基于企业工作实况分析的高职文秘人才培养对策探讨①

陶祝婉

摘 要：高职院校是企业文秘人才的主要培养阵地，通过多次深入企业，了解企业文秘的工作实况，根据企业情况及时调整高职文秘人才培养方案，采用多种方法开展社会调研，获得了第一手资料。本文在此基础上，提出了有针对性的改进高职文秘人才培养策略的具体意见和建议。

关键词：文秘人才 高职 企业文秘 人才培养

中图分类号：F406.17 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2017）01（b）-170-03

1 引言

文秘也称秘书、文员、助理，是指“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。” [1]他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办事、办会等为主要职责，工作内容繁杂，工作方法多样，是领导的参谋和助手，是单位组织上下、内外的服务者，是企事业单位内部不可缺少的重要角色。它也是当今社会从业范围最广、从业人数最多的职业之一。

高职院校“以服务为宗旨，以就业为导向”，以针对区域经济社会发展要求，“培养面向生产、建设、服务和管理第一线需要的高技能人才” [2]为己任，是企事业单位，尤其是民营企业文秘人才的主要培养阵地。为能培养出企业所需要的文秘人才，高职院校需深入企业开展调研，了解企业文秘工作实况。作为高职文秘专业教师，从2014年初起至今近两年时间，笔者与同事多次深入本校所在温州及周边地区多家企业，与企业一线文秘人员、行政主管交流，以座谈会、访谈、问卷等调查形式了解企业文秘的工作情况，并在此基础上提出了高职文秘人才培养的具体对策和建议。

2 企业文秘工作实况分析

从实际调查结果看，温州及周边地区企业的文秘工作呈现出以下特点。

（1）文秘人员大多为20～30岁的大专生，所学专业庞杂，薪金普遍不高。我们曾在温州及周边地区涉及制造、旅游、酒店餐饮、批发和零售贸易、房地产、金融保险、交通运输、邮电通信、文化教育等多个行业的多家企业随机抽取了100名一线文秘人员做问卷调查，从回收的88份有效问卷看，年龄在20～25岁之间有52人，占59.09%，年龄在26～30岁之间的有21人，占23.86%，两者相加达到82.95%之高，占据绝对优势。学历为大专的有48人，占54.55%，其他如中专、本科和硕士研究生的各为16人、23人和1人，分别占18.18%、26.14%和1.14%，远远不及大专生的人数和比例。他们所学专业极为庞杂，这88名被调查者共涉及文秘、会计、金融、商务英语、建筑工程、计算机、信息管理、工商管理、平面设计、国际贸易、社区服务与管理、心理学、行政管理、播音主持、传媒策划与管理等近20个专业。

以在温州地区颇有影响力，在全国开设了500多家门店，已有30多年历史的某食品有限公司集团办公室为例，该集团办公室共8人，只有1人年龄超过30岁，其他都为20多岁的年轻人；本科毕业的只有1位，其他都为专科毕业；文秘专业科班出身的1位，其他人员的专业为商务英语、旅游管理、园林工程和戏剧表演等。在该公司总部其他部门从事文秘工作的大约有26人，其中年龄超过30岁的只有4人，20～30岁之间的有22人，各占15.38%和84.62%；学历为本科、高中或中专的分别是3和4人，为专科的是19人，各占11.54%、15.38%和73.08%；文秘专业科班出身的只有1人，占3.65%，其他人的专业有工商管理、国际经济与贸易、市场营销、食品加工、食品营养与检测、电子电器、应用心理学、生物学、法律等。

從该公司对外公开的文秘人员招聘要求表上可看出，他们基本要求学历在大专以上，但并不看重年龄和专业，基本无相关要求，只偶尔出现“20～30岁为佳”“文秘专业优先”之类的词句。对此，该公司人力资源熊总监这样解释：“现在的大学教育存在不少问题，一不重视道德教育，二不重视基本理论的教育，三尽教些其实不需要刻意去学习的简单东西，使得现在的大学生道德品质较低，基本功不扎实，往往知其然而不知其所以然，懂的其实也是些简单的东西，可又往往自视甚高，不愿吃苦，其实能力说不定还不如高中生。因此，文秘人员在学校里学习什么专业并不重要，只要他品德好，心态好，肯认真做事，愿意学习，能吃苦，我们就愿意用他，愿意培养他。”因此，他们虽然要求公司文秘人员学历在大专以上，但也并不排除高中或中专生。

