浅谈声像档案的数字化处理与长期保存对策

程恺

摘要：随着科学技术的不断发展，新材料、新技术层出不穷，新型的声像档案形式逐渐取代了传统的档案形式，加之新型的声像档案在进行数字化处理之后具有利用率高等特点使其得到更加广泛的应用。本文将对声像档案管理中存在的不足之处以及声像档案的数字化处理与长期保存对策进行分析。

关键词：声像档案；数字化处理；长期保存；对策

一、引言

随着社会的发展、时代的进步，传统的档案形式已经逐渐不能满足人们日益增长的物质需求，新型的、经过数字化处理的声像档案将打破传统的档案形式成为人们的“新宠”。声像档案是以照片、音像资料等为主，以文字资料为辅的形式，对社会生活中发生的事件和重大科学发现等具有价值的信息进行长期保存的资料。

二、声像档案管理中存在的不足之处

（一）对声像档案的长期保存意识薄弱

对于声像档案的归档进行长期保存是从摄录环节开始就已经正式进行的，因此从摄录入员开始就需要进行声像信息的保存和归档工作。但是，由于摄录入员对于声像信息材料的性质认识不够全面等原因，经常不能够及时的进行声像档案的归档工作，使得大量的声响档案流失。其主要流失的方式有三种。第一，受摄录设备储存空间的影响。由于存储的空间有限，在进行声像档案的保存时出现保存失败、资料被覆盖或者删除等现象。第二，在摄录结束之后没有及时交给相关声像档案管理人员进行分类管理，造成日后声像档案积压过多，再想进行分类管理时工作量增加，后期管理十分困难。第三，由于摄录入员和档案管理人员的流动，使得部分档案在此过程中流失。

（二）在声像档案特殊归档要求方面存在问题

声像档案的归档和长期保存具有时效性之外还具有其他一些特殊的要求。首先是声像档案归档时必须具有时效性，尤其是针对保存价值较高的档案和具有特殊用途的声像档案，在对它们进行归档时要及时，否则将无法查实资料的具体时间，并且在归档时要确保资料的完整性。此外，声像档案有其自身的特点，必须通过多媒体设备才能够输出，如果在此基础上加上文字进行辅助，将会在很大程度上提高档案管理工作的便捷性，但是目前的声像档案在归档之后大部分没有特殊的要求，这将给归档工作带来极大的不便。

三、声像档案的数字化处理技术

声像档案的数字化处理技术包括三个方面，即照片资料的数字化处理、音像资料的数字化转换以及数字化声像档案的统一管理。首先是照片资料的数字化处理。这一部分是通过将纸质的照片进行扫描成为电子版之后进行存储而形成的，用户可以根据自己所需要的照片进行查阅。此外对于过于老旧和发黄的照片可以通过利用PS软件进行处理过后再上传的。其次是音像资料的转化。这一部分是利用计算机中的转换器功能来实现的，其中比较常用的是A/D转换器，对于视频资料的转换时通过连接录像机和计算机，之后利用视频采集卡来完成的。最后，数字化声像档案的统一管理。先将需要的文件进行压缩，并且对每一个压缩文件进行分类和编号，在后期利用资料进行查找时，可以通过搜索相关的关键词等进行查找，过程简单方便快捷，能够在很大程度上提高声像档案管理人员的工作效率。

四、数字化声像档案的长期保存对策

与传统的纸质档案形式相比，目前新型的数字化处理的声像档案具有较高的优势，它能够保证档案的真实性和档案的质量，在其压缩率方面也是远远的超过了模拟声像档案。但是和其他事物一样，声像档案也不是完美无缺的，它在长期保存方面也存在着诸多问题。因此，对于声像档案的数字化处理与长期保存方面，提出了以下几条对策。

（一）数字化声像档案的迁移风险规避

所谓的迁移就是利用计算机技术将原始的数字化档案格式转变为其他的格式，使其适应用户的计算机配置，便于用户进行浏览。但是在档案格式转换的过程中，容易出现文档破损等现象，对文档的完整度构成较大的威胁。此外，用于格式转换的软件质量参差不齐，如果没有统一的标准限制，一旦软件的系统消亡则会对文档的正常阅读产生不利影响，甚至无法继续阅读。因此，在对于声像档案的转换方面可以借鉴国外发达国家的经验，制定统一的格式转换限定标准，并且在进行格式转换前做好备份工作。

（二）对数字化声像档案硬盘存储风险进行规避

目前，对于已经整理完毕的声像档案资料多存储于硬盘当中，这将要求务必保障硬盘的安全，只有硬盘安全才能够实现对内部资料的可读、可取、可用，因此需要加强对数字化声像档案硬盘存储风险进行规避。要想对数字化声像档案硬盘存储风险进行有效的规避，可以采用硬盘安全监测技术的方式来实现，可以让用户在对资料进行阅读和下载的过程中对硬盘的质量安全进行检测，一旦在检测中发现硬盘由于老化或者其他原因影响到使用时，务必请专业技术人员进行维修。此外，硬盘的存储也不是万无一失，应对声像档案进行备份，才能将风险损失降到最低。

（三）对数字化声像档案技术消亡风险规避

数字化声像档案是依靠新型的信息技术和材料实现的，因此由于其原本利用的相关技术或材料消亡而导致部分档案资料丢失也时有发生。这将要求声像档案管理人员在进行声像档案的归档与保管时除了要注重对档案自身的保护意识，也要注重对所利用的声像档案保存技术的重视程度，要选择正规合法的技术进行档案资料的保存，以保障数字化的声像档案能够实现长期保存。

五、结束语

随着科学技术的不断发展，各行各业都开始引进新型信息技术进行自身的改革创新，而档案管理方面也要打破传统的纸质档案管理形式向新型数字化的档案管理转型。但是在轉型的过程中，由于声像档案自身的特点，应注重对声像档案长期保存方面的重视程度，避免由于种种原因造成档案信息丢失的现象，使声像档案能够得到长期完整的保存。endprint