事业单位档案的数字化管理探讨

吴丽媛

摘 要：档案管理是事业单位管理工作体系当中的重要部分，在开展以及落实各项工作的过程当中需要将档案信息作为有效的依据和参考，和事业单位的战略性发展以及可持续性进步有着密切的关联。当前信息和通信技术正在不断的发展和进步，数字化技术在事业单位档案管理当中的应用更加的广泛，同时更是取得了显著效果。事业单位的档案管理要想真正步入现代化发展的新阶段就需要和数字信息时代相适应，实施档案数字化管理。而本文将对事业单位档案数字化管理的策略进行探讨。

关键词：事业单位；卫生局；档案；数字化管理

事业单位档案工作是单位保存各项信息资料和为各项工作开展提供信息依据的关键所在。可以说，事业单位的发展和档案管理有着密不可分的关系，而卫生局作为推动我国医疗卫生事业发展的重要的事业单位，更是需要对档案管理工作提起高度重视，结合当前时代背景来积极推进档案数字化管理，通过数字化技术的应用来提升档案管理的科学性和现代化，使得卫生档案信息资料可以得到良好的保存以及充分的利用，确保卫生局各项管理工作的稳定实施，提升卫生档案的数字化管理水平。

1 事业单位档案数字化管理的意义

档案在卫生局管理工作当中占有重要的位置，更是各项管理工作开展的基础和依据，而以往的档案管理主要选用的是人工操作处理的方法，但是卫生档案信息的内容以及工作量十分的庞大，如果选用主动管理的办法，不单单不能够确保准确性，还会降低工作效率和质量，长时间的纸质文件堆积让档案信息的查找、维护以及更新面临着极大的难题，要想实现长久的保存和灵活的应用，更是有着极大的困难。数字化技术则是先进信息技术、通信技术等的有效整合在卫生局档案的数字化管理当中更是有着极大的应用价值，特别是在逐步的推广应用当中显示出了巨大的优势，技术应用开始趋于成熟，数字化信息档案管理的作用更加凸显。具体而言，主要体现在：第一，工作效率大幅提高。数字化的档案管理使得档案的归档查询等的实效性得到了切实的保障和提升，对于各种卫生档案信息都可以准确的进行统计，使得档案管理工作可以有序稳定的开展。第二，经济效益大幅提升。对于事业单位的长远发展而言，时间是效益，更是生命。管理会耗费大量的人力物力以及资金，在很大程度上降低了经济效益。但是，数字化的档案管理则节省了各方面的投入和成本支出，使得档案管理费用大幅降低。第三，档案利用效率显著增强。档案管理的终极目的在于档案的利用，数字化的档案利用可以突破时空限制，使得档案需求者可以方便快捷的查询信息，使得档案利用率得到了提高。

2 事业单位档案数字化管理实施策略

2.1 积极构建档案数字化管理系统

卫生局档案管理工作涉及到数量庞大的卫生档案，这些档案信息对于卫生局的管理发展来说是极其关键和重要的，同时更是推动我国医疗卫生事业发展的重要内容，关系到我国的医疗卫生事业发展质量以及能否与国际接轨。面对这样的严峻形势和时代条件，数字化的档案管理成为了必然选择。所谓数字化的档案管理就是借助计算机网络来管理事业单位档案，将原有纸质化的信息资料进行数字化形式的转变，并且将起在数据库当中进行存储，按照一定的类别将档案进行归类，方便管理以及查找利用。借助计算机网络技术来管理数量众多的档案信息有着极大的便利性，而且在信息调用和检索时更是十分方便，在信息更新当中也不会面临较大的失误和问题。但是需要特别注意的是，事业单位在构建数字化档案管理系统时需要和单位实际进行紧密整合，而对于卫生局来说需要综合卫生档案信息管理的需要来恰当的选用数字化系统和设备，构建完善的局域网，并通过信息联网的方式来把档案存储到数据库当中完成统一保管，增强档案管理的科学性以及便捷性。

2.2 明确档案数字化管理责任划分

就传统的档案管理而言，卫生局把大量的卫生档案信息资料运用纸质资料保存的方式进行管理。这样的管理方式需要大量的存储空间，而且纸质资料在长时间积累当中，在查找上会十分的困难，资料受损问题十分明显。为了有效的改变这一工作现状为了有效的改变这一工作现状，实现档案的数字化整理和归档。但是把纸质资料信息转化成数字化信息资料是一项复杂的工程，更是需要耗费一定的时间。但与此同时，档案管理工作还在持续的推进当中，档案信息会不断的增多。这就需要在推进卫生局档案数字化管理的过程当中，要明确好各个部门的责任，使得各工作人员能够密切的配合和做好协调工作，从而提高工作的效率和质量。例如，在进行卫生档案收集的过程当中，卫生局可以选派两名专门的档案管理人员来负责此项工作。在这一岗位上的档案管理人员需要做好档案的分类编辑需要做好档案的分类编辑必须要协助其他部门进行档案的整理，这样最终完成的档案信息才能够更加的规范整齐，在管理上的难度也大幅降低。

2.3 健全档案数字化管理规章制度

毫无疑问，事业单位的档案数字化管理工作的实现需要经历较长的时间，在这一过程当中，各项工作的处理更是十分的复杂。比方说，对于现有的档案信息需要扫描录入，同时还需要制作出不同类型的分类表格，单位当中的会计部门需要做好档案的记录，员工档案信息、会议组织记录以及单位的规划和战略性发展都需要在数据库当中进行输入和保存。另外，事业单位还需要结合档案应用的实际需求来做好档案类型划分，提高格式的规范性和合理性。在完成这样复杂和高难度的工作时，必须要做到科学规范，也就是需要严格的档案管理规章制度来为各项工作提供切实保障和约束。卫生局管理人员需要结合单位发展的现实需要和档案管理工作的进程来制定数字化档案管理的规章制度和规范性措施，确保单位当中的每一个部门和工作人员都能够切实意识到档案管理的重要性，并且可以依照规章制度当中严格的格式规定来做好档案的管理以及应用，制定严格的奖惩措施。

2.4 全面增强数字化档案安全管理

档案管理的数字化以及信息化为档案管理工作带来了很大的优势，不仅仅提高了工作效率和档案的利用率，还使得单位的效益水平得到了显著提升。在看到其优势的同时，还需要了解到数字化的档案管理工作对于信息安全性有着很高的要求，一旦出现信息泄露将会对档案管理工作带来致命的威胁，如果档案管理的安全性得不到保障，那么数字化档案管理工作的意义也将不复存在。因此，卫生局必须要切实提高对数字化档案安全管理的重视程度，并且将其作为档案管理当中的重中之重，从源头以及整个管理过程当中做好全方位的安全管理。在构建数据库时需要做好厂家以及供应商的严格把关，便能够确保设备的安全性，严格依照设计标准来做好设备的选用和调试。在具体的档案管理应用当中，还需要对其中的设备和软件做好升级和技术方面的安全防护。在这一过程当中，尤其要考虑到档案资料的重要程度，并结合其实际特征来做好不同级别的安全保护，优化档案服务和安全。

实现事业单位档案的数字化管理是时代发展以及科技进步的所带来的突出的成果，为事业单位的档案管理带来了巨大的便利。事业单位在今后的发展当中需要继续推进档案数字化管理并且要结合事业单位档案管理的需求和各项管理工作实施的需要来及时发现数字化管理过程中存在的问题和不足，提升档案管理人员的综合素质，提高数字化技术应用的效果，显著改善档案服务质量，使得事业单位可以真正迎来高速发展的新时期。

参考文献

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