新形势下如何做好企业档案的管理工作

姜娇

【摘 要】档案作为企业重要的历史留存资料其在实际中与企业的发展有着一定的联系，因此必须要针对企业的发展需求及发展形势来制定相应的档案管理体系，保证在档案管理工作执行的过程中可以按照预期的要求来开展。而目前在新形势下企业为了应对社会发展的要求也在不断的进行改革，而這也使档案管理工作的要求随之增多，为此要想使档案的价值可以良好的开发出来则需科学的运用管理措施来做好相关的企业档案管理工作。

【关键词】新形势 企业 档案管理

在新形势下企业档案管理工作要想良好的开展必须要保证其具备完整的管理体系、管理制度、管理流程，并且在管理工作中科学的运用现代化的管理技术及管理方式，以此来应对企业档案管理工作在新形势下不断增多的要求。以下则通过对现今在企业档案管理工作中主要包含的内容进行分析来探讨其在实际中所需注意的管理要点，并研究了在新形势下企业档案管理工作的发展方向，立足于此从多角度提出了在实际中可以采取的措施来提升企业档案管理工作的水平。

一、企业档案管理工作的要点内容

（一）注重企业档案信息的收集工作

在其档案管理工作中对档案信息进行收集属于其基础环节之一，通过档案信息的收集可以对企业在运营中所产生的信息资料及时的进行处理，以此来防止在档案管理工作中存有信息遗漏等问题。并且在实际中通过证档案收集工作的进行还可以保证档案信息的完整性、真实性，这样可以为档案信息资源的价值提供可靠保障。

（二）提供企业档案的整理工作

要提供企业档案的管理水平，就必须从大量的各种信息资料中筛选出有价值、可为企业查考利用的资料，在接收档案进馆时严把质量关，依据不同的属性进行科学分类，并将各种信息资料在找出互相之间有机联系的基础上进行组合。并在企业档案的整理、鉴定、保管等各项业务基础各种中，注意保证档案的高质量。

（三）加强档案检索工具体系建设

目前，许多企业档案馆（室）档案检索工具种类单一、功能不全、检索速度慢、效率低。随着档案管理科技含量的不断增加，档案检索自动化已成为今后企业的发展趋势。企业档案馆（室）应根据自己企业的需要编制检索工具种类。使馆藏性、查找性、指导性检索工具相互配套，突出检索工具的有效性、兼容性、存储性特征；各个种类的检索工具要配套、并存，并能把馆藏档案的内容特征、形成特征和储蓄地点揭示出来；编制以查找性检索工具为主，指导性检索工具为辅，以适应信息时代要求档案管理提供高效利用及拓宽开发档案信息源渠道的要求。

二、创新企业档案管理工作

（一）转变服务理念

现代企业管理制度下，档案工作者应树立主动服务理念，主动融入企业，参与企业生产全过程，了解并把握企业职工档案利用的当前需要与潜在需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容、范围和形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工、转化、制作成信息产品提供服务。在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台；另一方面，在对信息需求充分调整的基础上建立专题，收集、筛选深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务；第三是为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。

（二）强化档案意识

首先企业领导要在认识上予以重视；其次档案部门要加强对档案工作自身的宣传，让广大员工了解档案工作的性质、地位和作用。客观地说，目前企业需要利用档案的人并不少，但实际利用档案的人数并不是那么多。这其中的原因之一就是不少人缺乏档案意识，不懂得或者不知道利用档案。应通过广播、电视、报纸、互联网等大众传播媒介和举办档案展览、举办培训班、开展专题讲座等形式大力开发档案信息资源，大力加强对档案和档案工作的宣传，着力普及档案知识和提高社会的档案意识，逐渐改变人们对档案和档案工作的神秘感和陌生感，培养人们自觉利用档案的意识，同时教会人们怎样利用档案，交给人们打开档案信息宝库的钥匙。

（三）加强企业档案队伍建设

企业档案管理队伍建设应朝着知识结构综合化、年龄结构阶梯状、性别比例适度、高学历人员所占比例适当的目标努力，只有这样才能实行现代企业档案工作的持续、长久、高效发展。档案工作人员必须树立正确的价值观，树立终生学习理念，在工作中摸索、在摸索中积累、在积累中沉淀、在沉淀中创新。档案工作者要顺应信息时代发展的需要，学会利用计算机处理信息技术，还应学会利用网络进行档案信息的开发应用，实现档案信息资源共享。企业管理者要以新的方式、新的观念全方位发掘、培养、选拔档案人才，建立档案人才库，并不断尝试采用新的模式激励档案人员充分发挥其聪明才智，为企业发展提供智力支持。

（四）加快档案信息化建设

在新形势下企业档案管理工作信息化发展是其所需面对的主要发展趋势，因此则需要针对企业档案管理工作的需求、特点及内容来制定完善的信息化建设体系，以此来通过信息技术建立起具备高效、快捷、方便的管理系统，从而使档案管理工作可以更好的服务于企业的实际发展需求，满足其对档案信息资源的利用要求。而在档案信息化管理建设的过程中需要注意其必须要具备良好的基础条件，以一定的资金、技术和人才的支持来为档案信息化建设创造一个良好环境尤为重要。为此，就要在积极拓展档案服务领域、提高服务质量的基础上建立档案信息系统网络，为档案信息化建设奠定基础。

参考文献：

[1]于杰青.关于新形势下做好企业文书档案保密管理工作的思考[J].企业文化旬刊，2017（3）.