基于数字化校园环境的高职院校档案信息化建设研究

徐茵

【摘要】高职院校档案信息化建设是高职院校发展的需要，也是高等教育发展的需要。高职院校是高等院校的重要组成部分，为国家培养高级应用型人才。数字化校园在高职院校基本实现全覆盖，为档案管理信息化建设提供了可能。本论文主要从数字化校园和档案信息化的概念、高职院校档案信息化管理的意义、目前数字化高等职业院校的档案信息化建设情况和出现的问题三方面进行阐述基于数字化校园环境的高职院校档案信息化建设研究，希望为研究档案管理信息化建设的学者提供理论参考依据。

【关键词】高职院校；数字化校园；档案信息化

中国改革开放三十多年以来，高等职业教育发展迅猛，已经有一千一百多所高等職业院校在全国建立，高职院校的发展也被教育部给予了高度支持，并对其制定了很多相关的针对性的措施，直接或间接地对高职教育的发展起到了良好的作用。2012年2月在教育部下发的有关教育的信息化的工作通知中，职业院校也被看作是重要试点单位对其进行了部署和安排，由此可见建设信息化时代成了高等职业院校发展和建设所必须承担的严峻挑战。

一、数字化校园和档案信息化的概念

在高职院校数字化校园的建设中，档案信息化的建设是重要任务，科学技术在进步，随着如今信息化时代的来临，古板老旧的纸质传统档案的管理方法收到了巨大的冲击，数字化档案的普及几乎势在必行。

（一）数字化校园的理念概念。数字化校园的核心基础是网络和信息数字化，利用计算机对校园进行方方面面信息的收集、整理和应用，数字化校园主要是一种虚拟教育环境，它一方面可以相对充分地使用数字资源，打造出能将学校中的资源数字化的网络空间，扩展原先学校中的各项任务；另一方面还可以实现校园生活和教学生活的全面信息化，以至于达到提升管理水准，提高管理效率的目的。

（二）高职院校档案信息化的理论概念。高等职业院校的档案信息化，具体含义是在全面的现代信息的应用下，提高管理高职院校的学生以及科研档案的技术，最大化地开发出校园里的信息资源，为用户提供便于利用和接受的信息产品，通过这种途径来共享高职院校之中（之间）的档案信息资源。对于高等职业学校改善传统教育理念，数字化校园肯定可以发挥出不可或缺的重要作用，它能够在教学方法、教学内容、教学模式和教学结构等方面创造巨大变革，从而共同建设、共同分享这些优秀的教育资源，使教育质量得到显著提高，为社会培养紧缺的创新型人才，在这个方面具有重要的意义。

二、高职院校档案信息化管理的意义

档案数字化基本的原则是使档案信息资源得到共享，提供方便、准确、快捷的应用。在数字化校园全面推进的大环境下，网络化管理已经不仅仅是一个设想，而正在一步步地变为现实。

（一）档案信息化管理对建设和实现校园数字化有重要推动作用。档案的信息化管理作为学校数字化建设的不可或缺的一部分，是对科学发展观的贯彻实施，以及响应党的十一五规划的一件大事，是信息化、现代化得以发展的具体行动。数字化校园建设的项目达到后，档案的利用效率提高，其所能发挥的功能更加明确，并且通信息化的手段提升学院的现代化形象，符合政府社会对学校的整体化发展要求。

（二）档案信息化能更加有效安全地保存资料档案。在数字化档案管理实施的情况下，校园内的资料可永久保存，通过计算机，将档案资料数字化保存在网络上，哪怕原件遗失，损毁也不会丢失信息资料。而档案可以在网上进行查阅，极大地降低了损坏档案原始资料的可能性。

（三）档案信息化有利于工作效率和管理水平的提高。和传统落后的档案管理模式相比，档案的数字信息化管理能够促进档案的规范、标准的管理，达到管理水平和工作效率的提高。目前的档案的数字信息化管理使学校的资料管理水平上升了一个阶段。在从前，想要浏览一份档案资料需要很多过程和手续，对于档案管理人员而言，查找起来也浪费时间和精力，再加上借阅人员的记忆疏忽，而导致档案的遗失或是磨损的情况，实现数字化的档案资料管理后，可以通过网络进行查阅，减少甚至消除了这种情况的发生。

三、目前數字化高等职业院校的档案信息化建设情况和出现的问题

目前中国国内的大部分重点院校，还有一部分非重点的一类院校、二类院校的数字化建设计划已经开展了好几年，而经过努力，基本已经创建了相对成熟的数字化模式，对校园档案的信息化建设也有了进展和使用。而相对于普通高校，高职院校的数字化建设和档案信息化建设远远落后。然而高等职业院校的自我发展以及其科研工作是内在动力，是一所学校发展的重要核心，大部分高职院校对各项理念的认识不够深入，尤其是对于科研的理念不够重视且定位不够准确，基础较薄，教师的科研水平和技术方面很薄弱，应该继续增加对科研结果和技术的管理。就科研管理而言，高职院校的科研管理工作不到位，没有条理，其科研工作具有表面化、形式化的特点。在科研目标方面，缺少最基本的设计与规划；科研进程中，不重视对实验过程和原理的监管，形式化现象严重，尤其在科研的重大项目等方面，实际效果很难和预期一致，重点模糊；科研管理部门无法准确地提供给参与科研的教师相应的正确信息服务，在科研平台的搭建、科研氛围的营造、科研条件的提供以及投入的保障精力等这些方面有所疏忽。而档案信息化对高职校园的科研工作有巨大推动作用，就此而言，高职院校的档案信息化建设称得上迫在眉睫。

大部分的高职院校的档案资料室起步晚，规模小，投入少，技术和仪器设备落后， 档案信息化程度很低，尤其在档案资料信息的收集、处理及数字化储存的过程中， 还有许多具体问题需要解决。

因此，就这些问题而言，高职院校在数字化校园的建设过程存在以下几个问题：

（一）档案信息化建设在高职院校中存在认识上的误区。这是因为建设档案信息化的过程中目前还没有形成完整的理论，所以一定会产生认识误区。

（二）建设档案信息化过程中的管理漏洞目前无法避免。高职院校的建设档案信息化进程中存在管理不当的问题，有力的宏观调控并没有出现在的高职院校档案信息化建设的过程中。

（三）建设档案信息化过程中存在着科技质量和资料质量偏低的情况。主要是缺乏标准化和安全化以及预测前瞻性，无法立足于现实生活和校园管理，也无法准确地把握未来进程。

（四）档案信息管理人员水平较低。建设档案信息化过程中，管理档案信息的人员的素质、知识水平和技术掌握水平有待提高。

四、结束语

伴随着我国发展市场经济迅猛发展，一类高等教育学校中高职院校也开始新兴发展起来。他们肩负着培育具有高等新型技术素质人才的任务。建设档案信息化是目前的数字化高职院校建设的一个重要部分，是信息化社会对档案工作的基本要求，和现代化发展的必然趋势。而在高职院校工作的档案管理人员，应该学会去解决应对社会向我们提出的现代化升级要求，紧紧跟随现代化的发展趋势，真正做到能够实现社会要求的“四化”的档案信息数字化建设的目标。

（基金项目：该文为山西省教育科学“十三五”规划课题“基于数字化校园环境的高职院校档案信息化建设研究”的阶段性研究成果，课题编号：GH-16213 ）

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