电力企业档案信息化建设的探讨

汪仙

摘要：当今世界已经是信息化时代，任何企业要想在市场竞争中不被淘汰，都必须紧跟时代，勇于创新。通常电力企业往往规模较大、机构较杂、分支较多，使之对现代化的信息管理有着更加迫切的需求。而企业档案的信息化正是整个企业信息化的重要一环，对企业正常运行和发展产生着十分重要的影响，所以对于电力企业来说，无论愿不愿意，加快推进企业信息化建设都是必由之路。也只有这样才能不断提高自身市场竞争力，促进企业更好的适应时代要求，实现长期可持续发展。

关键词：电力企业；档案；信息化；建设

在现代社会，企业档案是企业的一项无形资产，具有重要的作用与地位，对电力企业更是如此。在电力企业中，档案工作虽然不像其他部门工作为企业发展“冲锋陷阵”、“开疆拓土”，但以其丰富的信息资源，为企业日常经营运转提供基本的保障。档案管理也是企业管理中的重要组成，它不仅仅是档案部门的事情，也需要所有部门和人员的支持配合和共同参与。今天，随着信息化技术的不断深入发展，传统档案工作方式和管理方法越来越难以满足企业发展的需求，因此，推动档案信息化建设，也已经成为电力企业必须要认真思考的重大课题。

1.电力企业档案信息化的意义

与传统档案工作方式和管理方法相比，对于电力企业来说，档案信息化管理，具有以下积极几点意义。

1.1降低成本，节省资金

电子文件的使用和普及，档案将逐步走向无纸化。网络及办公设备的现代化，使得可以充分发挥计算机的作用，如如查询文件，修改、存储、传输等工作变得更为容易。总体而言，与传统方式相比，无论是复印、存档还是查阅，所花费的费用将大大降低，也可以节省大量的人力资源。

1.2提高工作效率

档案信息化后，电力企业将会更多的采用电子文件，并借助信息化系统，这些文件能及时、迅速的在企业更部门将流转，准确反映企业日常运营状况，更好的服务企业生产服务整个流程。另一方面，通过信息化管理，档案工作者能更有效、更便捷的采集、编制企业档案，而对于企业其他部门人员，则能够更高效、方便的调阅和检索企业档案信息，将极大的降低工作人员的时间成本，提高工作效率。另一方面，档案管理人员也可以借助信息化手段，在企业内部提供更多样化的服务，满足企业发展需求。

1.3促进企业发展

档案信息化建设，也将改变企业内部沟通联系机制，促进企业内部沟通，加强决策层和执行层的联系，促进电力企业内部信息资源的利用和共享，以及知识和经验的交流。借助信息化手段，保证了沟通的及时、有效，将提高企業管理效率，进一步提升电力企业信息化程度，促进电力企业的发展。

2.电力企业档案信息化的挑战

传统档案虽然存在效率低、成本高、人为误操作的可能性大等问题，但也存在一些优点，例如原始性，纸质档案通常保留的是第一手材料；又例如真实性和完整性方面，传统档案也具有一定的优势。因此电力企业在推动档案信息化过程中，既要体现信息化技术带来的特点，也应保留传统档案的优势，这就对档案信息化提出了更高的要求。另外电力企业档案信息化建设完成后，对自身档案管理工作也提出了挑战，而且这是一个系统工程，需要认真加以探索。例如电子文件的电子签批、归档、存档、再利用等整个流程和工作方法都需要重新建立。再者，是对相关技术提出了挑战。电力企业的档案量十分庞大，而且对安全性和保密性的要求也极高，因此，对信息化的软硬件要求也很高。最后还有一些可能遭遇到的法律障碍。通常法律上档案之所以能发挥凭证的作用，主要是在于其原始性。原始档案通常保留了当事人的书写字迹，较容易通过技术手段辨别真伪，而且白纸黑字，具有很强的法律效应。但如果使用电子就存在无法认定其原始性的问题，而且很难分辨同一文件不同版本的形成过程，这对其法律凭证作用产生了影响，所以目前电子档案的法律定位还不十分明确。

3.电力企业档案信息化建设的方法

3.1做好总体规划，有步骤有阶段的分步推进

电力企业档案信息化是个系统的工程，涉及到方方面面，不仅包括企业的信息网络、软硬件系统，还涉及到工作人员的培训、企业各部门功能的重新分配以及技术支持和运营维护等各个方面，同时也与企业的日常管理和工作流程、企业文化等宏观方面相关，可以说是牵一发而动全身。因此，对于电力企业来说，推动企业档案信息化，必须做好总体规划，使之与企业发展战略相适应，同时又要做好短期内的行动计划，制定阶段性目标，做到有步骤、有阶段、有内容地切实稳步推进，保证档案信息化建设持续性。

3.2制定相关制度，让档案信息化工作规范推进

对于电力企业来说，一项涉及企业多方面改革的措施要想顺利落实，并发挥应有的作用，就必须加强相关制度建设。档案信息化建设涉及的部门多、范围广，甚至部分内容涉及企业核心机密，更加需要用制度加以规范。因此，推动档案信息化建设，电力企业必须制定和完善相关制度，并在工作中不断修正和调整，逐步形成一套行之有效、运转灵活、涵盖全面的工作流程，使相关工作的推进和落实能够有依有据和规范化。另外要对档案部门的工作內容和细则予以规定，例如何种文件资料必须要收集和归档，如何查阅和检索的利用档案，档案部门各岗位的职责等，只有做好制度规范，才能确保档案信息化的权威性和准确性。

3.3培养专业人才，为档案管理信息化人建设提供坚强保障

电力企业要实现完全意义上的现代化管理，就必须加快档案信息化建设。但任何事情都必须依赖人去推进、落实，尤其是专业的人才，在企业中就更显的弥足珍贵。在档案信息建设过程中，档案人才是否专业，是否掌握相关技能；管理人员是否优秀，是否具有信息化管理的意识和能力，这一切都会对企业推动信息化建设产生根本影响，直接决定了相关工作的成败，所以对于电力企业档来说，推动企业档案信息化的重中之重就是培养或引进相关专业人才。

参考文献：

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[2]陆杏.电力企业档案信息化建设的探讨[J].管理学家，2013，（18）.

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