高职院校档案管理的发展现状及整改措施

马淑杰

摘要：随着我国教育事业的不断改革，高职院校档案管理工作越来越重要，也是其中重要的组成部分，同时也为我国教育事业的发展做出了巨大的贡献。档案管理在高职院校中属于一种最基础的工作类型，同时也是高职院校管理职务的主要构成单位。近几年，我国高职教育水平和质量虽然一直在不断提高，但是由于新形势下的诸多要求，给高职院校档案管理工作带来了很大的难题。笔者在本文中简单的分析了我国一些高职院校的档案管理工作，针对目前的发展现状及存在的问题，提出相应的对策，为日后相关工作提供借鉴，具有一定的现实意义。

关键词：高职院校；档案管理；现状分析；对策探讨

【中图分类号】G717.24

对于我国的一些高职院校来讲，多数的高职院校都是由各大专业学校合并升级而成的，其中这些学校在管理体制和模式还停留在以往传统的方法上，在很大程度上制约和影响高职院校的发展。新形势下，高职档案管理工作转变陈旧思想和观念是必然的，同时在日常实际的工作中找出影响因素，提出解决措施，促进高职院校持续发展。

1 高职院校档案管理的重要意义

1.1重要地位

每一所高职院校的长期发展，是完全离不开档案管理工作的，这也直接影响着学校办学历史和特色的积累和沉淀，真实记载着学校的发展历史的全过程，同时档案管理也是学校重要的信息资源和文化财富，是维护学校历史真实面貌的基本凭证，具有重要的历史价值。

1.2重要作用

高职院校发展的历史过程需要真实的凭证，反应一所学校的历史全貌。高职院校中的档案评估工作发挥的作用是不可替代的，其中客观、公正、全面的评估，直接影响着学校的发展及评估工作的结果。高职院校档案記录着学校创建和形成的原始过程，具有很强的直观性。营造较为良好的人文环境，对学生进行有效的思想道德教育，从而促进校园的和谐建设。高职院校科研档案是科学创新技术的源泉和动力，是相关工作人员进行研究工作的重要保障和基础。高职档案可以提供学历证明等材料，为毕业的学生提供学历证明，同时也是教师职务晋升及评定职称的依据，为师生提供第一手的原始资源和材料。

2 高职院校档案管理工作的发展现状

2.1高职院校档案管理职务地位低

档案管理属于高职院校内的基础性职务，同时也属于一种服务类型的职务，所以很多高职院校都曾表示，档案管理职能很难凸显办学功效，因此，在很大程度上导致档案管理职务在一些高职院校中所处的位置是比较低的。目前我国大多数的高职院校都已经意识到档案管理职务的重要性，然而，在现实的工作中却又很多高职院校没有注重档案管理工作，其中有很多的高职院校会存在许多托词，有意识的削弱档案管理职务的功能与地位，这样就使相关的档案管理机构没有存在的价值。

2.2档案管理工作人员专业素质低下

据相关调查，目前我国多数高职院校的档案管理人员的素养普遍不高。一些院校档案管理人员大多数并不是专业的，也没有受过任何专业性的训练和学习，缺乏相关专业知识和学历。还有一部分院校存在拉关系走后门的现象发生，把自己的亲属或朋友分配到档案管理机构任职。此类任职的人员队伍，终究会导致高职院校档案管理漏洞百出，存在这样或那样的问题，完全忽视了档案管理职务对高职院校的重要性。在日常的工作中，档案管理机构不能和其他部门进行有效的沟通，甚至没有进行过密切的合作，这样就会使档案讯息的获取渠道受到很大的影响，工作人员缺乏电脑操作能力，档案管理职务的变革更新很难实施，从而使档案管理职务僵硬呆板，阻碍档案管理职务水平提升。

2.3档案管理基础设施陈旧落后

随着时代发展，我国科学技术的进步，目前各个领域都已经实现了智能化办公，然而，针对一些高职档案管理机构仍然使用最基本的计算机办公设施，计算机应用的领域具有一定的局限性，因此，档案应用的无纸、数字、网络电子化基本不存在。甚至有部分高职档案管理机构还在用已经淘汰或弃用的计算机，难以配置现代化的管理软件系统。另外，还有一部分的高职档案的采集、记录、编排、分门别类等工作都要靠人工手写，并没有利用现代化的讯息技术。因此，档案讯息的出错率相对较高，频繁的出现漏洞，削弱了档案管理卷宗的品质与可信度。

2.4高职院校档案应用率偏低

针对我国目前一些高职院校档案管理内容，依然是一些传统的基础建设、党员职务、行政教学、财务类档案为主，几乎没有其他档案的内容。缺乏图片、语音、录像、实体物档案，甚至院校的特色档案也所剩无几。这样就会造成院校的教学研究、用人机构和检查评析服务的职能作用相对较弱，档案的应用范围也相对较为狭窄。并且因为一些比较陈旧的思想理念和档案管理规章制度的限制，导致高职院校档案管理工作人员缺乏服务意识、工作效率低，从而大大降低和减少档案的利用率。

3 高职院校档案管理工作的发展对策

3.1提高院校档案的认识水平

充分理解高职院校档案的内涵价值、地位及主要性。高职院校的档案内容是别类管理职务的重要讯息源头之一，是高职院校的财富库藏。对于推进院校教学的创新变革、科学化管理、教学品质、科学研究、工作效益、各项权益、展览院校各项特色及发展流程具有重要的作用价值。

3.2规范化档案管理水准的提升

高职院校的规章制度可以说是现实档案管理职能规范化的准则。高职院校必须要严格遵守档案法规，综合院校内的客观因素，制定相应的规章制度与规范标准，并且要对规章制度和规范标准的落实进行周期性的检验，奖罚评析，依据法律法规实行治理、维护、使用档案。建设有成效并且井然有序的管理机制。强化档案监管职务部门的责任意识，建设高素养专业化单位，在日常的工作中不断强调按章处事，坚决执行不动摇坚持的原则要求，履行职务水准不走样，不投机取巧，严格遵守各项规章制度，这样才能够保障高职院校档案管理职能规范化和高水平。

4 总结

做好高职院校档案管理工作，具有非常重要的意义，部分高职院校要及时和其他高校进行接轨，吸取精华部分，以积极向上和多元创新的进取精神，最大限度的实现档案数字化及网络建设，构建和谐社会创造优质的环境。

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