如何做好文书档案管理工作

杨成成+李巍

摘 要：档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此，档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。

关键词：文书档案 档案管理 优化

1、前言

科学的文书档案管理工作不仅能够引导工程建设决策人员做出正确的决策，而且能够促进工程建设单位的进步，提升工程建设的效率。因此，作为文书档案管理人员，需要不断提升文书档案科学管理水平，提高文书档案管理的工作效率，从而在最终意义上实现文书档案管理工作的高效化、规范化、科学化发展。

2、文书档案管理工作的重要性

由于文书档案是对企业历史的真实记录，是国家的宝贵财富，所以文书档案管理工作无疑是一项非常重要的工作。通过文书档案，企业工作人员可以了解到国家及行业政策法规、完成内部工作的上传下达、执行上级指派的任务以及与其他工作人员互相进行沟通交流。因此，做好文书档案管理工作应是每个企业的一项基本目标。一般情况下，文书档案或由上级组织产生、或由本级组织产生，而对这两类来说文书档案的管理工作都十分重要。只有做好对这两类文书档案的管理工作，才能够充分发挥出文书档案的作用，使其成为良好的活动开展基础与决策依据。

3、当前文书档案管理工作所面临的困境

3.1 将文书管理与档案管理分割开来

文书与档案所体现的是两种不同的分工，但是其本质是一致的。当前许多行政事业单位在管理方面，将文书管理与档案管理分割开来，没有形成有机联合管理体系。这种分体式的管理方式使得文书工作与档案工作没有形成有效的衔接，同时还增加了管理人员的工作负担，缺乏实效性。

3.2 缺乏专业的管理人员

当前行政事业单位中的文书档案管理人员大多是由文秘兼顾管理。文书、档案较多，工作量大，许多管理人员不能全面地对文书档案进行整理与搜集，只是简单进行收发工作，这样就导致了单位中材料缺失。再加上工作人员素质有待提高，行政事业单位中的文书档案管理工作很难按照相关规定全面执行。

3.3 缺乏应有的重视

在许多单位中，由于文书档案管理并非是主要的工作，因此领导与工作人员对此都不够重视，仅仅是将其当作资料的搜集与整理工作，就算是管理人员出现失职也没有进行处分，进而滋生了懒惰、散漫的风气，管理效率不高。

4、做好文书档案管理工作的策略分析

4.1 实现文书档案的规范化管理

文书档案公文种类、形式和处理程序是否规范对最终档案管理具有重要的影响，特别是在电子信息化快速发展的及今天，文书档案规范化管理的重要性突出。很多文件归档工作都需要在文件形成之前做好，为此，要求有关人员在文书工作处理程序上要做好和档案管理的衔接，比如对于文件的鉴定、分类和归档编号工作，需要在文书文件形成之前完成登记，实现文书和档案的统一化协调管理。另外，有关人员要进一步规范文书档案管理工作的程序和方法。首先，全方位地进行案卷普查，及时剔除一些无用的文件，有效避免计算机应用时的低效率和重复问题。其次，实现对案卷的重新整合。将一些过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷，从而实现对有关联案卷的重新整合，提升对案卷的有效利用。最后，实现对题名的规范，提升检索工作的查全率。文书档案检索的准确需要精准的题名作为保证，因此，需要有关人员保证题名工作的查全、查准。

4.2 完善文书档案管理制度

制度是对人们行为规范的准则，在文书档案管理工作中，需要充分利用制度来管理人、约束人，利用制度实现对文书档案的管理。同时，有关人员还要学习和理解相关的法律法规，并结合制度规定和企业发展实际来进行文书档案管理。有关人员要将原有的文书档案管理规定进行综合整理，将文书档案管理、归档统计、文件处理等工作融合为一体，实现整体的规范化管理。

4.3 提升档案文书管理人员的基本素质

文书档案管理工作对工作人员的个人能力和素质有着较高的要求。企业在招聘文书档案管理人员的时候要注重对应聘人员的工作经验和能力进行考核，在录用之后还要定期对文书档案管理人员进行培训，加强其对文书档案管理专业知识和技能的掌握，提升其对文书档案管理工作资料的准确收集、分类、归档能力。工程建设企业需要进一步加强干部档案工作队伍建设，选择政治可靠、作风良好、责任心强的党员干部来担任档案文书管理工作。在工作期間也要关心他们的生活、工作，不断提升文书档案管理人员的工作积极性。此外，还需要加强对档案文书人员的继续教育。现阶段，我国社会处于快速发展的阶段，和工程建设相关的新行业和领域不断出现，这对档案文书管理工作提出了更高的要求，需要档案文书管理人员加强学习，拓展自己的视野，提升文书档案管理的能力。

4.4 提高文书档案管理工作的信息化水平新时期档案文书管理工作发展的重要基础和保障是现代化的管理技能

计算机技术的应用，能够将档案文书的形成、运行、积累、转换等工作环节和自动化办公进行衔接，从而实现文件起草、修改、删减、检索等工作的系统化发展。信息化、现代化的管理方式是现代工程建设文书档案管理的必然要求，也是未来文书档案管理工作人员需要努力的方向。此外，文书档案的信息化管理能够提升文书档案管理的高效性和安全性。为了保证文书档案的安全管理，有关人员需要建立相关管理机制和制度保护措施，从而在享受信息化便利的同时有效避免因为计算机事故带来的文书档案信息丢失问题。

5、结束语

行政事业单位、尤其是社会管理综合治理服务中心这类需要涉及到众多社会材料的单位，应当加强对文书档案管理工作的重视。通过分析管理工作中所面临的困境，找准定位，抓紧当前政府机构改革的契机，实现对文书管理部门的整改与综合治理，加强对工作人员的管理与分配，采取有效的策略提升其工作的积极性与主动性，以提升文书档案管理工作效率，促进单位的发展。

参考文献

[1]王威.文书档案管理工作中存在的问题及解决措施[J].黑龙江史志，2016（5）.

[2]唐丽君.加强文书档案管理工作的措施[J].赤子，2016（5）：188-188.endprint