸质版，不但知识的传递速度增快，满足生产的需要，而且有效地提高生产效率，还大大的地减少档案库房和档案装具，从而降低保管成本。

（三）建立制定数字档案相关管理制度

包括数字档案馆管理办法；数字档案馆安全管理办法；工程档案如CAD电子文件管理规定和外供CAD电子文件管理规定；其他类别档案（文书档案、声像档案、实物档案、总承包项目档案、合同档案、招投标档案、科标业档案、会计档案、仪器设备档案、软件档案、地形图、图书、规程规范、资料、标准图集等外购资源及其网费管理及订购管理）等管理制度；档案鉴定销毁制度；档案库房管理办法；档案中心岗位职责。要求相关部门如信息中心制定《网络与信息安全及专项应急预案》。

（四）人员岗位

对档案中心人员岗位职责作适当调整，如随着工程档案纸介质减少，档案人员可适当承担起工程档案数字化工作，向业主移交电子载体，可提交光盘和U盘电子载体，减少目前大量纸介质移交工作。数字档案馆经常要光盘刻录存放，此项工作可由信息中心或出版部门（公司）专门刻录，档案中心通过改造库房条件，由专人负责保管并办理借出及归还手续。

（五）馆藏历史档案数字化加工

1.开展档案数字化工作需求调研

摸清院馆藏历史档案数量、质量，形成调研报告；制定档案数字化工作计划，明确目标、内容、人员组织和职责分工、指标和方法、验收标准、安全管理措施、进度安排、经费预算、招投标事宜等。

2.明确工作方式、组建工作队伍、配备相关条件

自主加工：即成立院專门从事档案数字化工作机构，从档案中心和相关部门抽出有关人员组成临时小组，来处理工作量大、任务急、时间相对短的历史档案数字化工作，但这种方式因档案中心人手紧张，会影响日常工作。

外包加工：即通过签订合同的方式，购买社会专业化服务，由院外人员承担历史档案数字化加工。以提高工作效率，但这种方式存在工作质量不符合档案管理要求的风险。

福建院的馆藏数字化加工易采用自主加工和外包加工结合方式进行。院提供监督和管理人员及加工场所，管理人员按照工作计划开展必要监督和检查，及时发现问题并予以纠正和调整；承担加工的服务公司上门提供档案数字化加工服务。这种方式灵活方便、高效率的提供加工服务，并满足院保密安全性要求。

3.数字化成果评估

在档案数字化业务告一段落后，院应组织相关专业人员（或第三方机构），采取科学的评估指标和方法对加工成果进行评估，内容涉及数字化档案加工成果一致性、真实性、完整性、安全性等。评估成果是改进后续档案数字化工作及资金投入的依据，以争取更多必要的支持。

五、结语

数学是地球上通用的语言，数字0和1记载着宇宙万物及其活动的真实、完整的历史，人类档案数字化遵循着这一自然法则。因此，福建院档案数字化是与时俱进的正确的企业行为。以上是本人对档案工作作出的大致思考和设想。endprint