至于年龄问题，恐怕与文秘人员待遇和文秘工作性质有关，从前文提及的问卷调查统计数据结果看，被调查的88人中，表示自己月薪收入在2500～4000元之间的有59人，占67.05%，有12人表示自己的月薪低于2500元，占13.64%，只有17人表示自己月薪高于4000元，占19.32%。文秘工作沟通上下、联系左右，能较好地锻炼从业人员各方面的能力，年轻人把它作为过渡岗位非常合适，但随着年龄增大，家庭压力增加，如果不能获得提升，转岗可能就成为一种自然选择。因此，被调查的这88人中，有66人入职时间少于3年，占75%，只有22人入职时间超过3年，只占25%。当被问及选择该职业的原因时，只有5人表示该工作待遇尚可，占5.68%；有19人表示喜欢该工作，占21.59%；有53人表示该工作可以让他们学习很多东西，利于个人成长，占60.23%，另有11人选了其他，占12.50%。

（2）文秘工作范围广而事务杂，以综合性文员岗位居多，最需要从业者具备沟通交流、办公软件应用和细致、认真、敬业等方面的能力和素质。文秘可以说是企业里工作范围最广的岗位，被调查的88名文秘人员工作内容涉及起草文稿、收发文、管理档案、接待来客、接打电话、处理信访、会议策划、会议组织或服务、为领导或客户出谋划策、商务谈判、安排日程、处理邮件、后勤保障、信息宣传、人力资源管理等，而且他们几乎都需要从事多项工作，极少有人只专注于一项工作。他们的岗位名称以“文员”居多，基本都认为自己是综合性文秘人员。

当被问及“您认为做好文秘工作最重要的能力是什么”时，他们的回答包括沟通交流、办公软件应用、办公自动化设备操作、心理调适、外语应用、文字写作、文书处理、口语表达、组织策划、团队协作等多方面能力，不过回答最多的是沟通交流和办公软件应用两点。“您认为做好文秘工作最重要的素质是什么”一题，他们的回答包括细致、认真、敬业、勤奋、奉献、容忍、廉洁、忠诚等，其中回答次数最多的是细致、认真和敬业。体现出沟通交流、办公软件应用能力和细致、认真、敬业等素质在文秘工作中重要地位。

在随机抽取了100名一线文秘人员做问卷调查同时，我们同时还抽取了这些企业50名行政管理人员进行了访问调查，有64%的行政主管认为现阶段企业最需要的是综合性文秘人员，另有20%的人认为是管理型，还分别有8%的人认为是文字型和服务型。他们也非常看重文秘人员的沟通交流和办公软件应用能力。在素质要求上他们回答的最多的是职业道德和严谨细致的工作态度。

从智联招聘、58同城、赶集网等招聘网站公布的助理、秘书、文员等招聘信息看，在任职要求一栏，除对应聘者有相应的办公室办文、办事和办会等方面技能要求外，它们基本也提到了沟通交流、办公软件应用和细致、认真、敬业等方面的能力和素质要求。

3 高职文秘人才培养的对策和建议

（1）会计、商务英语、金融等高职非文秘专业应积极开设相关课程，培养学生从事文秘工作的技能与素质。企业文秘人员以大专生居多，他们在校时所学专业涉及面极广，也就意味着高职许多非文秘专业学生毕业后将从事文秘工作；企业招聘文秘人员时基本无专业要求，文秘岗位能让人得到多方面技能训练，从事文秘工作是许多高职非文秘专业学生毕业刚出校门的一项较好选择。为适应学生未来就业岗位要求，拓宽学生就业渠道，高职会计、金融、商务英语、企业管理、旅游管理、社区管理与服务等非文秘专业积极应开设《办公室实务》、《秘书实务》、《应用文写作》、《文档管理》、《会议组织与服务》等文秘专业课程，或积极鼓励学生选修相关课程，以培养学生从事企业文秘工作的技能和素质。

这些课程的开设对学生综合技能和素质的提升非常有好处，例如《办公室实务》课程，它主要给学生传授从事办公室文秘工作所必需的一些基本知识与技能，例如电话处理、来客接待、与上司同事的沟通交流、日程安排、办公用品管理、办公环境管理、值班事务、印信管理、信息调研、文书处理、档案管理、会议组织与服务、人力资源管理等，使学生能在如今日趋复杂的社会大背景下从容应对复杂多变的办公室职场环境，使得他们就业后不但是个合格的财务、金融、证券从业人员，或是导游、翻译、外贸人员、社区管理者等，同时还是一名称职的办公室文秘人员。

