Excel函数学习中的问题及对策

申 晓 改

(石家庄职业技术学院 管理系，河北 石家庄 050081)

Excel函数学习中的问题及对策

申 晓 改

(石家庄职业技术学院 管理系，河北 石家庄 050081)

Excel函数在使用过程中容易在函数的选择、函数的参数计算、嵌套函数结构层次分析方面出现问题，正确选择和使用Excel函数应：掌握Excel函数基本使用方法；掌握关联Excel函数之间的关系；加强学生的自主学习.

Excel函数；学习；运用

Excel软件集文字、数据、图形、图表及其他多媒体对象为一体，具有强大的数据管理和分析功能，是目前人们公认功能最强大、技术最先进、使用最方便、最受欢迎的电子表格软件.函数是它的精华，用于快速实现数据的计算与分析.笔者结合多年的“计算机应用基础”课程教学经验，结合实例阐述Excel函数学习方法与技巧.

1 Excel函数的含义及相关术语

1.1 Excel函数的含义及分类

Excel函数是一些预定义的公式，使用一些称为参数的特定数值并按特定的结构、顺序进行计算.Excel函数共有11类[1]，分别是数学和三角函数、统计函数、数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、文本函数以及用户自定义函数.

1.2 Excel函数的参数

Excel函数的参数分类包括数字、文本、数组、逻辑值形式的TRUE或FALSE、“#N/A”的错误值或单元格引用.Excel函数的参数必须可产生有效的值，另外公式及函数也可以作为参数.

1.3 Excel函数的数组

区域数组和常量数组是Excel函数的两类数组.数组是用于建立可产生多个结果或可对存放在行或列中的一组参数进行运算的单个公式.区域数组是一个矩形的单元格区域，该区域中的单元格共用一个公式.常量数组将一组给定的常量用作某个公式中的参数.

1.4 Excel函数的常量

常量是直接键入到单元格或公式中的数字，既不能是公式，也不是由公式得出的数值，可以是文本值或者由名称所代表的数字及文本值.

2 Excel函数的学习方法

2.1 Excel函数的结构

函数的结构以函数名称开始，后面是英文状态下的圆括号，括号内是参数，参数与参数之间以逗号相隔，即函数名(参数1,参数2,……).不同的函数所含的参数数量不一样，但至少含一个参数，参数的意义也不相同.例如SUM(A1:C3)，表示求A1至C3区域所有单元格数据之和；IF(B1>=60,及格,不及格)，表示如果B1单元格内数据大于或等于60，则在指定单元格位置显示“合格”，否则显示“不合格”.

2.2 Excel函数的运用

函数运用通常有两种方法：一是对熟悉的函数可在编辑栏中自行输入；二是按照函数向导步骤进行操作.运用函数进行计算时，如果是手工自行输入，则首先要在运用函数的单元格内录入“=”，然后准确录入函数名、圆括号、相关参数等，录入时需注意所有符号必须是英文符号，最后点击“√”确认即可.如果使用函数向导，选定运用函数单元格，录入“=”后在编辑栏左侧的“插入函数”中选择对应函数名或点击“fx”选择对应函数名，按向导顺序操作即可.需注意的是，在选择函数参数时，范围要选择准确，按步骤完成即可.如果发现运用函数计算结果有误，可单击运用函数的单元格，在编辑栏内进行分析并更改或全部删除重新引用函数.

例如：在D4单元格内显示A1至C3区域内所有数据之和.

方法一：选定D4单元格，手动录入“=SUM(A1:C3)”，点击“√”或回车即可.如图1所示.

图1 手动输入函数截图展示

方法二：选定D4单元格，录入“=”，点击编辑栏左侧插入函数中的“SUM”函数或直接点击“fx”选择SUM函数(如图2)，出现SUM函数参数选项框(如图3).根据选项框下方对应参数的输入说明，点击“拾取”按钮选择有效区域A1：C3，再点“拾取”按钮返回函数参数界面，“计算结果”(见图4)显示在下方，点击确定完成此函数的运用(见图4).

图2 选择函数截图展示

图3 函数参数选项截图展示

图4 函数参数选择截图展示

3 Excel函数学习中易出现的问题

3.1 Excel函数的选择

Excel函数中有许多应用是非常类似的，只是使用过程中有微小差别.比如MID函数和MIDB函数，两个函数均是指从一段内容中提取指定长度的部分内容，但MID函数指从文本字符串中指定的起始位置起返回指定长度的字符，而MIDB函数指自文字的指定起始位置开始提取指定长度的字符串，与双字节字符集一起使用.

计算基于给定样本的标准偏差相关的函数有STDEV、STDEV.P、STDEV.S、STDEVA、SDTEVP、SDTEVPA等，这些函数的功能基本类似，主要区别一是看结果需要估算还是精准，二是计算标准偏差时逻辑值及文本是不是被忽略.STDEV估算基于给定样本的标准偏差(忽略样本中的逻辑值及文本)，STDEV.P计算基于给定的样本总体的标准偏差(忽略逻辑值及文本)，STDEV.S估算基于给定样本的标准偏差(忽略样本中的逻辑值及文本)，STDEVA估算基于给定样本(包括逻辑值和字符串)的标准偏差，SDTEVP计算基于给定的样本总体的标准偏差(忽略逻辑值及文本)，SDTEVPA计算样本(包括逻辑值和字符串)总体的标准偏差，因此在函数的运用中需要学生准确分辨和选择.

