基于信息化背景下民生档案创新机制研究

黎洋

摘 要：本文借鉴信息化背景下档案管理工作的研究思路，认为民生档案数字化是实现民生档案创新的重要途径。数字档案的优势在于具有数字信息的共同特性，可以将纸质、视频、音频、实物等不同载体形式的民生档案依靠数字化技术，统一转换为数字格式进行存储和管理，从而形成载体形式单一化的集成式管理模式。民生档案数字化也可以加快推进民生档案的共建创新。

关键词：档案；信息化；民生档案；创新机制

1 引言

对于民生档案创新机制来说，就是要通过建立一定的计划、指导、服务、监督、协调机制来让在分属不同部门、所属不同类型的民生档案载体进行一定的优化组合，通过合理的组织和最优的配置改善档案资源的利用，真正实现一个系统的民生档案创新平台，以改善民生、服务群众的实际成效取信于民。简单来说，民生档案创新机制就要通过一定的手段让分散异构的民生档案整合成具有结构合理、便于利用的民生档案创新库。从中观的角度来看，民生档案创新机制需要各级档案管理部门和各级民生档案产生部门通力协调配合；从微观角度看，迫切需要一种新的技术手段来对分散各地的民生档案资源予以充分的整合，创新搭建一个新型民生档案创新平台，具有信息加工能力的信息资源服务。也就是说就其微观层面上来看，数字环境下民生档案资源整合与创新的实现形式就是构建一个基于数字化网络和数字化技术的民生档案资源一体化管理服务体系。

2 数字环境与民生档案创新机制的契合

相对于民生档案实体，数字化的民生档案的复制、流转、存储、利用均可借助网络实现分布式、远程利用，这样就为馆内、馆间等不同民生档案资源的共建和创新奠定了基础。通过开展民生档案数字化一方面能够满足了民生档案形成单位的档案利用需求，一方面也在客观上为传统实体档案的预先移交进馆创造了条件，解决档案保管空间不够、保管条件相对不足等难题。民生档案数字化是维护民生档案实体安全的重要方法。以电子文件代替实体提供利用，可减少在利用过程中对档案实体损耗起到保护档案原件的作用；通过数字化手段转换和保存一些保存载体即将将过时的档案实体，诸如老唱片、老照片、老胶片等，从而在原件无法使用时用数字件代替其作用。民生档案借助数字化技术方便实现异地备份，异地备份是确保民生档案电子数据安全的重要手段之一。民生档案数字化是有效利用民生档案资源的重要方法。随着数字信息技术的发展，数字网络已成为人们获得信息的主要途径。要实现传统载体档案资源的网络创新必须通过数字化手段将传统民生档案转换为数字化形式并借助计算机网络提供民生档案信息的利用服务。同时，民生档案数字化也是构架民生档案特色数据库的重要技术手段。民生档案特色数据库是由档案目录，档案全文两大模块构成的，都必须通过对民生档案的数字化来完成，档案目录通过手工录入条目编入计算机库中，档案全文通过扫描仪将民生档案实体扫描下来，通过挂接技术挂接到数据库中。数字环境拓展了档案部门生存和发展的空间。作为和地位是相辅相成，互相促进的。借助数字化技术，一方面，档案部门可以突破地域限制，以互联互通的网络架构来是实现档案管理平台的数字化，从而推进档案的一体化建设；一方面，档案部门可以借助数字化的亮点工作，以小小的窗口实现大的民生，主动参与到政府的中心工作上来，吸引社会公众的关注和领导的重视，以作为来谋取地位，进一步扩大生存和发展的空间。各级档案部门要紧紧抓住这一有利时机，把握住群众的需求，以高效便捷的服务服务经济、服务民生、服务产业。

