浅析高校一卡通系统财务管理

【摘要】校园一卡通是一项系统工程，是数字化校园的有机组成部分，做好一卡通的财务管理、对保障一卡通系统正常运行、保证资金安全显得尤为重要。

【关键词】数字化校园 校园一卡通 财务管理

校园一卡通在高校内也称校园卡系统，是数字校园的有机组成部分，校园一卡通工程是数字校园的标志性工程。一卡通是将广大师生员工与数字校园有机联系在一起的最有效媒介，随着信息技术在高校各方面的广泛应用，它对提高高校教学、科研和管理水平起到了积极的推动作用，对学校的战略规划、日常管理和决策支持都发挥了重要作用。可见，一卡通的应用越广泛，保障正常的运行越重要。做好一卡通的财务管理、对保障一卡通系统正常运行、保证资金安全显得尤为重要。

一、为保证资金安全，建立校财务部授权的独立核算管理模式

从我校这些年的财务管理实践来看，对比国内其他高校，独立核算管理模式有很大的优势，因为一卡通财务服务12万持卡人、有133个商户、26个应用子系统，收支各有2亿资金的结算量，每月有大量的对账及核算工作，只有独立核算、人员相对固定的财务管理模式才能充分体现责权分明，设置专职的业务机构才能保证持卡人与商户的利益，最大限度的保障资金安全。

二、加强内控、核算严谨

为了提高会计信息质量，保护财产安全、完整，确保会计资料真实可靠，在财务人员岗位设置、会计处理流程等方面严格执行内控制度，切实保证涵盖本部门会计工作的各项经济业务及相关岗位，并应针对业务处理过程中的关键控制点，保证岗位的合理设置、职责权限的合理划分；确保不相容职务相互分离、确保不同机构和岗位之间责权分明、相互制约、相互监督。这一点在一卡通财务管理中尤为重要，比如岗位职责中明确要求：每名使用一卡通综合业务系统的人员都要有个人专用的操作员号及密码，技术维护人员不能直接操作涉及持卡人资金的业务等。根据山东大学一卡通财务的服务要求，设置了一名财务主管与一名负责结账的出纳负责总体的设帐、核算、结算、报表业务；6个分中心各设2名会计负责各分中心的制卡、卖卡、充值等前台综合业务，要求做到日清月结。

设置“银行存款”、“现金”、“应付账款”、“其他收入”、“代管款项”会计科目，开设上述会计总账、明细账账户，对相关会计业务进行分类核算管理，具体核算如下：

（一）充值业务

以各校区分中心每日填写的日资金结算单及银行存款进账单为原始凭证，与综合业务系统报表数据对账无误后：

借：银行存款

贷：代管款项

（二）制卡、售卡

定期与各分中心盘点对账无误后，以制卡、售卡登记单为原始凭证。

借：银行存款

贷：其他收入——制卡、卖卡收入

（三）商户结账

月末，将会计总账与一卡通系统的各项数据进行核对，若发现有涉及商户的异常流水，立即会同系统维护工程师及商户分析确认，出具异常流水调整说明，相关人员及领导签字后，根据调整后的商户报表数据结账。

借：应付账款

贷：银行存款

总体来说，一卡通财务使用的科目比较少，但会计核算、对账的业务量很大，由于一卡通财务依托于一卡通的综合业务系统，涉及金融的有充值、制卡、补助、扣款、冲正、补记流水、平帐、管理费、开户、销户、卡库余额比对等专业性很强的业务技能，这就需要对综合业务系统熟练、对系统中各种报表的勾稽关系精通才能完成对账工作。可以说，一卡通的综合业务系统就是一个综合的金融操作系统，对它的原理、操作不精通，财务管理便无从谈起。

三、规范全校收费管理工作，提高财务结算效率

校园卡的电子支付功能，使校园内的现金流量大大减少，校内的一些有偿服务机构不再收取现金，而是将所得收入从校园卡直接划转到相应的财务账户之中，这样一来，在规范了校内收费管理的同时，还减少了经办人员挪用公款的行为，有利于各个服务机构收入的透明化。同时，校园卡结算已成为学校财务管理信息化的有力工具，极大提高了财务结算效率。依托于信息化的发展，校园卡财务每年累计发放校医院学生医疗报销补助、各部门、院系餐费补助600余万元，3万人次；为四、六级英语报名扣款、普通话测试扣款、各部门党费扣缴130万元，4.5万人次；为在校学生发放开水补助5万余人次，发放教师餐费补助4000余人次，极大的发挥了校园卡的电子化服务职能、部分实现了数字化校园的愿景。

四、发挥财务专业优势，杜绝系统漏洞

由于我校规模、影响力都比较大，一卡通系统的厂家很愿意把一些新的功能由我们先尝试，再行推广，比如：新研发的移动手机充值系统，在试运行中发现每月的错误率在30%以上，经与技术人员反复查找发现是因为所采用的是无线传输技术的原因，随提出整改要求，最后与省移动公司协商设立充值专线，圆满解决了此问题。

五、积极拓展一卡通非人工服务功能，用管理创新来提高服务水平。

这就要求财务人员站在全校需求的角度，协同技术人员到各部门做好调研，找准提高全校信息化的突破口。在当前高校实行“三定”的大趋势下，人员紧缺已成为常态。在这一情况下，如何不降低服务质量呢？只能通过管理创新来提高服务水平。

第一，配合一卡通实现新增的“掌上一卡通”和“电子支付平台”的建设，完善财务流程设计。使持卡人通过手机、电脑就能实现充值、缴费、挂失、解挂等操作。

第二，积极推进现金充值机的使用，取消人工充值。既提高了效率，又解决了人员短缺问题。

第三，主动创新，积极协调。每年的毕业生离校销户业务往往是全员上岗，加班加点的工作状态，即使这样，对账工作也是异常繁琐。这就需要财务人员主动协调技术及银行等部门，探索无现金销户的方案。经过充分论证，在毕业销户期间由银行开通一卡通与银行卡互转业务，由学生自助把一卡通余额转到银行卡，同时学生卡到期后自动转为临时卡就解决了往年头疼的毕业生销户问题。

六、结语

综上所述，校园一卡通是一项系统工程，在建设过程中涉及学校方方面面，这需要通过不断探索研究，认真总结经验，使其发挥更好作用。

参考文献

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[3]周迪嘉.浅析高校校园一卡通的实务应用和财务管理[J].时代金融，2012，35：199-200.

作者简介：王群（1969-），男，山东济南，工商管理硕士，现任职于山东大学财务部，会计师，研究方向：高校一卡通财务管理。