3.2 Excel函数的参数计算

在使用MID函数和MIDB函数时，函数参数均为Text、Start_num、Num_bytes.MID函数中参数Text指准备从中提取字符串的文本字符串，MIDB函数中参数Text指需要从中提取部分字符串的文本.Start_num指准备提取的第一个字符的位置.Num_bytes指所要提取的字符串长度.例如，在单元格A1中内容为“我们的学生”，要求使用函数提取A1内容中的“们的”，如果使用MID函数，则参数Start_num录入“2”，参数Num_bytes录入“2”(如图5).如果使用MIDB函数，则参数Start_num录入“3”，参数Num_bytes录入“4”(如图6).因为使用MID函数时，认为“我们的学生”是字符串，每个字占一个字符，因此提取的第一个字符“2”为“们”，长度为“2”，则结果为“们的”.使用MIDB函数时，“我们的学生”中认为每一个字是汉字，占两个字符，提取的第一个字符只能是单数，为“3”，长度为“4”，因为“们”和“的”各占两个字符，因此结果才能显示为“们的”.

图5 MID函数参数的使用截图展示

3.3 嵌套函数结构层次

嵌套函数主要是指函数当中的参数也用函数表示，而且可以多层嵌套，不管嵌套多少层，基本的结构组成不变.嵌套函数运用时层次结构要清晰，避免出现错误.如IF(B1>=90,“优秀”,IF(B1>=70,“良好”,“合格”))，此函数表示在B1单元格中的数据如果大于或等于90，则显示“优秀”；如果小于90且大于等于70则显示“良好”；小于70则显示“合格”.这是典型的IF函数嵌套IF函数，根据IF函数参数运用，如果满足条件，显示一项结果，否则显示另一项结果.在此例中，满足大于或等于90显示“优秀”，不满足此条件时又需要判断是不是大于等于70，因此里面IF函数隐藏的条件是小于90，在此条件下判断是否大于等于70，IF(B1>=70,“良好”,“合格”)作为了外面IF函数的第三个参数.分析结构层次时，参数是包含在括号里面的，上面实例中第一个IF后面的左括号与最外层的右括号对应，第二个IF后面的左括号与倒数第二个右括号对应，参数之间用逗号隔开，结构分析清楚后才能正确使用.

图6 MIDB函数参数的使用情况截图展示

4 Excel函数的学习对策

(1)掌握Excel函数基本使用方法

Excel函数的基本学习方法比较简单，通过对常用函数如求和函数SUM、取系列数中最大值函数MAX、取系列数中最小值函数MIN等基本函数的运用，掌握函数结构组成、参数设置等方法，才能理解并熟练掌握函数的基本使用技巧.

(2)掌握关联Excel函数之间的关系

Excel函数中许多函数是由常用函数关联而来的，如SUM函数是求和函数，IF函数是条件函数，SUMIF函数指对满足条件的单元格求和，COUNT函数是统计单元格个数函数，IF函数是条件函数，COUNTIF是计算某个区域中满足给定条件的单元格数目.掌握基本Excel函数后，再拓展掌握关联Excel函数的含义及使用方法.

(3)加强学生自主学习

互联网时代给人们生活带来了极大的便利，对于高职院校学生而言，借助互联网进行自主学习是必然的趋势.在Excel函数使用过程中，遇到问题可借助于网络明确函数的使用要求，选择正确的功能函数，分析参数设置，达到正确使用函数的目的.

Excel函数的应用为数据处理工作提供了方便，不但减少了繁琐的数据计算，而且为各行各业数据统计、整理提供了参考，是各行业工作人员必备的操作技能[2].高职院校学生掌握Excel函数的基本操作技能必将为将来走上工作岗位奠定良好的基础.

[1] 张秋林.Excel函数学习使用技巧研究[J].科技创业月刊，2016(5)：86-87.

[2] 李星月.浅析几种常用的Excel函数在账务管理中的应用[J].中国管理信息化，2013(7)：16-17.

责任编辑：吴瑞红

Study and application of functions of EXCEL

SHEN Xiao-gai

(Department of Management, Shijiazhuang University of Applied Technology, Shijiazhuang, Hebei 050081, China)

This paper explains the EXCEL functions and parameters, arrays and constant. Choice of function, calculation of functional parameters and the level analyses of nested functions may appear. So the right usage and choice of EXCEL function should be initiated from the basic way of usage, understanding the relationships between EXCEL functions and improving students’ abilities of self-study.

EXCEL function; study; application

2017-03-20

申晓改(1980-)，女，河北藁城人，石家庄职业技术学院讲师.

1009-4873(2017)04-0077-03

TP393.13

A