档案管理的信息化建设思考

◎顾 芸

媒介管理

档案管理的信息化建设思考

◎顾 芸

本文首先对财务档案现状和问题进行了分析论述，然后就如何抓好财务档案管理尤其是财务档案信息化提出了对策建议，具有一定的现实意义和参考价值。

财务档案 信息化 建设

一、财务档案管理的现状

南水北调中线工程由水源工程、输水干线工程和汉江中下游治理工程三部分组成，湖北省主要承担汉江中下游治理工程，即兴隆水利枢纽、引江济汉、部分闸站改造和局部航道整治四项综合治理工程，规划总投资107.03亿元。工程实施后对减缓南水北调中线调水对汉江中下游经济社会发展及生态环境影响至关重要。由于受工程前期论证和建设方案比选的影响，在整个南水北调中线工程中,汉江中下游四项治理工程开工的时间相对较晚。为实现南水北调中线主体工程“同步建设,同步受益”的工作目标,在时间紧、任务重、要求高、难度大的多重压力下，经参建多方共同努力，抢睛天，抓雨天，保质量，促进度，汉江中下游四项治理工程于2009年2月26日开工，2014年底基本建成，其中兴隆枢纽工程于2014年9月26日正式运行，引江济汉工程2014年9月26日正式通水。在比中线主体工程晚开工6年多的情况下，实现了“提前通水、提前受益”。

作为南水北调中线

工程的重要组成部分，湖北四项治理工程投资大、工期长、涉及的区域广、参与的部门多,直管工程、委托工程和合同承包工程交错复杂,资金支出具备长期性、流动性等特性。财务档案既是完整反映工程建设管理全过程的重要基础资料，也是办理工程竣工验收手续必备的关键支撑。由于湖北省南水北调工程建设的特殊性，受工程人员变动以及现场施工流动等因素影响，财务档案资料数量大、类别多、跨度时间长，加之信息化建设滞后，在档案的收集、归类、整理、建档管理过程中，还存在众多不被重视、管理不到位的状况，都需加以分析和解决，工程财务档案管理任务十分繁重。

二、财务档案管理中存在的突出问题

1、档案管理制度不规范。

2013年，湖北省南水北调办（局）针对南水北调财务档案颁布了《会计档案管理实施暂行办法》。但工程早在2009年即开工建设，管理制度制定滞后，因此造成部分财务档案资料因制度建设滞后而在建设过程中收集不齐全、不完备，甚至部分遗失。同时，在工程实际建设过程中财务档案管理制度执行不严格、不到位，规划、工程、财务、档案综合管理等部门相互之间没有形成有效的协作运行机制，造成财务档案管理与其他工作衔接不紧，各类档案资料的日常收集、归类、整理、审核以及集中归档管理责任不明确，没有形成有效的工作流程，相互脱节，对工程建设过程中财务档案日常管理缺乏有效的指导和监督。

2、财务档案归类整理不及时。

湖北省南水北调工程工程从2005年启动工程前期准备到2014年主体工程完工，建设点多、线长、面广、跨度时间长，部分项目没有明确具体财务档案收集归档人员，缺乏专人负责财务档案管理，而且人员变动较为频繁，以致于有关人员手中有财务档案资料却没有收集；另外，一些财务财务人员由于缺乏对财务会计档案的专业了解没有将形成的所有财务文件进行收集，除了对会计凭证、报表、账簿比较重视外，对预算、决算、计划、合同等一般档案的重视程度不够。财力档案资料日常管理不够集中规范。很多单位在年度终了并没有按规定将已形成的会计档案及时整理立卷，装订成册。有的虽然进行了整理，但案卷的质量不合规。

解决交叉渡线定位问题时，应用变跨龙门吊对轨道进行铺设，轨道的铺装采用一体化设计，降低了定位了难度。在道床的整体铺装时，首先安排道床铺装人员对道床进行预铺设，提前发现铺设中可能出现的问题，提前解决，这种铺设安排可以大大提升铺设的施工进度，保证工程的整体效率。

3、档案管理硬软件不到位。

由于南水北调工程建设期间点多、线长、面广，工程类别复杂，工程建设财务档案资料内容多、时间长、范围广，加之人员调配历时长、变动频繁，现场档案资料管理人员大部分没有经过专业培训，有的人员还身兼数职，不能主动地或有针对性的有利于档案收集为目标的开展工作，造成资料不完整、不齐全，严重影响了档案日常管理质量。而且建设期间工程建设单位属临时性机构，财务人员流动性大，变动较为频繁。大多数财务人员虽然熟悉财务处理，但缺乏对档案管理的相关知识，而档案管理人员又缺少财务知识，不利于财务档案的分类和专业化管理。加之建设期间全局没有建立起统一的财务档案归档管理的标准库房和良好的设施设备条件，档案资料储存条件总体较差，部分项目财务档案甚至潮湿、发霉。

