基于档案记忆观下的企业档案管理方案研究

陶艳红

摘 要：在时间的不断推移与变化中，人们思维意识也在不断成长与变化，人们开始逐渐更加重视集体记忆，而集体档案则是集体记忆的借鉴，而且档案管理工作与集体记忆之间的关系，也随着时间的推移而获得了人们更广泛的认同。档案最大的特点即是真实性、记录性以及原始性，因此，档案也被称之为整个社会发展过程中对记忆的一种媒介或者是载体。档案记憶观的核心也即是档案的基本属性为根本依据，而且档案也在时间的变迁与日积月累中为人们的集体记忆提供了值得信赖的依据，这在很大程度上有利于促进档案管理的实践应用与发展。本文将探讨的重点即是基于档案记忆观下的企业档案管理的方案。

关键词：档案；记忆观；企业档案管理；方案研究

档案是目前文献中产生最早的，而且也是现代社会信息的重要门类。企业档案属于档案中的一种形式，具体是指企业在其生产经营及管理过程中所形成的对国家、社会以及企业自身具有保存价值的各种不同形式的文件材料。但随着当前国民经济的快速发展和社会的不断进步，传统企业档案管理已无法满足和解决企业档案管理中所存在的各种新问题，所以为了让企业的档案管理更加科学和有效，必须与时俱进，进行档案管理的创新发展。

1 企业档案管理存在的问题分析

1.1 档案管理的方式方法相对守旧和落后

当前大部分企业的档案管理都是由人事来负责，而不少人事在办理员工入职、离职中以及记录企业的相关事宜时，还是采用的传统文字文档的方式予以记录，然后人事通过把员工的相关文件信息资料装入到资料袋中的方式予以保存归档。但若需要在庞大的数据资料中寻找员工的资料信息，其具体寻找过程比较麻烦，费时费力。

1.2 缺乏完善健全的企业档案管理机制

企业没有建立规范的有关档案管理的意识和观念，特别是有些小型企业根本没有设置专门放置员工档案的档案信息室，还有部分企业虽有档案室，但却没有安排相应的管理档案的人员对其进行全面而有效的管理，导致企业中很多员工的档案或企业非常重要的文件档案发生遗失状况。

1.3 档案管理资料不全

当前，不少企业的档案管理资源与社会存在脱节的现象。很多企业在档案管理方面只重视文字和文档的资料搜集，而没有对有关企业发展活动的音频、影响等重要资料予以管理重视，使得企业的部分档案资料不够完整和全面。

2 档案记忆观下的企业档案管理的有效措施

2.1 重视并强化档案收集工作，建立完整的企业组织记忆

企业组织记忆，是企业所有工作人员对企业发展过程的一个认同的重要体现，在一个企业的档案管理过程中，应重视并采取有效措施来传承和延续企业的这种组织记忆，这就涉及到这些记忆的传承与保存需要一个载体。另外，企业的经营发展涉及到多项经济活动内容，而企业档案对企业整个生产经营的各项活动的一种记录，这种记录形式比较多样化，并传承和保存着整个企业经营发展的过程与记忆。因此，必须对企业的档案进行全面性、系统化以及完整性地收集，从而使得企业的档案内容的完整性和档案空间上的连续性。在收集企业档案资料的过程中，应对企业有保存价值的信息内容进行重点收集和管理，尤其是为了让整个企业的档案所管理内容具有一定的全面性和完整性，必须在管理时从多方面、多角度来着手，并作为企业领导人应积极鼓励和支持相关人员和各部门协作参与到档案的收集与管理中，并最终构建完整的企业组织记忆。

2.2 对企业档案进行科学合理地鉴定

信息技术的广泛鉴定，让现代企业的档案信息得到不断激增，当前不少企业的为了在发展规模、管理模式以及组织结构等方面更好的适应当前时代与社会的变化发展，必须符合企业档案的鉴定工作。为了有效确保企业档案鉴定的科学性，其前提和基础必须是确立企业哪些职能和活动应被记录下来。对企业档案管理进行鉴定和企业的整个发展战略有着一致性，企业未来的发展，其依据也离不开企业的档案管理，以此才能保证企业的可持续健康发展，并提高企业的竞争能力。与企业的文化相结合，确立企业的发展战略，并结合企业的文化、生产经营的流程等内容更深入地探究企业档案的鉴定工作。当前在我国社会主义现代化经济快速健康发展的同时，科学技术的快速进步与发展过程中，企业应与时俱进，从传统的档案管理方式中来突破和改进，通过对企业整个经营发展中各项具体经济活动背景的了解，从而来树立并强化全面性的工作意识，这是有效保障企业档案管理鉴定过程的科学性及合理性的重要前提，同时也才能有效塑造和保障企业组织记忆的真实性。

2.3 开展企业档案信息的开发与利用，有效发挥企业档案的集体记忆的作用

一个企业的组织记忆是整个企业员工对企业的一种认同感的体现，同时也是企业在未来得到可持续向前发展的重要动力所在。因此，在企业经营发展的过程中，应充分而有效地发挥企业档案的巨大效益，充分发挥其集体记忆的作用力。例如，在企业进行具体档案管理的过程中，基于档案记忆观的指导，企业的档案管理工作者必须有效整合企业的所有档案，并通过直观而且容易接受的方式如档案展览形式或者是微电影等形式，来把企业档案信息非常详细而形象地展示到企业员工面前，这种企业档案信息的开发与利用，可有效激活与继承各企业内部的组织记忆。

2.4 加强对企业档案的分类整理

企业组织记忆的构建过程，是一个循序渐进的过程，不仅要求对企业组织记忆进行全面收集，同时，还必须对企业所有档案资料做好规范性的分类、管理，保障这些企业资料信息的真实性与科学合理性，以便于企业今后的开发与利用。企业的发展历程以及现阶段所有的经营活动构成了企业的组织记忆记录，其中包含了企业所有部门及工作人员的详细信息资料。通过对企业的这些组织档案的分类与管理的过程，可协助企业对其自身经营发展过程中存在的各种问题和不足进行反思和总结，让企业不断优化自身的发展并在市场竞争中获得更大的发展与突破，从而推动企业的可持续向前发展。而企业档案管理中，档案最为核心的属性即是其真实有效性，这就决定了在企业档案的收集与管理中必须确保所有档案资料内容的真实性，而且作为企业，还要对所有收集的企业档案记忆予以鉴定，然后通过分类与整理的过程来保障企业档案资料的真实有效性。

3 结束语

综上所述，一个企业的档案管理过程，是对企业从无到有、从初级发展到更大发展的一个见证记录，是企业在整个经营发展中所留下来的详细印记，更是有效保障企业不断坚持走可持续发展道路的重要内容，并通过企业的档案管理来提升企业所有员工的认同感、集体荣誉感以及工作积极主动性，而且也是通过有效的档案管理来对企业进行宣传的重要手段。因此，在当前的新时代背景下，基于档案记忆观的指导，企业必须与时俱进，更新自身在发展中的观念意识，进行档案管理的创新改革，并采取有效的措施改进对企业档案的管理，从而进一步提升企业的档案管理质量和水平，促进现代企业的可持续健康发展。

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