浅析档案信息化管理的优势及安全问题

何永斌

摘 要：随着社会的发展和科技的进步，档案管理的方式也越来越先进，计算机的信息技术在档案管理方面开始被广泛应用，档案的信息化管理理所当然的成为这一行业发展的必然趋势。这种方式的使用，让人们开始把文本档案转变为电子档案，这样使人们的工作效率得以大大提升，也使档案管理工作质量更高。但是网络的不安全因素也为档案管理带来了很多安全隐患，为了加强档案管理的安全性，我们工作人员必须学会采取有效措施进行处理和防范。本篇文章主要针对档案的信息化管理具有的优势，档案的信息化管理过程中存在的安全隐患以及解决和防范这些安全问题的途径进行详细分析探讨，以保证档案的信息化管理工作的顺利开展，提高其安全性。

关键词：信息化管理；档案；优势及安全隐患；解决途径

随着科学技术的飞速发展，国家对档案管理的要求越来越高，这就需要我们的档案管理工作必须实现信息化，并且信息化管理手段越来越多的被我们在工作中使用，于是，数字档案和电子档案等方面存在的安全隐患也就越来越多地摆在我们面前。那么如何才能让信息化在档案管理中的优势充分发挥出来，并且做好这项工作中存在的安全防范工作呢？这个问题需要我们在实践中不断探索。

1 档案实施信息化管理的重要性

利用信息技术进行档案管理不仅为用户了解和使用其档案信息提供了便利，也加强了对档案的保存，提高了档案管理工作的效率。详细分析其具体作用，我认为主要体现在以下几个方面：

首先，使档案信息中的传递量和服务对象大大增加。实施信息化管理以后，利用数字信息进行档案管理，因为数字信息使用的空间小，传递过程中不会受空间的限制，再利用计算机网络通讯等科技手段的支持，用于存储和管理数字信息的服务器的数量会明显增加，服务对象的范围也更加广泛。

其次，信息化管理的使用充分延续了使用时间，能让档案信息全天候为用户服务，并且通过网络对档案信息进行检索更加方便快捷，为每个用户提供其个性化档案信息的了解和查询。

最后，利用信息化技术对档案进行管理，可以实现档案信息资源共享。利用网络技术进行档案信息的输送和传递优势更明显，查阅者不仅可以自己利用互联网直接进行查阅，还可以把电子档案下载到自己的电脑上，不用反复往返档案室进行查阅，这就让用户和从事档案管理的工作人员节约了大量时间，还能方便异地查询，使档案信息的利用效率得以有效提高。

2 利用信息化进行档案管理的工作中存在的安全隐患问题

2.1 实施信息化进行管理的过程存在安全威胁

档案采用信息化的管理手段进行管理以后，实现了信息的网络查询和网络传递，这就为信息的安全带来了很大的隐患，尤其是一些机密的档案信息，容易被一些别有用心的人在网络上进行伪造、窃取或篡改，这种情况的存在，为我们的档案管理工作带来了很多麻烦。同时，由于计算机网络病毒的影响，致使一些档案信息在网络上被病毒侵袭，致使档案信息中的资料容易被外泄。另外，保存档案信息的计算机都有一定的使用寿命，再加上软件平台的一些因素，如果采取的处理方法不妥，都容易导致电子信息档案受到损失。

2.2 档案信息本身存在着一定的安全隐患

在传统的档案管理工作中，普遍存在的都是纸质档案，这些纸质档案上边都有领导的签字和单位的盖章，很容易鉴别档案的合法性和真实性，自从实施信息化进行管理以后，这些电子数字档案很容易被复制和修改，这些都会对档案的合法性和真实性带来不利影响，使档案信息的安全面临着很大的威胁。

2.3 人为的操作失误造成安全隐患

在电子信息进行生成和管理的过程中，档案管理人员自身素质较低，安全意识缺乏以及工作时的粗心大意，都会引起操作失误，直接导致电子档案信息遗漏和丢失；另外，由于操作过程中的失误，对操作口令的选择缺乏谨慎认真，或者与别人“共享”自己档案信息的账号和密码，这些行为都会直接影响电子档案信息的安全，使档案信息存在被盗窃或者被泄露的隐患。

3 采用有效措施解决对档案实施信息化管理过程中存在的安全隐患

电子档案的产生对档案管理工作产生的影响是巨大的，但其存在的安全隐患也不容忽视。为了避免这些安全隐患，使电子档案呈现出更多积极的影响，我们必须要采取有力的措施进行改进。

3.1 提升档案管理工作人员的素质水平及安全意识

在对电子档案的安全问题进行解决时，首先应注意的就是人为的因素，这也是最容易防范的一个方面。因此我们有关部门一定要注意对档案管理的工作人员定期进行相关知识的学习与培训，加强他们对档案有关保密法规的学习，让他们能时刻具有安全忧患意识，提高其自身的专业素质。另外，要加强对这些工作人员的安全管理，进一步完善安全管理方面的制度，对档案管理人员有一个制约。同时，还要在这些管理部门经常开展计算机、互联网和信息化管理等方面的先进的科技知识的培训，引入更多的高科技人才参与档案的信息化管理，提高管理人员的综合能力，让他们能在电子档案的管理中及时发现问题并有效解決问题，机智的应对档案管理过程中遇到的安全威胁，从而保证档案信息的管理系统正常运转。

3.2 为档案的信息化管理建立健全的保障体系

为档案的信息化管理建立健全的保障体系，是提高档案服务素质，保障档案信息安全存在的一个重要手段。首先，我们应该让管理信息的有关程序更优化，聘请专业水平高的科技人员编订专用的管理程序，以确保管理程序的安全性；其次，在这些管理系统中安装正版的杀毒软件定期查杀病毒，避免系统遭受病毒感染；第三，不能忽视对纸质档案的管理，纸质档案是最基本、最可靠、最原始的档案信息的记录，这是电子档案所不能替代的，两者必须要互相依存。

3.3 采取专业的技术措施保障各环节的安全

专业的技术防范手段是保障电子档案安全最直接、最有效的方式，在对档案进行信息化管理过程中可采取的科技手段主要有以下几种：

首先是对档案信息采取加密技术。对数据进行加密，使电子档案信息变成密文，这样档案信息只有输入密钥以后才可打开，显示信息的内容，这样的信息相对来说不容易被非法窃取和阅读。

其次，在电子档案管理中实施签署技术。这种技术主要包括证书式的签名和手写式的签名，采取这种技术以后，不仅能证明文件确实出自作者之手，而且文件内容也不容易被被人改动。

第三，利用权限控制的技术。这种技术的应用，可对访问用户进行身份验证，只有通过验证以后方可访问档案信息，随时禁止无关人员入读。

第四，采取适当的监控技术。档案管理工作人员对档案网络设置防火墙，对档案中的数据系统从进和出双方面进行甄别和监控，预防不法分子对档案信息的访问，同时也可预防档案中机密信息的非法输出，切实保障数据库的安全。

综上所述，当前社会中，信息技术的高速发展推动了社会的进步，也改变了我们人类的生活，但是信息技术在实践工作中不可避免的总会遇到一些安全隐患，这就需要我们档案管理人员不断学习专业知识，提高自身工作素质，进而学以致用，解决档案的信息化管理过程中遇到的安全方面的难题，保障电子档案信息的安全。

参考文献

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