3 构建数字环境下民生档案创新机制

在民生档案创新体系中，民生档案产生者、民生档案管理者、民生档案利用者构成民生档案的主体。其中，民生档案管理者作为连接信息生产者与信息消费者的枢纽，通过民生信息采集、民生信息加工、民生信息提供利用等各种环节将民生信息生产者和民生信息消费者连接起来，在民生档案创新体系中主体中处于核心地位。档案产生者对档案质量的影响表现在以下几个方面：第一，影响着档案信息资源的真实性。尽管档案是原始的真实记录，但档案在形成过程中必不可免地受到档案形成者的主观影响。第二，影响着档案信息资源的完整性。民生业务完成后，民生档案产生者是否能够将其按归档范围保质保量的全部归档直接影响到今后利用的完整性。第三，影响着信息资源的安全性。这种安全性的损害既包括电子文件形成之时遭到网络病毒或黑客的侵扰，还包括因形成人员的疏忽而造成的电子文件载体的物理损伤。在民生档案创新体系中，民生档案生存环境构成其客体。民生档案生存环境包括宏观环境、中观环境和微观环境，它是民生档案建设与发展的重要条件，对保障民生档案创新体系具有重要的作用。根据现代汉语词典的解释，“保障”一词意为“起保护作用的事物”，“机制”可泛指一个工作系统的组织或部分之间相互作用的过程和方式，如市场机制、竞争机制等。因此，本文中民生档案创新体系保障机制是指为了保障与维护民生档案创新体系的生态平衡，通过人为地控制与调节而建立起来的民生档案创新体系各组织或部分之间相互作用的科学方式。民生档案创新体系的客体保障由内部环境保障和外部环境保障两部分组成。民生档案创新体系的主体保障、对象保障机和客体保障涉及到人力、信息资源、组织管理、技术、法律政策、经济、社会文化教育等因素，它们共同作用，推动与保障数字档案馆与周围环境之间的物质循环、能量流动。民生档案创新体系的主体因子包括档案形成者、档案利用者和档案管理者。档案管理者作为信息的加工者和分解者，连接着信息生产者档案形成者与信息消费者档案利用者，是民生档案创新体系主体因子中的核心部分。档案管理者在民生档案创新体系中始终处于主导地位，数字档案馆信息资源的开发、利用乃数字档案馆的形象塑造均是通过人来实现的，可见档案管理人员是民生档案创新体系生存与发展的关键。

4 构建民生档案创新机制的目标解析

（一）建立高质高量的档案资源

依托各级基层档案馆，逐步建立起一个品种齐全、类型丰富、内容翔实的民生档案资源库，力求全面涵盖一个地区政治、经济、文化、历史的综合立体资源体系。民生档案资源库载体类型可以是常规的纸质档案，也可以是照片档案、音像档案、还可以是各类型的实物档案，以丰富的类型满足不同层次社会公众的需求。传统的民生档案资源以馆藏印刷型档案资料为基础，现代的民生档案资源是以数字化网络信息资源和数据库为基础的，包括网络数据库、网络全文库、网络数字搜索等，广泛涉及到分布全国各地区的虚拟档案馆。

（二）建立互联互通的联网体系

依托国家主干网络通道，分级、分层的建立一个互相连通，各有层次的的档案机构联网系统。在各级档案馆内部，着力构建一个馆内互联的局域网，让档案信息资源在馆内自行流转、管理。在各层档案馆之间，借助党政信息网络这一平台，努力构建一个省、市、区三级档案联网体系，实现三级档案馆之间档案信息数据的互联互通和互相利用。在国家层面，以省级档案馆为归集单位，由各省统一将档案信息资源建立拷贝上缴国家档案馆，由国家档案馆统一保管、统一利用。这一互联互通的联网体系既要因地制宜，又要有统一标准，已一个标准的、各有特色的公共数据服务平台来实现档案信息资源的创新利用。

（三）建立高效全面的管理机制

依托档案管理专业人才，进一步明确档案管理职责，切实规范管理。不断加强业务指导，努力夯实基础。以数字化建设推进民生档案利用制度，通过整合好的数字资源导入网上平台，积极做好网上利用服务功能，充分满足社会公众对民生档案信息资源的多样需求。传统的服务手段采用馆员与社会公众面对面或者书面电话等方式，现代的服务手段主要有電子邮件服务、专题库服务、网站展示服务等方式，在管理的内容向广度扩展，向深度延伸，服务的对象从进馆的对象到网站浏览者，不仅包括本地区的社会公众，还可以扩展到其他地区乃至全世界的用户。在管理队伍上，档案人员更加强调知识素养，包括业务知识、学科知识、信息知识等，要求建立一支熟悉档案业务和计算机信息技术的双强档案队伍，能够挖掘出信息的组织利用，强调按照公众的需求幵展个性化及智能化的服务。

参考文献

[1]档案馆核心竞争力构建研究[D]. 杨帆.安徽大学 2013

[2]新时期档案馆工作改革研究[D]. 汪碧宇.安徽大学 2006