试析展览馆工作中档案利用的意义

张惠扬

【摘要】随着我国经济的不断发展，展览馆数量的不断增多，社会对于展览馆的要求进一步提高。为了提高展览馆的工作效率及质量，保证展览馆工作体系正常运转，进而为馆方节约更多成本，有必要在档案利用的基础上分析展览馆工作的现存问题，以其为切入点，提出具体的措施和建议。

【关键词】展览馆；档案利用；现存问题；措施建议

展览馆指用于展出临时陈列品的公共建筑。按展出内容，展览馆可分为专业性展览馆及综合性展览馆，专业性展览馆又可细分为艺术、科学、交通、贸易、农业、工业等类型展览馆。进入21世纪以来，在社会经济稳健发展的大背景下，我国展览馆的管理水平已得到很大提高，与此同时，为了顺应时代发展潮流，满足展览馆的工作需求，展览馆的工作重心逐步向档案利用转变。档案利用指档案利用方以档案利用系统满足检索、查询、应用及其他需求，使得档案信息实现其潜在利用价值的过程；所以，为了提高展览馆工作中档案的利用价值，有必要对档案利用进行分析和研究。

一、展览馆工作的现存问题

（一）缺乏健全机制。从现阶段我国展览馆的工作水平来看，仍停留于粗放型階段，展览馆整体起步晚，少部分展览馆缺乏健全的管理机制，无法全面开展工作，无法发挥管理作用，无法落实管理流程，不仅埋下安全隐患，还可能造成经济损失。因此，从展览馆工作的优化和档案利用角度考虑，有必要及时健全相关机制。

（二）管理技术有待提升。为了顺应信息化时代档案资料和内容爆炸式发展的形势，满足人民群众日益增长的展览需求，加快展览馆管理模式的创新和变革，增强管理水平，具备显著价值作用，提高管理技术就显得尤为重要。然而，从现阶段我国展览馆的工作水平来看，受传统因素影响仍较为严重，管理基础薄弱，技术引进速度缓慢，信息化程度较低，管理手段落后，管理方法单一，管理效率低下，造成展览馆在实际管理过程中存在一定盲目性和机械化。因此，从展览馆整体工作质量提升和档案利用角度来看，有必要加强管理技术的创新，使管理技术日益科学化。

（三）细节工作有待优化。从现状来看，部分展览馆工作人员在工作细节上有待优化，主要是因为档案管理是一个复杂的工作，既要把握宏观分类，又要做好细节工作。每一份文件存档上架都需要细致地做好这些工序才算是一份完整的档案：分类、排序、去钉、装订、粘贴、编页码、编件号、装盒、在档案盒正面和侧面贴标签，注明该档案名称、盖章、盖档号章、卷内目录录入万维数字化档案管理系统。倘若上述细节工作做得不够好，将会使展览馆整体工作效益受到影响。因此有必要优化各项细节工作。

二、展览馆工作中档案利用的意义

（一）树立档案利用意识。以档案利用为切入点做好展览馆展品陈列工作，能树立和强化展览馆工作人员的档案利用意识，落实档案利用及展览工作的流程，增强展览馆维护及管理的能力，提高展览馆抗灾难性事件的水平。同时，作为展览馆工作体系的主要组成部分，以档案利用为切入点，做好展览馆展品陈列工作不仅符合展览馆的发展需求，还能拓宽展览馆的业务服务范围，提升展览馆管理的整体水平。

（二）消除展览安全风险。以档案利用为立足点做好展览馆展品陈列工作，能有效消除展览安全风险，增强展览馆的抗风险能力，并且将风险评估与等级保护体系相结合，进一步形成具有区域特色的展览馆工作模式，促使展览馆管理工作向专业化、高效化、智能化转变。同时，还有必要做好档案管理系统的保护，因为一旦档案管理系统被破坏，将会使整个档案管理工作处于瘫痪状态，从而使档案管理失去即时性，最终使整体管理效率的提升受到很大的限制。

三、展览馆工作中档案利用的措施

（一）彰显服务功能。档案利用既然是档案信息实现其潜在利用价值的行为过程。因此，在实际利用的过程中，工作人员坚持可持续性发展的工作原则，适度放宽展览馆档案利用的保密等级，确保档案资源对外开放量呈逐年递增趋势，充分彰显档案利用的服务功能，满足不同展览馆的工作需求。同时，以符合国家法律法规为前提，尽可能简化档案借阅手续，优化档案管理流程，进一步拓展档案资源的利用范围。值得注意的是，展览馆可以档案资源为立足点，开展一系列检索查询服务活动，为用户提供全面、高效、快捷的档案利用服务。

（二）扩大资金投入。作为展览馆工作档案利用的基础，保证计算机设备的先进性不仅能显著提高展览馆的工作效率及质量，而且能保证展览馆工作处于正常运转状态。因此在实际利用的过程中，展览馆应当主动转变传统工作理念，加大对于计算机设备的重视程度，进一步扩大资金投入，提高计算机设备的安全系数，弥补原有工作模式的不足，充分发挥计算机设备的性能。同时，做好展览馆流动区域的灯具更替工作，及时淘汰安全性低及能耗高的灯具，禁止凑用、改装、拼装计算机设备，及时报废老化计算机设备，做到“设备高效化、管理安全化”。

（三）提升信息技术。时代的发展，人民群众对展览馆工作的效率及质量要求日益提高，因此，在档案利用的过程中，展览馆工作人员应根据档案利用现状，以提升信息技术为切入点，积极引进科学的工作理念，与现有的工作模式相结合，解决在实际利用过程中所面临的问题，提升利用效率及质量。

（四）培养合格人才。全面分析和掌握展览管理流程，加大对于展览管理人才的重视程度，培养适合信息化时代的档案管理人才，对于档案利用具有十分重要和深远的意义。因此，做好展览管理人才的引进工作，组织一系列人才培训，增强工作人员的整体素质水平，组建具有区域特色的人才管理团队，逐步实现展览管理模式向智能化转变。

（五）构建管理体系。为了加快展览馆工作模式的变革，保证展览馆工作处于正常运转状态，构建具有区域特色的展览馆工作管理体系，具有重要实践意义。因此在实际利用的过程中，展览馆应坚持可持续性发展的工作原则，不断完善现有的展览工作管理流程，细化岗位责任，促使责任不再是口头表达，而要定量区分，最终形成管理体系。

四、结语

通过本文的探究，认识到随着我国经济的不断发展，城市规模的不断扩大，展览馆数量的不断增多，展览馆的工作水平逐步成熟。但是，我国展览馆工作依旧存在一些问题，如缺乏健全机制、管理手段有待提高、管理人员素质水平有待提升等，因此，有必要构建完善的机制，加强管理，提高管理人员素质，注重信息技术的科学应用。做好以上工作后，展览馆工作将能够得到有效优化及完善，实现档案利用价值，为我国展览馆的全面发展奠定坚实的基础。

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