档案管理工作中存在的积压问题和解决对策

税敏

摘 要：档案管理工作在我国开展的时间并不久，但是在实际进行管理的过程中发现，无论是哪种档案类型，哪个行业领域，在档案的存储收集过程中都存在积压问题，积压问题的存在在很大程度上增加了档案管理工作的难度，并且不利于档案资源的利用。本文主要对于档案管理工作中存在的积压问题进行了分析，并且对其解决策略进行了简单研究。

关键词：档案 管理工作 积压问题

档案管理工作中的一个难点就是档案积压问题，这些问题的存在，导致档案在进行查找以及整理的时候十分不便，而且在很大程度上影响了档案管理工作的顺利进行，并不利于档案资料的利用。在档案资料的管理中，积压问题已经成为了需要首要解决的问题，减少档案积压的条件，努力做好档案资料积压的防范工作。

1、档案积压问题出现的主观因素分析

1.1档案管理领导对于管理工作重视度不足

档案管理部门的领导是整个管理工作进行中的核心人物，如果领导对于档案管理工作并不重视，就会导致上行下效，其他人员在进行档案收集与整理的时候也不会很好地进行管理，也就导致了许多档案在记性记录的时候都是马马虎虎的进行，最后影响档案的全面性，造成档案在整理阶段就出现缺失，并且没有办法进行弥补。在档案的管理工作中，许多领导在选择管理人员的时候，会选择兼任的模式，也就导致直接管理人员对于管理工作大多都是敷衍了事，并没有认真的对待档案的管理工作内容，也就导致档案出现了积压问题。

1.2档案直接管理人员对于档案管理不重視

在档案管理工作的进行中，直接的档案管理人员对于档案管理工作的顺利开展具有重要意义。在现阶段的档案管理人员选择上，大多数是应用兼任的模式进行，而且很多管理人员并没有上岗证。在进行档案管理工作的时候，会导致管理人员不能认真的对待档案管理工作，很可能会出现对于档案的无序整理熟视无睹的情况，极其不利于档案工作的顺利开展，而且在这些无视长期存在的过程中，就导致了档案积压问题的出现。

1.3档案管理制度不完善

无规矩不成方圆，但是在档案管理工作中，并没有形成一套完善的管理制度，也就导致管理人员在进行管理的时候无据可依，也没有准确的对于档案管理人员进行考核的方法，从而影响档案管理人员的管理效果，导致其对于档案管理工作并不存在责任感以及使命感。在现阶段的档案管理工作进行过程中，许多的单位对于档案管理模式并没有进行重视以及完善，所以导致档案在收集的时候不完整，整理的时候杂乱排列，最后就会导致档案在管理的过程中无据可依、无法可寻，严重影响档案的有序管理，最后就会出现档案严重积压问题。

2、档案管理问题出现的客观因素分析

2.1短时间内接收档案资料过多

在档案资料的收集与整理过程中，很多档案管理部门会在进行信息收集的时候，收集之后不会对于档案进行严格的整理，也就导致在档案交接的时候，短时间内杂乱的档案，会影响移交的效果，进而出现严重的积压现象。在出现短时间内的接收资料过多问题的时候，可以应用适当放宽收集时限、增派接收人员的方式进行处理，减少移交之后造成档案积压的记录，尽可能的保证对于档案管理的预见性，减少问题的出现。

2.2档案库房空间不足

随着我国经济的快速发展，现存档案、资料数量较以前迅速增加，入库档案数量徒增。库房面积狭小，这是亟待解决问题。首先合理使用档案库房现有空间，应采用节约库房空间的排架法。规范归档范围，避免重复件、复印件的重复归档。其次，合理设置预留空间，使档案库房空间高效利用，不要造成浪费。再有就是移交类别的档案要及时按计划向上级档案室（馆）移交，减轻空间不足的压力。同时还应开展档案存毁鉴定工作，规范销毁无利用价值的档案。档案库房临近饱和时通过申请经费，从有利于档案保护的角度，对库房建筑进行建设与改建。

3、档案积压的解决措施

3.1内部整理

（1）建立专项整理小组，任命组长，确定直接负责领导。而在选择整理小组成员时，必须有中、高级职称专业人员参与其中。他们的工作重点在组织协调、制定标准、监督检查。针对所要整理的档案，结合实际研究制定出切实可行的整理方案，使整理工作有据可依，有章可循。其次，集中整理能在短时间内将档案整理完毕，人力与财力的投入必不可少。档案部门的人员必须参与其中。

（2）相关的部门人员充分参与，共同组织进行。依据整理工作的时间要求、整理规模，核算相应的人力、财力支出，合理制定整理工作计划。

（3）由多部门、多岗位人员组成的整理小组，难免专业能力参差不齐。当专项整理工作计划与方案制定后，应对整体参与人员进行岗前培训。旨在通过授课或实际操作演示等方式，向组员阐明将要整理的档案来源、存在问题、整理方案、操作要求，统一整理标准与手法。

（4）全局统筹，合理分配。专项整理积压档案工作量极大，所以在组织工作之初就应全局统筹，而后又要合理分配。选定合适人员安排在合适岗位，申请充沛的预算应对必要的支出。

3.2业务外包

业务外包是指企业整合利用其外部最优势的专业化资源，从而达到降低成本，提高效率，充分发挥自身核心竞争力和增强对环境的迅速应变能力的一种管理模式。但由于档案工作的机密性、安全性特点，档案业务外包的提法还非常谨慎。虽然说目前一些政府机关为了把主要精力集中于核心工作上，将非核心的、次要的、技术含量低的辅助性业务以合约的方式委托给人力资源派遣的业务人员或外部专业中介服务机构办理。注意要与外包业务人员签订保密协议。定时开展档案法制宣传教育，档案职业道德教育，提高档案从业人员的自身修养、个人评价。

4、结论

在进行档案管理的过程中，许多档案积压的问题都是由于管理人员的不重视、库房设备的空间不足以及管理人员频繁的进行调动所造成的，这些因素都是可以在档案管理工作中进行避免的，只要可以合理的对于档案收集整理工作进行分配，确保在管理硬件设施上的投资，就可以减少档案积压问题的出现，保证档案管理工作的有序高效进行。

参考文献

[1]袁红.档案管理工作中存在的问题及解决对策[J].黑龙江史志，2012（03）.

[2]蒋鹏.档案库藏容量临近饱和难题分析与应对策略-以深圳市规划国土房产档案管理为例[A].兰台撷英-向建党90周年献礼[C]，2011（6）.