新时期档案保护工作探讨

毕卫平

摘 要：档案保护是指对各单位在工作过程中产生的各种文字、图像、数据、视频等信息进行管理和保护，最大程度上提升其留存时间，以便满足于历史查阅需求。档案保护是档案管理中的关键内容，是确保资料信息归档后再使用的前提，同时也是促进各单位实现后续良好发展的基础支撑。对新闻单位来说其档案资料涉及范围较广、内容较多，在对档案进行管理和保护上存在较大难度，对此必须要加强重视。本文在此结合工作，主要阐述了档案保护工作的重要意义，指出当前档案保护工作中存在的问题，并提出几点做好档案保护的措施。

关键词：档案；保护；存在问题；措施

档案保护是档案管理中的核心内容，具有一定特殊性，档案保护的最终目的是为了确保档案质量，避免在日常使用过程中造成的损坏，以延長档案寿命。这样能够更好地保证档案得到有效地利用，也能更好地对档案的历史性和真实性进行保护。档案保护技术在发展过程中，要对先进的技术进行应用，这样可以在一定程度上促进档案保护相关技术的发展，也能最大程度上保证保护技术工作的质量。档案保护技术工作在发展过程中也存在着一些问题，对出现的问题进行解决，才能更好地对档案进行保护。据多年的档案管理工作经历，要做好档案的保护工作，不是一件容易的事，特别是在当前数据化、信息化时代，还有待进一步的提高。对此，浅陈己见。

1 档案保护工作的重要意义

档案是我国档案馆的主要储藏史料。档案室是档案馆工作的最基本的组织和存储中心，保存了各种各样的载体档案。根据“档案法”第三章第十一条规定：“组织、机关、单位等团体在经营运转过程中必须按照国家要求，定期将档案交给档案馆[1]。虽然综合档案室不是档案的最终目的地，但是在档案转入档案馆之前要保存10年或20年，因此在综合档案室里，各单位的档案保护工作做得好坏，不仅涉及到档案自身保存质量，而且影响到档案馆的使用情况，也影响档案馆档案工作的整体管理水平和有效利用。因此，保护档案的完整性和安全性，延长档案的使用寿命，保护好基层档案具有重要意义。作为重庆最大的媒体单位，重庆日报报业集团党委对档案保护工作高度重视，为了更好地保护新闻档案无形资料，改变以前保管条件差的现状，2012年在进行重庆新闻传媒中心新大楼设计时，将重报集团综合档案库房按照《档案馆建筑设计规范》要求进行设计，并多次征求重庆市档案局相关部门的意见，确定设计施工方案。综合档案室由阅览室、目录查阅室、档案整理室、过渡间、综合档案库房、新闻档案库房、财务档案库房、人事档案库房等组成，共计面积1300平方米，其中库房面积1100平方米，安装智能密集架1400立方米，配置了中央空调及风管机双套系统、新风换气系统、高压细水雾系统、除湿机、消毒杀虫柜、防磁防潮光盘柜等设施，共计投资280万元。重报集团综合档案室室藏包括：新闻、文书、基建、会计、审计、声像、实物等七大门类档案，其中保存的新闻档案有包括《新华日报》、《大公报》、中央四报及《重庆日报》创刊以来的合订本10多万册。重报集团综合档案库房于2016年3月随集团整体搬迁新址，投入使用，大大改善了档案保存环境，更有效地延长了库藏档案的寿命，确保了档案的安全。

2 当前档案保护工作中存在的问题

（一）档案保护意识不强。档案保护是为了更好地提供档案为基层基础工作服务。目前，有些单位由于档案的整理和利用，在一定程度上有了提升，发挥了应有的、不可低估的作用。但保护意识呈弱化趋势。在档案接收、整理、研究和使用工作中，忽视保护工作，如一些损坏的档案不修补，不使用特别粘贴；随意放置、不注意灰尘等，有的因此造成损坏，档案保护工作意识不强。

（二）库房硬件设施没有达标。档案和设备是最基本的档案存储的物质基础。有的库房在地下或平房，湿度过大，出现虫害等，导致档案发霉。以档案保护装置来讲，有的档案窗口没有采取有效措施，如除湿、防火、防盗等设施。

（三）保管制度措施不完善。档案保护在档案室的各种制度中都有体现，但仍存在一些不全面、不细致的情况。而在制度实施上，也必然会存在一些漏洞。比如由于制度缺失，一些档案管理人员平时很少定期巡逻检查，或是有相应的制度，但却没有严格要求实施落实，造成制度流于形式，只停留在表面工作上。

（四）保护技术相对匮乏。随着当前科技技术的发展，档案载体形式也开始变得多种多样。传统的纸质承载方式已经逐渐被淘汰，而以磁性材料、胶片、共享服务器、云盘为载体的比例逐渐增加，这便对档案人员保护技术提出了更高要求。从当前现状来看，档案管理员在现代化管理档案方面，技术缺乏，培训受到限制，对档案保护技术知之甚少[2]。

