档案管理工作之六“三”法则

周芯妍

摘要：档案是公司发展过程不可多得的宝贵史料，是各项日常工作中形成的第一手资料，是公司各项工作的见证，经过档案人员的取精、分析归纳、分类编目认真整理形成的，更是反映公司历史的真实材料，作为一名档案管理者，在实践中通过不断总结，寻找其中的规律，得到了一些便捷的日常管理法则。

关键词：档案；管理；法则

档案是提高公司发展事业不可多得的宝贵史料，是公司各项日常工作中形成的第一手资料，是公司开展各项工作的见证，经过档案人员的取精、分析归纳、分类编目认真整理形成的，更是反映公司历史的真实材料，那么如何做好档案管理工作呢？本人作为一名办公人员，在实践中通过不断总结，寻找其中的规律，得到了一些便捷的日常管理法则。

法则一：“三纳入，三同步”。提高重视程度，健全工作机构。把档案工作列入工作重要议事日程，纳入公司整体发展规划和工作计划、纳入公司管理制度、纳入有关人员职责范围，布置工作，检查工作，总结工作与相关档案资料归档同步。加强对公司档案工作的领导，建立健全管理机构，层层成立档案工作领导小组，配备专兼职档案员，积极创造条件，保证档案管理工作顺利开展。档案室对档案的收进、案卷的数量、档案的利用等情况进行统计，按照有关规定，及时向上级档案主管部门报送档案统计结果。公司档案室要定期对所存档案进行全面检查，对已经破损和字迹褪色的档案及时修复或复制，如遇特殊情况应立即向上级汇报，及时处理。

法则二：“上中下”三配合。加强档案收集管理，档案管理工作完善的前提和基础是做好文件材料收集。要结合本单位自身的管理体制，组织机构的设置、协调各部门配备的兼职档案信息员从而做到从上而下、层层有人负责、形成“上中下”三层配合左右协作的档案交接，做到随时收集和定期收集相配合，尽可能防止和减少文件资料的流失。入档前一定要对所有资料进行审查整理，认真鉴别，决定取舍。

法则三：三早三严三优。常抓不懈，做好促进档案定级工作，促进公司档案管理水平的不断提高。档案定级对于做好档案管理工作来说，也是极为重要的。应该按照“三早三严三优”的方法来操作，“三早”是指档案工作介入早、定级早、收集早，为及时归档早准备；“三严”是指严标准、严质量、严要求，严格对照档案定级的标准，严格档案收集的质量，严格落实档案工作的要求，在整个准备过程中做到项目多不乱，资料多不杂，头绪多不粗，确保档案资料在分类、编号、装订、缝制等各个环节中无差错；“三优”是指在档案定级准备过程中，坚持开展“优质管理、优质设施、优质服务”活动，通过领导重视、全员参与，进一步优化公司档案管理的条件。

法则四：档案工作三化 平时化、平常化、常态化。要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作三化：平时化、平常化、常态化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”，做好檔案入库前的各项准备工作。

法则五：注重三个工作环节

一是要定期参加档案管理员业务培训。要认真学习档案专业知识理论、现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质；要做到持证上岗，注重重点环节，加强档案基础工作及抓好每年的归档工作，各类文件、材料能否齐全完整地按期归档，是能否做好档案工作的一个基础。

二是要实时指导归档部门的档案工作。加强业务指导与收集两个工作环节的联系，对于做好全宗科学排放也是至关重要的。收集与指导部门应共同制定相应的规定与标准，在统一的原则下，对归档部门的档案工作进行指导，借以提高组卷与初步鉴定的质量，做好归档与进室的各项准备工作。同时，把现行部门的档案形成数量、内容等情况，提供给档案室的保管部门，为做好全宗排放提供科学准确的数据，从而提高工作效率，实现社会效益、经济效益。

三是要定期组织档案收集和审核有关会议。公司从高的重视程度健全工作机构，注重档案收集工作，定期组织相关人员参加档案收集和审核的工作会议，加强管理常抓不懈，促进档案定级工作，提升公司整体档案管理人员的业务素质。

法则六：注重三联系

一是要联系上级部门，及时学习了解和掌握档案管理的上级政策和文件精神，努力做到对相关政策提前研究，对整体工作提前谋划，对相关任务提前安排，始终把握工作的主动权，做到依法归档，依法管档。二要联系归档部门，及时收集资料，做到月清月结。三要联系归档人员，定期召开归档方面会议，督促完成归档工作。

经过近年来的努力，整体档案管理水平得到了很大提高，档案工作得到了归档及时、分类科学、操作规范、管理严格，有力提升了档案工作规范化、科学化、制度化水平。