城乡规划档案数字化成果质量保障机制研究

冯彬

摘 要：近年来，随着城乡快速发展，城乡规划档案的类型和数量越来越多，为了能够有效解决档案存储和调阅问题，需要将纸质档案通过数字化转化为电子档案，那么如何保障电子档案质量，保障城乡规划档案数据化成为战略资源的准确性，成为当前大数据背景下城乡规划档案数字化成果质量保障机制研究的主要方向。本文围绕城乡规划档案数据化流程，并针对城乡规划档案数字化保障机制进行阐述，希望能给相关工作人员提供帮助。

关键词：城乡规划 档案 数字化 成果 质量 保障

随着城乡建设的发展，各级城乡规划管理部门在日常审批中产生的档案越来越多，传统的纸质档案库房无法满足大量档案储存空间，因此需要对这些档案进行数字化管理，形成电子档案，并长期保存利用。优质的档案规划能够为城乡规划审批和城市建设提供高效的数据支持，是重要的数据资源，城乡规划档案建设是大数据背景下规划建设的重要部分，也是涉及技术面广，工作量大的系统工程。本文从流程入手来研究档案数字化成果数据的特点，分析影响数据质量的因素，并针对这些因素提出保障城乡规划档案数字化成果的质量机制。

一，影响数据质量的因素

（一）工作人员的素质。在城乡规划档案数字化建设过程中需要各个层面的技术人员合作完成，工作人员的素质高低直接影响城乡规划档案数字化成果的质量，培养勇于创新，勇于沉淀的高素质人才队伍，是保障档案数字化成果质量的重要条件。（二）数字化管理平台。在进行城乡规划档案数字化工作过程中，需要利用现代高科技技术，计算机等辅助设备参与，可以构建高效的数字化管理平台，该平台包含了档案成果入库信息录入以及数字化扫描，在档案数字化过程中，应当减少对于数据质量的影响，采用数字化平台对电子档案进行统一管理。（三）规划档案大数据质量保障机制。由于在城乡规划档案数字化成果中往往包含大量的信息，即使利用图片格式进行压缩，数据量也是比較大的，面对庞大的数据量需要有完善的质量保障机制贯穿于整个档案数字化过程中，并渗透到实际工作开展的各个环节，需要进行严格的质量检查。

二，质量保障机制

（一）档案数字化流程。根据《建设工程文件归档规范》并结合城乡规划档案的特点，通过对档案数字化各环节进行深入分析，提出了具体的工作流程，该流程主要是立足于数据质量保证，能够保证档案数字化工作高效进行，包括档案的整理，著录，数字化扫描，质检，入库。而在整个流程中需要注重严格进行质量检查，在档案整理过程中，需要对档案组卷和整理，包括分类编码制作，拆图，封面等多个环节，完成之后还需要对档案的项目名称，页码总数，案卷编号信息进行提取，以供之后进行使用，档案目录清单和编号也需要在该环节中完成，同时要根据目录清单对档案的内容进行仔细核查，确保正确归类。在录入环节过程中，主要是针对上一环节的信息进行检查，按照目录清单将档案上的信息输入到计算机中，将条目清晰和档案存放的位置一一对应，方便查询电子档案。同时，在数字化扫描阶段中需要对数据的挂接进行再次检查，在确保数据挂接正确之后完成数据入库。

（二）档案数字化成果质检机制。首先从画面质检机制上来看，档案数字化成果的画面质检流程比较简单，但工作量大，因此只能逐步处理，无法进行批量检查，该流程中包括扫描成果，图面质量检查，图片修正以及目录清单检查以及扫描成果材料归类这三个环节。从挂接质检机制上来看，这一环节是质检中最为重要的核心部分，包括数据标准化，数据表的挂接，数据表与数据之间的挂接，具体分为以下七个环节：数字化扫描成果，标准化检查，档案信息表，材料信息表，标准化检查等，完成档案数字化之后，需要对数字化扫描成果的标准化进行严格检查，主要涉及两个方面：电子成果文件名称、格式标准化，以及操作系统自动产生的隐藏文件清理，前者在档案数字化扫描中，由于人为因素的影响，因此很难避免命名错误和扫描成果格式错误的现象发生，需要对这些错误进行标准化处理，而后者在扫描数字化档案过程中，需要对大量的图片进行操作，系统会自动产生一些隐藏文件，需要对这些文件进行清理。在著录中形成的档案信息表和材料信息表需要由人工录入，可以通过两录一校来确保数据的准确性，同时需要对数据表进行标准化处理，包括空格，回车，英文符号的替换，材料条目，连续性检查等。为了能够避免扫描成果与录入信息出现错误，需要人为对这些扫描信息归属进行核查，比对检查成果与档案信息，确保两者对应的是同一个项目的档案内容。

除此之外，档案信息表于材料信息中涉及到档案编号，也就是通过改变编号能够实现两个数据的挂接，档案信息表与材料信息表是一对多的关系，当出现材料信息缺失时，需要验证进入环节是否产生错误，考虑到档案的私密性，档案数字化工作需要在隔绝互联网的情况下开展，对于内存卡等外在连接设备使用时需要受到限制，在档案数字化成果入库前，需要全盘进行杀毒，以确保数据成果的纯净，进而保障服务器的安全性。

小 结

近年来，随着城乡规划档案数量和类型日趋复杂，成果数据质量的保证需要不断进行完善，进而形成高效的档案数字化标准流程和质检机制，同时需要搭建数字化平台，培养高素质专业型人才，从而确保城乡规划档案数字化成果质量。本文立足于实践，围绕城乡规划档案数字化流程，从技术层面提出质量机制认识，并探讨了影响数据质量的主要因素，提出相应的解决措施，为以后的规划档案大数据应用提供参考。

参考文献：

[1] 钱毅， 李洪. 浅论档案数字化质量控制体系构建研究[C]// 2013年全国青年档案工作者研讨会. 2013.

[2] 赵立荣. 城市规划档案数字化管理的探讨[J]. 赤子， 2013（8）：157-157.