3 加强档案保护的具体策略

（一）树立档案保护理念

档案保护是档案管理整个过程中的系统工作，综合档案室针对档案的活动、内容或环节等，都要将档案保护工作考虑其中。对此，首先作为档案管理人员必须要树立正确的档案保护理念，及时反映存在的问题，使领导加大对档案保护工作的重视。只有全面、正确认识到档案保护的迫切性和重要性，才能确保档案保护工作的落实。另外，树立正确档案保护理念，还有助于提高档案人员工作积极性，确保档案保护工作的全面实施。在工作中，主动转变档案人员以往的等、靠、要等消极工作理念，变被动服务为主动服务，将档案保护工作融入到日常工作、自身职责中，积极采用不同工作形式开展档案保护，并主动向集团领导汇报档案保护工作，让集团领导能够充分认识到档案保护的价值，获得了领导支持和认可，从而全面保证档案保护落到实处。

（二）改善档案设施环境

第一，从档案保护的角度来看，重庆日报报业集团综合档案室于2012年与新大楼同时设计，严格按照《档案馆建筑设计规范》要求进行设计，综合档案室由阅览室、目录查阅室、办公室、档案整理室、过渡间、库房等组成，共计面积1300平方米，其中库房面积1100平方米，安装智能密集架1400立方米，大大改善了档案保管条件。第二，从档案避光的角度来看，为了避免纸质档案、照片、影像等被紫外线损坏，综合档案库房采用保温、隔热、阻燃材质进行全封闭遮光处理，避免紫外线直接照射。综合档案库房中照明装置使用符合档案要求紫外线含量低的光源。第三，从档案室设施设备配备来看，集团领导非常重视综合档案库房装置的配备，打造优良档案库房储存环境，安装中央空调及风管机双套系统、新风换气系统、除湿机、高压细水雾系统、火灾自动报警系统等设施，温度和湿度自动调节，保持在设定范围内，夏季库房温度不超过24℃，冬季温度不低于14℃，档案室环境湿度保持在45%-60%左右。综合档案库房配备有相应的防盗装置，安装摄像头，库房钥匙由专人进行保管。第四，新增档案消毒杀虫柜，对新进库房的档案必须按照“先消杀，后进库”的原则，预防档案的虫害。重报集团新建综合档案库房的环境使集团档案得到更有效的保护，从而大大延长档案寿命。

（三）完善档案保护制度

档案保护制度的建立与完善能够为档案保护工作内容的实施提供保障。有时档案管理人员在对档案进行保护时缺乏相应制度作为实施基础，但档案法规制度的制定与实施，为依法进行管理档案提供了重要依据，并在一定程度上促进了档案保护工作的发展，对强化档案管理质量来说具有关键意义。各单位要想做好档案保护工作，就必须要制定相应的制度体系来作为保障，重视档案保护制度宣传及实施工作，普及档案保护知识，积极主动投入到档案保护工作当中。为此，重报集团档案科制定了重报集团《新闻档案管理办法》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》、《文书档案归档制度》、《档案销毁制度》等系列管理制度，严格实行档案借阅领导审批的各项规定，为档案管理工作提供科学的管理方法，使集团档案管理工作更加合理有效地发展。做好档案保护除对档案的实体保护和内容保护外，还对借出的档案进行严格的保护，以免丢失造成不必要的损失。针对重报集团整体搬迁过程中，为了做到万无一失，在库房搬迁之前就邀请重庆市档案局档案保护处领导对集团10多万册新闻档案（各类报纸合订本）进行现场调研，确定搬迁方案，决定对破损比较严重的，订制专用盒子，先装盒，再搬迁，避免了新闻档案在搬迁过程中的再次损坏。同时在搬迁前还下发了《重庆日报报业集团关于做好搬迁期间档案资料管理工作的通知》，使集团综合档案库整体搬迁顺利完成。

（四）加强管理人员队伍建设

结合现阶段档案保护专业人员综合素质来看，现有的档案保护人员技术掌握水平不高，虽说档案人员整体素质有了明显提升，但具备专业档案保护知识的优秀人才相对较为匮乏。随着时代进步发展，不仅要求档案保护人员掌握有档案保护技术和能力，还要求他们必须具备熟练计算机网络知识，学会使用现代计算机软件[3]。因此，各单位要重视对档案人员专业能力和综合素质的提升，优化档案人员知识结构，充实计算机操作专业人员，特别是应增加档案专业人员，这样从知识结构和学历要求上就能满足档案保护工作的需求。加强档案保护人员整体素质提高，以实现档案管理现代化、规范化、标准化的要求。同时，加强档案法的宣传教育，不断增强档案人员爱岗敬业精神，积极发挥档案人员的主观能动性，完善服务方法、提高服务质量，主动、热情、及时、准确、全面为档案的利用者提供服务。档案人员只有增强档案保护意识，掌握新的知识和保护档案的新方法，才能在做好档案保护工作中发挥更积极的作用。

4 结语

总而言之，做好档案保护工作对各单位未来发展具有重要意义，尤其作为重庆主要媒体，新闻档案是真实记录重庆的发展历史，是重报集团巨大的无形资产。档案保护工作任重道远，必须加大重视，树立全新的档案保护观念，制定健全、完善的档案保护机制，掌握先进的保护技术，确保档案保护工作的实施落实，从而更好地为单位各项事业的发展提供保障。

参考文献

[1]刘真真，丁晓阳.探究档案室档案保护工作存在的问题及对策[J].学周刊，2016，（07）：223.

[2]聶曼影.档案保护技术的起因、内容、要求及发展趋势[J].档案学研究，2016，（02）：105-109.

[3]曹佳妮.档案保护人才队伍建设探讨[J].中国档案，2016，（11）：44-45.