探讨文书档案管理中存在的问题与相应措施

肖冰

【摘要】文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等活动中形成的具有保存备查价值的文件，是档案管理工作中的重要组成部分，也是各个机关，团体和企、事业单位档案工作的主要内容之一。现阶段文书档案管理工作还存在很多问题，为进一步提高文书档案管理工作的规范化水平，要确保文书档案管理工作有章可循，高标准、严要求，确保文书档案存放安全和档案材料齐全、准确、规范。本文简析了文书档案管理中存在的主要问题，并结合具体案例指出了相应的解决措施。

【关键词】文书档案；管理；存在的问题；解决措施

文书档案管理工作作为一个单位档案管理的基础性工作，对于加强组织建设，规范单位事务管理等方面具有重要意义。然而社会在不断地发展变化，传统的档案管理工作已不能满足现代化的企业发展要求，文书档案的管理也与当下的新形势脱节，存在很多问题，需要各部门认真自查自省，及时查漏补缺。

一、文书档案管理工作中存在的问题

（一）相关负责人对文书档案工作的重视度不够。文书档案管理工作中存在的问题之一，就是相关负责人对文书档案工作的重视度不够，因此很多政策的支持和财政的补贴都很难落实到位。文书档案工作的负责人没有认识到文书档案管理是一项复杂的系统工程，只象征性地做一些資料的收集、保存工作就“万事大吉”了，而把更多的关注点放在了其他可以创造更多经济回报的工作。另外也有些文书档案管理工作的负责人对下属的工作监管流于形式、浮于表面，导致工作人员在没有规范性约束的情况下不作为或者乱作为，但凡遇到要求文书档案管理岗位查找详细文件资料的情况，便会出现应接不暇的情况，甚至会给单位带来较高的经济损失。

（二）文书档案管理部门与其他部门之间配合不到位。文书档案管理部门在组织上是一个独立的部门，但在工作上是与其他部门密切相关的。然而在具体的执行过程中还存在很大的难度，特别是在涉及归档工作的方面，各个部门有及时上交相应文件资料协助文书档案管理部门完成归档工作的义务，然而也难免有个别部门在利益的驱使下欺上瞒下，不积极配合，严重影响了档案管理工作的正常秩序。对此，很多档案管理人员也是束手无策，最后只能听之任之，然后不了了之，这也是致使单位档案资料不完整的原因之一。一旦有绝密文件没有归档，将为企业的信息安全埋下隐患。

（三）文书档案管理不规范。现阶段部分单位的文书档案管理存在着不规范的现象，主要表现在卷宗的编号、日期、文件的先后顺序不合理等方面，有些单位还存在档案管理人员组卷的随意性，甚至有的文件内连目录都没有便直接归档。不仅如此，文件档案检索的数字化发展程度不高也是较为严重的问题。传统的档案检索通常采用人工的形式，随着信息技术的发展，电子检索凭借其得天独厚的优势逐渐以势不可挡的趋势如雨后春笋般的推广开来，然而个别企业对新兴事物较为排斥，加之从事档案管理工作的人员一般以中老年群体居多，对运用电脑工作的接受程度较慢，所以手工检索还很难被取代。

二、解决文书档案管理工作中所存在问题的具体措施

（一）相关责任人要加强对文书档案管理工作的重视。相关负责人务必明确文书档案管理工作的重要性和积极意义，加强对文书档案管理工作的重视，不能因为在无特殊情况下文书档案管理工作不显山不露水就降低了责任心和约束力，到了真正需要这个岗位大显身手的时候，将会对工作成效产生至关重要的作用。文书档案管理部门的相关责任人要对部门下属人员严格要求，合理分工，科学制定管理规范，定期开展培训，增强工作人员的岗位技能，使文书档案管理工作在部门责任人的领导下动起来，活起来。江苏省海门市悦来镇人民政府始终重视文书档案管理工作，在保障财力和人力投入的同时，积极落实“八防”措施，建立起“录、存、归、查”一条龙管理服务体系，体现出档案管理责任人切实履行岗位职责。

（二）加强各部门之间的密切配合。文书档案管理所归档的文件信息大多来自单位不同性质的多个部门，因此文书档案的管理人员除了每天在资料堆里整理、标注以外，还要时常穿梭于各部门之间，以便了解员工工作实际，及时筛选、收集符合归档条件的文件信息。这就需要文书档案管理部门加强与其他部门之间的沟通，密切配合，团结协作，做好上传下达，强化信息反馈，更好地发挥出档案管理部门的职能作用。河南省郑州市档案局在积极发挥职能作用的工程中，注重加强各部门之间的密切配合，对于那些要求上交到上级部门的档案资料，坚决要求各个科室加班加点上交到省档案局，并配合省档案局完成后期的装订目录和电脑录入工作，如此在工作中形成了合力，确保了各门类档案资料的齐全完整，实现了文书档案管理水平的提升。

（三）对文书档案实施规范化管理。档案工作规范化管理水平是衡量一个地区、一个行业或者一个单位档案管理整体水平的重要指标，要拟定《文书档案管理工作规范化管理办法》，采取切实有效措施，确定档案的分类方案，建立和完善文书档案管理工作考核评估体系，保障各单位在建章立制、依法治档、档案软硬件设施方面实现齐抓共管，推动文书档案管理工作向着标准化、规范化、精细化方向发展。江西省萍乡市档案管理局为规范文书档案管理工作，深入贯彻落实上级部门关于进一步加强和改进新形势下档案管理工作的要求，取得了很好的成效，并荣获2016年度全省档案工作规范化优秀组织单位的殊荣。

三、总结语

总之，在知识和信息急速变化发展的今天，文书档案管理的重要性日益凸顯，因此要建立健全的科学管理机制和工作流程，在注重人员落实和档案管理效果的同时，还要注重档案管理规范，提高文书档案现代化管理水平，切实体现文书档案管理在企业发展中的应有成效。

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