4、后期财务档案管理任务重。

南水北调汉江中下游四项治理工程的竣工财务决算编制，从资料整理、往来款清理、承包单位工程竣工结算、各级决算编制、湖北省南水北调局汇总、决算审查与修编,直至上报国务院南水北调办审查,这一过程需要较长的周期,如果顺利,竣工半年内基本可以完成,如果某一个环节因故延后,预定的时间就不可能完成。目前，湖北省南水北调工程已签订的建筑安装合同96个，合同金额大，施工期长,不同程度的存在设计变更问题、价差问题、索赔问题，这些问题如果解决的不当,都直接影响价款结算的顺利推进。以上诸多因素都制约竣工验收财务决算的开展，从而影响工程档案的顺利验收。

5、档案信息化管理亟待加强。

由于财务档案管理缺乏系统规划和统一管理，档案信息化、规范化标准建设随之滞后。虽然部分项目在一定程度上采用计算机辅助档案管理，但由于档案信息化系统开发缺乏整体规划性，管理软件在实用性存在着不足，档案管理设备型号多样，设备档次不同，没有形成一致的硬件环境。传统的财务会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，不得随意篡改。在信息化建设的过程中，财务保障范围的拓展和管理要求的提高，迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子化财务档案，实现财务档案的网络化管理，是搞好财务档案管理的必然选择。我省南水北调工程财务档案信息化管理还处于初始阶段，急需从技术组织、系统集成管理、网络技术更新上获得有力支撑。

三、加强财务档案管理的几点建议

1、规范管理，统筹规划。

根据相关规定和法律，制定一套财务档案完整的保存、整理、查阅、销毁程序，严格财务会计档案工作流程；要强化对财务档案管理工作的组织领导实行统筹规划，组织协调，加强财会部门与档案部门之间的分工合作，将财务档案统一纳入单位档案管理信息化系统范畴，统一规划、统一平台、统一标准、统一建设、统一管理，共同做好财务档案的管理工作。

2、分类整理，集中归档。

一是要集中力量做好归档前整理工作，严格按照会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类四个类别进行分类、整理，并按规范要求装订成册。二是做好归档工作。认真填写财务档案案卷名称、起止时间、册数、保管期限等内容，统一档案编号、规范档案管理，调阅时更加方便快捷。三是及时移交专业的档案管理部门。财务部门对每年形成的财务档案整理立卷或装订成册后，在当年终了后，可暂保管一年。一年期满后，财务部门编写清单移交本单位档案部门统一保管。四是严格财务档案的调阅使用。财务档案的查阅、销毁等应严格按照规定手续办理，必须经分管财务领导审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自查阅。档案在使用完毕后需及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，采取补救措施。

3、大力推进档案信息化建设。

档案信息化建设是指档案信息的数字化，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档。保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，能实现档信息的数字化和网络化；实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；实现档案信息高度共享；能极大地提高档案管理水平和档案资料的综合利用效率。我省南水北调工程档案管理信息化建设应结合实际，着力推进信息化系统“软”、“硬 ”件规范化建设。

（一）提升软件能力

1.进一步提高对财务档案管理信息化的认识。单位负责人应保持高度的责任感，关注部门财务控制环节，按照《中华人民共和国会计法》开展相应的工作，也就是部门领导应当承担起自身部门会计活动还有相关信息的监管理工作，推动数据真实性水平不断提高。

2.完善财务档案信息化制度。着力完善财务报表体系，并通过数据处理及时性、高效性还有完整性不断提高财务报表水平。不断提高会计档案控制标准化水平。应提高核算体系标准化水平，推动财务控制体系完善。

3.积极完善财务档案数据库。档案数据信息化为档案控制过程中非常关键的基础，为开展另外的财务控制活动还有工程营造的重要基础。应重点加强我省南水北调工程建设全过程财务档案资料的收集、归类、整理、建档，确保财务数据齐备。

4.不断提升财务人员信息化素质。财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍，是财务档案管理信息化的重要基础。

（二）夯实硬件基础

1.加强财务档案的信息网络建设。按照统一规划的原则，构建统一平台和标准的档案信息网络系统和档案数字化设备，包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机网络。它是档案信息传输、交换和资源共享和基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

2.建立财务档案安全运行管理机制。加强对系统的监控，网络之间要实行物理隔离，对各种数据进行备份。根据国家 《电子文件归档与电子档案管理办法》的“至少一式2套，一套封存，一套供查阅使用”的要求进行。

3.实现财务档案管理辅助决策系统的建设。在档案管理过程中应当实现定量分析同定性分析有机统一，合理借助档案，提高有效利用率。

[1]郑姣：《浅议财务档案信息化管理》，《四川水利》2011年第4期

[2]李毓军：《浅谈水利工程档案管理工作中存在的问题及对策》，《华章》2013年第15期

[3]翟秀芹：《论科技档案实体管理与现代化档案信息技术融合》，《办公室业务》2012年第3期

[4]张立：《浅谈如何加强水利工程项目档案的收集工作》，《兰台世界》2011年第S3期

[5]范永胜：《水利工程档案资料管理和应用》，《山西水利》2011年第8期

[6]孔莉：《对财务档案信息化管理建设的探讨》，《办公室业务》2012年第5期

(湖北省南水北调监控中心)