简析两种档案管理方式共存的问题及对策

杨铃

摘要：随着计算机的普及，电子档案逐步取代纸质档案，但是就目前而言，电子档案和纸质档案并存。本文主要针对这两种档案的管理方式进行分析，首先对现状分析，其次就两种档案的联系以及两种档案并存的问题进行汇总，最后给出建议。通过本文的分析，旨在加深对档案管理的了解。

关键词：纸质档案：电子档案：问题：对策

一、两种档案并存管理的现状及原因

（一）纸质档案与电子档案互不兼容，简单并存

目前各地区、各机关企事业单位中均形成电子和纸质两种文件，对于纸质文件按照传统的做法将其依据保存价值归档保存，使其依然保留毋庸置疑的“档案”身份。对于电子文件，大多数单位仅限于光盘、硬盘存储，没有按照相应标准进行归档保管。尤其县市级机关单位多数是进行了计算机检索和简单的存储、打印目录等，管理不规范。

（二）对电子文件重要性认识不足，存档内容单一

多数使用办公自动化网络系统的单位，对电子文件没有进行整理、鉴定、归档，仅是把电子文件存储在硬盘内。这样，即使不会丢失，日积月累，电子文件亦会成灾，甚至一些单位的电子文件处于自生自灭状态。未使用办公自动化网络系统的单位，用计算机进行办公和事务性管理，大部分是处于办公自动化的起步阶段，多数只用计算机起草文件。一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数未被保留，而是被新起草的电子文件不断覆盖，或因存储载体用于其它信息的存储而被清洗。还有一些电子文件形成部门不懂档案管理知识，档案管理部门无法介入电子文件形成过程，对电子文件的收集、整理、归档仅限于对每年的计划、总结、汇报等年年都有的材料存储到硬盘，因此提高对电子档案的认识势在必行。

二、两种档案之间的联系

（一）档案管理

纸质档案的基本原则对于电子档案的管理同样具有指导作用，具有生命力。档案工作的基本原则之一是要确保档案的完整和完全；在电子档案管理工作中也一样要遵循档案的完整性原则。必须注意的是，电子文件档案化的业务方法、技术必须沿着继承与创新前进。

（二）保管

任何文件保管的最终目的都是为了利用。电子文件的载体脆弱、寿命不长，而要长期和永久保管就有必要将电子文件的信息内容在纸上和缩微片上制作拷贝。同时，电子档案保管技术起步不久，存在着多方面不足；而对纸质档案的保管则历史悠久，已形成了一套完善的管理体系，其保管技术也较成熟。电子档案的保管技术在一定程度上必须依赖和借鉴纸质档案的保管技术和经验。

三、两种档案并存阶段管理中存在的问题

（一）认识上不足

在日常的管理工作当中，对于电子档案的概念我们从其功能和作用上还没有一个充分的认识，尤其对于一些一线的档案工作者，往往没有及时转变观念，在工作当中把更多的精力放在了纸质档案的传统管理方式上，加之年龄层次、业务水平、学历层次等诸多因素的影响，造成对电子文档收集、归类不齐全，管理上不规范、不完整，或者出现资源上的过度浪费。

（二）档案管理人员年龄、学历层次分差大

档案部门作为一个职能部门，一直以来是一个清闲养老的地方，得不到有效的重视。就目前来讲，档案管理人员年龄层次偏大，业务水平老年化非常严重，而许多年轻人又不愿意从事档案管理工作，這就导致档案管理得不到有效的衔接，出现管理落后、制度不健全等诸多弊病。

（三）管制制度不健全

传统的管理模式一直以纸质档案管理为主，从接收、整理、保管已构成一套完整规范的体系，但相对于电子档案还未有一个成熟的管理模式。各个档案管理单位都在自己的日常管理工作中自行摸索。其安全性、保密性得不到有效的保障。

（四）安全隐患

电子档案自1998年出台《电子文件归档与电子档案管理方法》的试行标准开始，已有10多个年头。由于电子档案信息极易被篡改，且很难找到篡改痕迹，并且随着高端电子技术的迅速发展，破坏档案真实性的技术手段也更加先进。其次，计算机和网络技术日新月异，旧的存储档案内容是否被未来新的高端设备准确无误的解读？面对自然灾害时，电子档案是否可完整复原等诸多问题。如何更行之有效地做好电子档案的安全管理是我们当前档案管理的又一新兴课题。

四、两种档案并存管理策略

由于行业不同，工作的性质不同，纸质档案和电子档案在各领域中都发挥着它们的重要作用。就目前来看，电子档案在信息的存储、处理、传输和共享方面更能行之有效地发挥作用。基于实现档案管理的现代化，进一步搞好档案信息资源的合理开发利用这一角度来看，大力开发电子档案就显得非常必要。而纸质档案其表现出的原始性、直观性、真实性，其重要作用也不容忽视。合理的将纸质档案与电子档案并存，相辅相成，共同发展是至关重要的。

（1）有创新理念，从其本身的性质、特点、功能、属性等多方面入手，从而扩大研究范围；

（2）建立健全档案管理的各项规章制度和相应的法律法规；

（3）提高档案管理人员的业务素质水平。对档案管理人员结构实行优化组合，合理搭配人力资源。多方吸纳档案管理的高科技知识型人才；

（4）更新档案管理设备，加大对陈旧档案管理设备的更新换代，以确保纸质档案和电子档案的安全性

（5）建立联系。电子档案和纸质档案相结合的方式能够更加有效地保管和利用档案内容，为了能够把两者配合使用，应当在两者之间建立相应的联系。

如果目前库存中有大量的纸质档案，而电子档案内容很少，那么在条件允许的情况下，可以将纸质档案中重要的内容进行扫描转换，制作成为电子档案，并把两者同时归档；如果只有电子档案，可以选择电子档案中永久保存的重要部分打印出来，转换成为纸质档案，这样如果电子档案的设备不小心损坏，电子档案失去价值，还存有的纸质档案就可以发挥作用，挽回一些损失。

在电子档案和纸质档案之间可以利用数据库和软件建立通道，使得二者结合，实现方便快速的检索和有效的管理应用。

五、结束语

电子档案和纸质档案两者是密不可分的，作为档案管理人员，要不断的学习电子档案管理的知识，并加强对于纸质档案的管理，做到合理整合与利用，从而提高办事效率。endprint