特种设备检验检测机构档案分类管理

赖雪霞

【摘要】随着社会的不断发展，人们对特种设备的需求与关注度也越来越高。但传统档案管理思想中存在着一些弊端，工作人员认为它只是单一的统计和记录方式，并不需要过多的技巧和经验。所以，在执行阶段并没有给予其过多的重视，使得数据测量和记录存在偏差，引起后续实施的不便。因此，本文从特种设备检验检测机构档案分类管理的问题入手，对主要方式进行研究。

【关键词】特种设备；检验检测；档案管理

特种设备档案管理工作主要是指根据设备的种类与特点进行的文字、图片整理方式。管理者可以从档案中一目了然地对各类设备进行深入化理解，并作出基本的活动判断。同时，单位对相关人员也有着一定的要求。例如：特种设备检验数据要精确地表示出来、管理方法不得混乱，要有一定的对应性等等。从这个角度来看，特种设备检验检测机构档案分类管理势在必行。

一、特种设备检验检测机构档案分类管理的问题

（一）档案管理意识薄弱。对于许多工作者而言，档案管理的意识不是非常明显，甚至会出现松懈的情况。从本质上来讲，此工作的重点主要体现在“分类”“管理”上。如果对这两个词进行延伸，相关人员不仅要掌握现代化的实施手段，还要做好档案的安全保护工作，提高生产的有效性。但现实的情况恰恰相反，工作人员片面地认为只有登记是他们的本职，其他的后期保护与业务管理都不应该计算在内。

（二）领导的重视程度不够。领导的重视程度不够主要表现在以下几个方面：第一，相关负责人没有对档案管理工作进行定期的宣传，转变管理者的思想。第二，没有给予档案管理部门适当的便利，使他们在数据采集、特种设备的文件归类中无法形成一个明确的方向。通常情况下，管理人员都要定期对任务进行规划，实现工作程序的统一分析。如果缺少了这一指向，则不利于后续方案的设定与实施。第三，少数的领导认为，特种设备的档案管理工作是根据设备检测明细中合格证书内容对照来达到管理的目的，并进行文件的定期核查工作。在这种条件下，工作者缺少一定的技术支持，对统计数据进行分析。因此，在相關资料检索的过程中浪费了大量的时间与金钱，使管理工作混乱。

（三）档案管理制度不健全。管理制度的不健全在许多特种设备检测单位中都是比较常见的。一般情况下，都是由于工作人员管理方式的缺失所导致的。首先，有些单位虽然建立了一定的档案管理制度，但没有将具体的惩罚和奖励方案落实下去，工作只是流于形式，员工对其中的认同感欠缺。其次，在档案外借、归还以及安全保密工作上没有体现得当性。档案借出的条款不明确，一些人员没有及时归还，管理者也没有与其进行协商或者催促，使得一些特种设备的资料“有去无还”。同时，还有一部分人对资料并不爱惜，管理手段不得当，当数据记录错误时随意进行涂改，使档案的真实性出现了缺失。

二、特种设备检验检测机构档案分类管理

（一）提高档案分类管理的认识与责任感。特种设备档案管理的认识与责任感的提升主要针对两部分人群。第一，对于实施部门的工作人员来讲，他们应该转变传统理念，以服务为宗旨，以特种设备的不同类型划分为主要目标，将维修改造、使用年限、产品参数、生产厂家等重点记录下来，以保证每一个特种设备的日常状态都能够记录在案。档案管理人员要将其进行重点划分。第二，从管理层人员的角度来讲，要加强特种设备档案管理的宣传工作。例如：可以在每月定期召开例会，档案管理人员以工作的分类总结为主，对其中发现的问题进行着重说明，并提出改进方案。对于一些工作积极、认真负责的人员，管理者要以表扬、鼓励的方式调动他们的积极性。反之，对于一些投机取巧的工作者，管理人员也要及时批评，并督促其改正。

（二）建立完善的特种设备档案管理工作。完善的特种设备档案管理工作的确立是必不可少的。工作人员除了要协调记录与核准方式外，还要将档案的借阅与归还放在首位，实现工作体制的有效性。第一，每一个特种设备都要登记在案。管理人员要根据其编号进行排序，并适当调整入库时间，将范围精确到分钟。具体执行者要建立一个excel表格，将设备管理中的对应事项都审核清楚，并查看是否有遗漏，便于日后的验证工作。第二，档案管理人员在信息预览、复制和外借方面予以创新。例如：可以在本单位的官网上设定一个OA软件。每个特种设备都有其具体的号码，我们也可以将其理解为它们的身份象征。内部人员如果有需要，可以将自己的员工编号输入进去，并依照特种设备的号码进行预览。在借出和归还方面，内部人员要携带上级负责人盖章以及档案管理人员同意的证明，管理者将借出时间与限定日期在系统中输入，程序会进行自动提醒。当借出者归还档案时，工作人员同样要进行审查，以保证内容中没有被涂改或者损毁的地方。如果出现了此种情况，要及时向上级汇报。

（三）建立严格的绩效考核制度。特种设备检验检测机构的管理者应该及时建立完善的绩效考核制度，对档案管理人员进行综合性评估，提升他们的整体素质。第一，要聘请专业的人员对档案工作者的操作技能进行培训。例如：指导人员要从理论与实践两方面对他们进行培训。在理论方面，主要讲解一些档案的统一管理方式。在实践方面，带领工作人员“走出去”，让他们去其他地区与单位进行业务观摩，学习别人的长处，改进自身的管理技术。第二，每隔一段时间对工作人员的能力进行考察。以“综合简述题”“日常操作管理”作为两个重要记点。前者主要是对工作者的工作方法进行考察，选择10道覆盖面较广的题目来进行查验。后者则是以平时的工作经验总结为主，看工作人员是否按照记录的标准和要求将设备运行维护和事故处理等内容具体化。总体来说，管理者对两部分成绩进行统一设定，对连续两次排名在首位的员工，升职加薪时予以考虑。而对于成绩不合格者，也要有一定的经济惩罚。

三、特种设备检验检测机构档案分类管理的有效性

第一，优化档案监督与交接工作。特种设备档案的分类管理工作是文件合理交接的重要前提。如果工作人员出现了岗位上的变动，工作的交接是必不可少的。假定档案的分类不明确、设备的种类设定不完整，会为交接工作带来一定的困难，影响检测秩序。第二，促进档案的定期检查工作。管理的有效性会使得档案按照一定的编码表示出来，操作人员能够依据具体的明细进行装订或查询，提升了工作速度。

四、结语

综上所述，本文从三方面入手。第一，对特种设备检验检测机构档案分类管理的问题进行分析。第二，阐述了档案管理的主要措施。第三，对管理的有效性进行研究。从而得出：档案分类管理工作在特种设备检验检测机构中至关重要。因此，管理人员要提高对工作的重视程度，定期召开例会进行宣传，完善内部秩序。同时，工作者也要以技能的提升为标准，促进档案安全，为分类质量的增强奠定基础。

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