档案管理电子化服务的建设探微

李文

摘要：当前，档案管理是我国很多单位和部门运行中比较重要的一个方面，基于这种档案管理工作来说，其在新形势下也有一些新的变化趋势出现，因此，档案管理电子化建设的要求越来越迫切，也使其相应的价值越来越突出，本文就重点针对档案管理电子化对电子化对于档案管理工作的影响进行了分析，然后对如何有效加强档案管理电子化建设进行重点探讨。

关键词：档案管理；电子化；建设

随着当前我国电子化水平的不断提升，其在很多行业中都得到了较好的运用，并且也都发挥出了较强的积极作用和价值，这一点在档案管理工作中也不例外，而档案管理工作作为当前我国社会发展中很多单位都极为重视的一个环节，更是需要针對电子化建设进行重点关注，切实提升档案管理的电子化水平也已经成为了今后比较核心的一个发展趋势，值得进行深入研究和探讨。

一、电子化对档案管理工作的影响

电子化进程的不断加快对于很多方面都发挥出了较为明显的创造性改革和优化，具体到档案管理工作中来看，其同样也受到了电子化的影响，发生了一定的改变，这种变化主要体现在以下几个方面：

（1）虚拟档案馆的建立。互联网技术是当今社会发展中比较重要的一类技术手段，其便捷性以及快速性特点在很多领域都发挥出了重要的作用，尤其是对于信息交流以及资源的共享来说，更是可以借助于互联网技术来进行优化，这一点在档案管理中也就得到了较好的运用。档案管理工作受到互联网技术的影响主要就表现在虚拟档案的建立上，虚拟档案主要就是依托于计算机技术以及互联网技术来构建一种电子化的档案系统，进而也就能够发挥出传统档案的作用和价值，但是却在很多方面都能够明显优于传统的档案管理方式，尤其是从利用效率以及服务时限上来看，其构建必要性是极为突出的。（2）档案管理内容更丰富。具体到电子化时代下的档案管理工作来说，其在具体的档案管理内容方面也发生了较大的改变，这种档案管理内容方面的改变主要就是指相应的档案内容越来越丰富，以往的档案信息仅仅是运用文字的方式来记录相关内容，而运用电子化手段构建的档案管理系统则能够通过声音、图像以及视频等方式进行更为系统全面的信息内容保管，进而也就能够有效提升档案管理工作的价值，这也是对于传统档案管理工作的升级和优化，极大程度上扩大了管理的范围。（3）提升服务质量。对于档案管理工作来说，其最终目标和任务就是为了单位或者是机构的发展服务，因此，切实提升服务质量效果也就成为了档案管理创新和发展的关键所在。档案管理服务质量的提升在电子化时代也得到了较好的优化，通过网络服务模式的应用能够较大程度上简化传统档案应用中较为繁琐的程序，进而提升档案应用的效率；从档案信息查询和应用的便捷性上来看，档案管理电子化系统的运用同样具备着无可比拟的优势，其能够通过较为便捷的人机对话来实现相应的功能服务，进而提升知识信息的运用价值和效率。

二、档案管理电子化建设

（一）档案管理电子化建设要点

基于档案管理电子化建设工作来说，要想构建较为完善可行的档案管理电子化系统，首先应该把握好档案管理电子化建设工作的要点内容，基于这些要点采取相应的措施才能够提升最终电子化档案管理系统的运行效果，这些要点主要包括以下几个方面的内容：

（1）恰当构建文件级机读目录数据库。在档案管理工作中，相关目录的构建和应用是比较重要的一个方面，这种目录的有效构建主要就是为了提升档案信息存储以及检索的效率和水平，保障档案管理的高效性。这种目录数据库的构建不仅仅能够在后续档案信息的应用过程中发挥出较强的积极作用和价值，从最初档案信息资源的录入方面来看，其同样能够取得较为理想的便捷性效果，依托于目录进行档案信息录入的效率是比较高的，因此，这种文件级机读目录数据库建设也就应该作为一个要点进行把关。（2）多媒体数据库的构建。对于电子化时代下的档案管理工作来说，多媒体数据库的有效构建同样也是极为重要的一个方面，这种多媒体数据库的构建主要就是指充分借助于多媒体技术手段，将档案管理相关的一些录像资料以及影音资料进行数字化转录，进而促使其能够在档案管理系统中进行较好的归档保管，进而丰富档案管理的内容，保障档案管理系统能够发挥出较强的作用和价值，和馆藏档案全文数据库相互配合，提升档案管理的价值。（3）硬件设备的构建。电子化档案管理建设工作还需要重点从硬件设备方面进行重点关注，只有硬件设备能够有效支撑档案管理信息化系统的构建，才能够促使其发挥出相应的作用和价值，这也是该系统最为基本的一个方面。结合当前档案信息管理系统的基本要求来说，硬件设备的配套需求主要就是围绕着计算机设备以及相应的网络设备进行构建，以此来促使相应的档案管理能够实现较为明显的电子化效果，提升其应用价值。（4）做好归档管理。随着当前我国档案管理工作中相关内容的越来越丰富，其管理的难度也越来越大，这种管理难度的提升也就需要从档案管理的有效保存入手进行优化控制，而具体到档案信息内容的保存工作中来看，电子文件的归档管理就成为了极为有效地一种手段，针对不同类型的文件内容进行分类存储，并且基于不同来源以及不同特点的档案信息进行明确分类，如此也就能够提升档案信息管理的条理性，切实保障档案管理在后续的应用中也能够具备较为突出的便捷性特点。

（二）档案电子化建设的基本流程

基于档案管理电子化建设工作而言，除了要把握好具体建设工作中的各个要点内容之外，还需要从基本的构建流程入手进行规范化把关，这些流程主要有以下几个基本环节：

（1）建立档案数据库。档案管理电子化建设的基本工作就是需要构建完善的档案数据库，这种档案数据库的构建主要就是采用各种录入手段和方式针对档案管理中涉及到的各类内容和信息进行有效录入，在录入过程中还应该重点关注归档以及分类存储，如此才能够保障档案数据库构建应用价值的最大化。（2）构建档案管理局域网。在档案管理工作中，互联网的应用是极为重要的一个方面，这种档案管理互联网的应用首先就需要从局域网的设置入手进行控制，切实有效的保障局域网能够为整个档案管理工作提供较强的服务。（3）构建档案管理网站。为了提升档案管理电子化建设的价值，还需要构建面向服务对象的档案管理网站，通过这网站来为相关人员提供具体的服务，并且也能够依托于该网站来进行相关信息的公布，提升其应用价值。（4）做好电子文件的收集和积累。对于档案管理电子化建设工作来说，其并非是一朝一夕就能够完成的任务，需要在长久的档案管理中做好电子文件的收集和积累，逐步完善档案管理电子化系统的内容，促使其得到不断的优化。

三、结束语

综上所述，对于档案管理电子化建设工作来说，其已经成为了今后档案管理工作发展的重要趋势，这种档案管理电子化建设的开展需要首先把握好其中涉及到的各个要点内容，然后依据相应的流程进行规范化构建，不断完善其应用价值和效果。endprint