试论司法档案数字化过程操作人员保密管理

谢思集

摘 要：近年来，随着科技的飞速发展，信息技术的腾飞，给各行各业的长远发展带来的重要的契机。档案行业也是迎来了发展的新机遇。在过去，成堆的司法档案往往是很多档案管理人员最头疼的事情，海量的档案信息需要档案管理人员花费庞大的时间和精力进行整理，遇到一些重大的案件需要在成堆的档案资料中寻找相关联的档案资料。然而现在，随着数字化档案的落实，司法档案的归整成为了相对简单的事情，但是在档案资料数字化的过程中如何确保操作人员的保密，是一个值得深入研究的问题。

关键词：司法；档案资料；数字化；操作人员；保密管理

1 引言

司法档案是人民法院在审判执行工作和司法政务、司法事务管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，具有证据价值和监督功能，可以说是人民法院历史的记忆。司法档案是公安、检察院、法院、司法四大权力机关所产生的业务档案的统称。有些司法档案在一定的时间内具有保密要求，有些具有永久的保密要求，这些档案信息如果随意扩散，会造成个人隐私、工作秘密、国家秘密的泄漏，是敌对分子、爆料人员、案件当事人刻意窃取的材料，哪里有需求，哪里就有买卖；这些司法档案数字化的加工人员，有机会知道敌对分子、爆料人员、案件当事人所知道的信息，这些信息一旦泄漏，会对国家、对社会、对案件审判的公平性产生不利影响；所以，对司法档案数字化操作人员，纳入保密管理的战线，加强保密管理是非常必要的。司法档案的完整与安全乃是其功能充分发挥的基础。该归档不归、档案灭失，都将影响档案功能的发挥。确保司法档案的完整必须规范司法档案的整理和交接，明确司法档案的归档范围、期限、检查验收和落实考核等方面的内容。司法档案的安全，既涉及档案的物理安全，又包括保密安全。

2 司法档案数字化过程中的保密控制

1.对档案的内容进行保密控制

说道档案工作，人们不由得想起了电视剧中的“保密局”，其实这是人们对于档案工作中一个重要的工作内容：保密工作的关注和认识。如果档案资料不能够妥善的进行保存和保密，那么就会使得档案资料出现歪斜的风险。上到国家经济发展和国防建设的档案资料，下到每一个人的个人档案信息都是需要严格的保密的。试想，如果这些档案资料都外泄到敌方手中，那么我们将完全暴露在别人面前，何谈战略思想，哪里还能在国际或者人际关系中保护自己。所以说，档案资料最重要的就是档案内容的保密工作，这是档案管理的重要工作内容。然而司法档案资料数字化的过程中，因涉及到大量的档案信息，需要不同的操作人员进行数字扫描，不可避免的有档案外泄的风险，所以档案管理部门应该切实的出台相关的措施，对档案内容进行保密控制。

2.确保档案保密的控制实施

档案资料的保密不单单在于档案资料的保密条款，更重要的是对档案资料保密进行有效的执行和控制实施。司法档案在数字化的过程中，存在的不安全和有外泄风险的预先分析是司法部门应该需要去思考和判断的。结合司法档案数字化中的操作人员、仪器设备、环境等不确定的因素，进行深入的分析研究，并且制定相关的措施，有效的对档案保密进行管控。在司法档案数字化的过程中，人的因素是所有因素中最重要的，也是风险最大的。人的不安全行为是与人的心理特征相违背的、非理智的行为。为此，可通过加强教育来控制人的不理智行为。首先，应组织工作人员学习档案安全保密的相关规章制度。其次，科学地设计档案数字化工作流程，明确各个环节需要注意的安全保密问题和需要遵循的原则，从而提高参与人员的安全保密意识。人是档案数字化工作的主体，强化人员管理，能为安全保密工作奠定坚实的基础。

3 提高司法档案数字化过程中操作人员保密意识的措施

1.严明岗位职责要求，深化思想认识

提高司法档案资料在数字化过程中的保密成效，首先就是要提高每一个档案数字化操作人员的职责意识，严明操作岗位的职责要求，深化每一个档案数字化操作人员的思想认识。在这样的基础之上，充分的发挥每一个档案数字化操作人员的主观能动性，切实的提高其工作成效和档案资料的保密性。

2.明确数字化过程中的人员分工

在司法档案资料数字化的过程中，相关部门应该切实有效的根据档案资料数字化的内容、要求、流程等，对操作人员进行统一、协调的工作划分。根据每个流程的工作性质和内容，安排相对应的工作人员从事更为细致的工作。明确数字化过程中人员的分工，有利于划分档案资料保密性的责任大小，便于分析各个环节中可能出现的问题，并且及时的进行相关的改善和提高。

3.实行严格的抽查和阶段性的验收

司法档案资料的数字化过程，是一个工程量大、程序复杂的事项，需要大量的人力、物理、财力的支持，所以在司法档案数字化的过程中，相关部门应该切实的做好相关档案资料数字化的抽查工作，以防止档案资料的错误分类，甚至档案资料的扫面错误给后期档案调阅工作带来的极大麻烦。此外，司法档案数字化工作中，相关部门还应该组织有关的工作队伍进行定期或者不定期验收，鼓励和引导更多的数字化操作人员积极投入到档案数字化的工作中，充分发挥自身的主观能动性。

4.严格操作人员的录用和培训机制

在司法档案数字化的过程中，相关部门应该严格进行操作人员的录用和培训机制。人员选拔和业务水平培训。在任何实践活动中，起到决定性作用的参与主体都是人类。因此，在进行档案数字化工作过程中，首先要对于工作人员进行合理的选拔和业务培训，以确保日后档案数字化系统的建设工作、档案管理和利用工作。也就是说，在进行人员选拔时，要偏向选择工作细致、具有较强责任心的专人，同时，在进行人员培训时也要注重道德素质与专业技能方面的培训。

4 结语

当前，随着各级司法机关开展进行档案资料的数字化工作，面对繁杂、量大的档案资料，司法机关应该立足本部门的实际情况，科学的选用、招聘操作能力强、专业技能优、综合素质好的工作人员，参与到档案资料的数字化过程中，确保司法档案资料数字化的过程能够有效的推进。此外，司法部门还应该重视对数字化过程中操作人员的技能和思想进行培训和教育工作，引导他们严格遵守档案方面的法律法规，确保经过数字化的档案资料能够按时、按要求的进行档案封存和保护。

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