文书档案的基本简介与概述

饶英

摘 要：文书档案工作是作为电力企业管理的重要组成部分，是一个企业经济发展经营的重要原始凭证，随着电力企业的发展，文书档案也越来越受到重视，作为一名文书档案管理专责，本文将对文书档案进行简单阐述。

关键词：文书档案；基本简介；概述

1 文书档案简介

文书是指机关团体、社会组织和个人在社会中，为了传递、记载信息而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。

文书定义包含以下几方面基本内容：

1、文书形成的主体可以是各种社会组织，也可以是个人。

2、文书的形成是为了特定的目的。

3、文书是用一定的形式进行信息的表达和存载。

4、文书的作用，传递信息。这是文书的首要作用。人们制作文书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。

5、凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动，是人们追溯历史的凭证。

2 文书、公文、文件的关系

文件是指國家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。所以，文件除了文字材料记录之外，还包括其他各种载体形式的信息记录。

公文是国家机关、企事业单位、社会团体在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文字材料。

文件的涵盖范围大于文书，文件当中具有应用性和特定格式的文字材料才是文书，而其他非文字形式的材料则不属于文书范畴。公文的内涵小于文书，公文只是文书当中特定的一部分文字材料，由特定组织（国家机关、企事业单位、社会团体）在特定活动（公务活动）中形成的具有特别效力的文字材料。文书除了公文，还包含了机关团体、社会组织和个人在非公务活动中形成的文字材料。

因此，三者关系是：文件>文书>公文

3 文书形成文书档案的条件

根据《中华人民共和国档案法》中档案的定义，档案是有价值的历史记录，其本质属性是原始记录性，是对社会实践活动的直接记录，而非事后编撰和随意收集的资料。因此，文书转化为文书档案的必备条件是：

1、是历史记录。即处理完毕的文书资料才能转化成档案。

2、是有保存价值。即具有历史效用，有查考利用价值的文件才能转化成档案

3、是按照一定规律保存。即只有按照一定规律集中保存起来的文件才能成为档案。

4 文书档案的含义

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。

1、文书工作与文书档案管理的定义

文书工作是指围绕文书的编撰、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称。它包括从文书形成直至办理完毕，单位的领导、秘书人员、文书人员以及其他相关业务人员共同参与的一系列具体工作。

文书档案管理是用科学的原则和方法管理文书档案，并为社会实践提供档案信息服务的一项工作，包括档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用和统计等一系列具体工作。

2、 文书工作与文书档案管理的联系与区别

文书与文书档案是密不可分的有机整体，文书是文书档案的前身，文书档案是文书的延续，两者具有同一性，又各具特殊性。因此，文书工作与文书档案管理既联系紧密又有区别。

3、两者联系：文书和文书档案记录和反映人们社会实践的功用相同；文书和文书档案在内容和形式上完全一致；文书工作和文书档案管理在时间上具有承接性；文书工作和文书档案管理在管理上具有延续性。

4、两者区别：两者涵盖的对象不完全相同；两者的工作性质、目的和作用不同。文书和文书档案存在和发挥效用的时间不同。

5 文书档案的发展变化历程

档案是一种信息资源，档案的价值不在于档案载体本身，而是载体上记录的信息。不能为保管档案而保管档案，而是为了利用而保管档案。因此文书档案管理也在不断发展变化，先后经历了立卷改革、保管期限改革等一系列改革。

2001年1月1日起实施的《归档文件整理规则》，将我国传统的以卷为保管单位的文书立卷归档方法改为以件为保管单位的归档方法，对我国传统文书立卷方法的繁琐、复杂、随意性大，案卷质量难把握，提供利用不便等问题进行了革新。

2006年颁布国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》改革了文书档案保管期限划分方法。将原有的“永久”、“长期”、“短期”的三种保管期限的划分方法改变为“永久”、“定期”两种。在定期中再实行标时制，一般分为30年和10年。 同时，第8号令突出了立档单位的主体地位，在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面，体现了“以我为主”的思想。 随后颁布的国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》巩固了这些改革成果。

6 文档一体化的具体措施

档案归根到底是一种可利用的信息资源，实体保管是为了利用实体上承载的信息。随着信息化时代的到来，文书档案管理开始了从注重档案实体管理到同时注重档案信息管理的转变。文档一体化管理便是文书档案管理在信息化进程中的具体体现。

1.提高思想认识。档案工作者必须充分认识文档一体化管理的必要性，增强推进文档一体化的自觉性、紧迫感和使命感。加强文件管理的标准化、规范化。档案进入电子文件时代，就要求档案工作者要参与文件的产生和管理，文件工作者也要了解档案的管理和开发利用，统一制度、统一管理，这样才能确保档案的完善、系统、准确和安全利用。

2、建立切实有效的文档一体化管理业务体制。各单位应建立文档一体化管理的组织机构和统一的业务规范。加强文档一体化软件的统一规划，建立文档一体化数据管理系统。将办公自动化中电子文件处理系统与档案管理计算机系统纳入同一软件，充分考虑数据结构的一致性、功能结构的连贯性、管理方式的协调性。

3、提升文档人员的综合能力。通过培训和学习，提高文档管理人员业务素质，使文档人员不但要掌握文书处理和档案管理方面的知识，还要熟悉文件运行和管理的全过程，以及信息处理技术，从而适应文档一体化管理的要求。

4、文档一体化管理是改革传统档案管理模式、适应信息时代对文件和档案管理工作要求的有效手段，它可以从根本上改变文件处理和档案管理相脱节的状况，使二者统一，有利于档案信息的收集齐全、整理快速、检索准确，促进档案规范化、标准化管理。同时可以避免重复性劳动，从而提高工作效率，更好地为利用者提供优质服务，实现文档资源共享。endprint