数字化时代提高医院档案管理有效性的策略探讨

黄腾

摘 要：随着我国科技的不断发展，信息技术不断更新换代，目前我国已处于信息化时代，各种信息的数字化变成多媒体技术、软件技术、智能技术等多方面的基础，数字化技术还引发着现代生活的产品革命，促进着各行各业的发展。本文笔者介绍了数字化管理的重要性，简单分析了医院档案管理尚存问题，并总结了数字化时代提高医院档案管理有效性措施，希望有助于医院档案管理的进一步发展完善，确保医院工作顺利开展。

关键词：数字化时代；医院档案管理；有效措施

在医院众多管理工作中，档案管理是一项非常重要的工作。在现代数字化时代，随着计算机信息技术的迅速发展，医院档案管理逐渐数字化发展，并受到相关工作人员的高度重视。在这种时代背景下，我们一定要顺应时代发展，通过从人员、技术和制度等多方面采取各项措施，努力提高医院档案管理。

1.数字化时代提高医院档案管理有效性的重要作用

随着电脑信息技术的高速发展，自动化的办公模式也随之而来，医院档案管理方式也有必要根据数字时代化的要求作出相应的改进，以提高档案管理的有效性。

1.1推动档案管理模式数字化进程

医院档案管理方式的现状，即为多数实行落后的人工纸质化记录，各科室之间档案管理混乱不全面，没有系统的管理 体系，不利于档案的有效利用。数字化时代，通过电子科技将纸质化信息录入电脑，通过互联网将各科室信息进行系统汇编，形成电子信息系统，简称电子档案。电子档案可有效避免人工录入的错误产生，也有利于医院档案的存储管理和有效利用，档案管理实现数字化模式全面推动了医院档案管理方式的完善。

1.2提升档案管理者的工作效率

医院的档案信息量相对较大，涉及到财务、人事、病人病例、医生简历、科室设备等各方面，对于档案管理工作者来说，整理这些必然工作量甚大，为此就要增加人力物力来进行档案管理。再而，整理好的档案也需要有足够大的空间来存储，对保存空间的环境要求也很严格，一旦保存不当就会导致纸质档案发潮、迹退、脏乱、破损，不利于后续查找利用。数字化时代，用电子档案代替纸质档案存储，建成科学的电子信息系统并用磁盘进行备份保存，档案的储存和使用更为方便。电子档案的录入登记方便快捷，省去了繁琐的工作流程，减轻了管理工作人员的工作量，有效提高了管理者的工作效率。

1.3提升了信息的安全利用率

将医院的档案进行数字化管理，然后将大量的数据存于便携式磁盘中，通过这种方式，既可以保证信息的安全性，又节约了空间，工作人员调用数据也非常简单，将档案通过这种方式进行备份，避免了信息丢失造成损失。再者，由于现代化信息技术的智能化特点，医院档案管理过程中，可以实现档案的保存备份，还可以运用相关的软件或程序，实现档案调用记录，对档案使用者进行登记，还可以强化信息的查询，往往只需要输入必要信息，就可以查到需要的信息，这样既可以确保信息不会错乱，又方便了档案使用人员，大大增加了信息的使用率。

2.医院档案管理关键点

医院档案管理是医院的一项重要工作，原因在于档案是重要信息，且档案管理内容繁多。一般来看，管理的主要内容主要是对数据资料的管理，医院工作流程的管理，档案使用的管理。数据资料的管理又包括患者信息的管理，医护人员信息的管理和医疗器械的管理等，工作流程的管理包括医护人员的工作内容的记录和安排，档案使用的管理包括使用者对档案信息的调用记录。这些都共同组成了医院数字化档案管理的主要内容，是对传统档案管理的大大完善。

3.数字化时代提升医院档案管理的有效策略

数字化时代的到来，给各行各业的工作都带来了发展机遇，医院管理工作也同样在其中受益。但从现实情况来看，在医院档案管理工作中仍然存在很多问题，从工作人员，到制度都不同程度的需要进行完善，在这新的发展环境下，医院档案管理工作必然要进行改革，通过采取符合时代发展的措施，创新医院档案管理方式，提升工作效率。具体措施如下：

3.1建立专门的数据库管理系统

在现代化信息时代，网络环境对于相关信息工作非常重要，建立良好的网络环境是对工作的重要保障，因此建立符合医院所用的数据库管理系统非常必要。医院的数据化系统就如同图书馆的数据管理系统，需要事先录入各种相关医院器械，药品等的信息，并根据实际情况的分类对这些信息内容进行合理的排序，分类，建档，建立一个属于医院的基本数据系统。数据库系统中可能还需要对医院进行各种活动、科研等进行合理的信息录入，还有便是医院运营过程中包括人事，资金的管理，最后重要的是患者信息，不同的患者都有不同的情况，要记录清楚，确保根据重要关键词能够迅速找到相关信息。这些都是数据库系统最基本的信息内容。

3.2加强技术防护工作

医院的档案信息是医院的关键信息，关系着医院的整体运营和患者的生命健康。因此只有做好信息的防护，才能保障医院工作的顺利进行。信息的防护可以通过信息加密技术，防火墙，杀毒软件等多方面进行，还要加强对系统软件的更新和防护。通过安装防护软件，将病毒阻隔在信息之外，并加强对系统的常规检查，及时发现系统隐患并解决。最后还要进行数据信息的备份，确保备份信息的完整性，一方面使患者使用信息更方便，另一方面保存完整.

3.3健全档案管理制度

任何一项工作的顺利进行，都需要有科学合理的制度做保障，因此，医院档案管理制度完善是一项必不可少的工作。通过对管理制度的完善，可以更全面的完善档案管理系统，为信息的安全运用提供更安全的保障。尤其在数字化时代，档案管理的信息化也需要规章制度的进一步完善，才能确保工作的顺利进行。在工作过程中，根据实际情况，严格制定和完善每一项工作的规章制度，小到每一个药品采购和数据录入，大到医院的项目运行，明确各个工作人员的每项工作职责，用制度来规范工作，用制度来监督工作，确保档案数字化管理工作的顺利进行。

3.4提高工作人员自身素质

医院档案管理是重要工作，数字化趋势的发展也对工作人员提出更高的要求，需要现代化高素质、好能力、强责任心的人才，建立高素质人才团队，促进工作的进一步开展。只是选录优秀人才也是不行的，还需要建立合适的培训制度，对工作人员进行数据化意识的培训，最先进信息技术的培训，加强工作人员对数字化信息的防护意识和能力等，避免档案受到意外损害，打造综合性高素质人才团队。其次，工作人员要有超强的工作责任心，对档案管理工作保持着一种积极、谨慎的态度，认真对待每项工作。只有工作人员的素质得到提高，才能促进管理工作顺利开展。

4.总结

立足于数字化时代发展趋势，我们必须重视医院档案的数字化管理，把握好数字化时代带来的发展机遇。在工作过程中，认识到医院档案管理现状，不断发现问题，并建立反馈系统，确保问题的及时发现和解决，通过从系统、技术、制度和人员多方面入手，完善档案管理模式，最终促进医院工作的健康稳定运行。

参考文献

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（作者单位：山东省菏泽市东明县人民医院）