企业财务、会计、销售、外贸等人员同时从事办公室文秘工作是当下不少企业的现实，尤其在浙江、广东等地众多的中小民营企业中。这些企业以加工制造业为主，几乎除生产以外的其他事务都集中在一个综合办公室里，由办公室人员统一协调完成。他们往往既是会计、财务、销售、人力资源管理人员，同时又要从事办公室文秘工作，较多的例如电话处理、来信来访接待、办公用品管理、印信管理、会议组织与服务、文书处理等，因此又是办公室文秘人员。

（2）高职文秘专业应注意培养学生多方面能力和素质，提高学生跨岗位发展和可持续发展能力。

第一，高职文秘专业应注意培养学生多方面能力和素质，提高学生的职业胜任力。企业文秘工作范围广而事务杂，较为需要综合性文秘，因此，企业文秘人员应该是多面手，具备多方面的能力和素质，例如沟通交流、办公软件应用、办公自动化设备操作、心理调适、外语应用、文字写作、文书处理、口语表达、组织策划、团队协作等方面能力以及细致、认真、敬业、勤奋、奉献、容忍、廉洁、忠诚等方面的素质。高职文秘专业应精心设计人才培养方案，构建全方位立体课程，培养学生多方面的能力和素质，提高学生职业胜任力。

职业胜任能力简称职业能力，一般把它分为以下四个部分：一是职业核心能力，指人们职业生涯中最重要的基本能力，具有普遍的适用性和广泛的迁移性；二是跨行业职业能力，指不同行业共同需要的知识和能力；三是行业通用能力，指面向一群工种或职业，在一个行业内通用的知识和技能；四是职业特定能力，指在行业通用能力的基础上，在某个领域或方向上的专项能力，是表现在每一个具体职业、工种和岗位上的能力[3]。高职院校一般分别设立公共基础课、专业拓展课程、专业基础课程和专业核心课程以培养学生这四方面的能力。为培养学生从事企业文秘工作所需的多方面“行业通用能力”和“职业特定能力”，高职文秘专业可开设语言与交际、实用心理学、办公自动化、基础写作、现代汉语与普通话训练、企业管理基础、秘书职业导论等专业基础课程，开设秘书实务、办公室事务管理、秘书写作、文书工作与档案管理、会务策划与组织、活动策划与宣传、秘书沟通与协调等专业核心课程。

第二，突出沟通交流、办公软件应用等方面能力和细致、认真、敬业等方面素质的培育。企業文秘工作需要从业者具备多方面的能力和素质，但不管是企业一线文秘人员从他们的实践经验出发进行的思考，还是企业行政管理人员从他们的管理经验出发并基于企业长远发展的全局考量，他们都认为沟通交流、办公软件应用等方面的能力和细致、认真、敬业等方面的素质尤为重要，因此，高职文秘专业人才培养应突出学生这几方面能力和素质的培育，不但应开设相关课程，加大相关课程的分量，还应关注实际授课效果，增加实践训练，注重学生实际工作经验的积累和素质的自觉形成，最好采用项目教学法。

项目教学法是一种贯彻工学结合、注重实践的教学策略和方法，它以“职业生涯发展为导向，以学生为主体，以教师为主导，以岗位群工作流程为线索，以典型项目为依托，以产品/服务为载体，以职业素质为目标，以职业技能鉴定为评价标准的教学策略和教学方法” [4]。它既能帮助学生建构专业知识，培养学生专业技能，又能促使学生行为态度、个性特征和职业意识发生自然改变。

第三，考虑学生未来转岗需要，提高学生可持续发展能力。企业文秘人员中30岁以下的年轻人占据绝对优势，而且他们薪金普遍不高，随着年龄增大，家庭压力增加，如果不能获得升职，转岗可能就会就成为不少人的选择，因此对文秘专业学生而言，职业能力中的第二个组成部分——跨行业职业能力，即职业岗位变动的应变能力和就业迁移能力就显得尤为重要。以沟通上下、联系左右，能得到多方面能力训练的基层文秘岗位作为职业起点，在知识得以拓展、视野得到开阔、能力获得提升、经验人脉渐次积累后，升到行政主管岗位或转到待遇更好发展机会更多的岗位或者自己创业也是职业发展的自然过程。

高职院校一般设置专业拓展课程以培养和提升学生的职业岗位变动的应变能力和就业迁移能力。考虑到学生可持续发展需要以及相关岗位要求，并基于开拓学生视野，增长学生见识，拓展学生知识点，发展多方面技能需要，专业拓展课程一般设置多门，允许学生根据自身个性特征、兴趣爱好和对未来工作生活的规划设想自由选择。文秘专业开设的专业拓展课程一般包括：茶艺与茶文化、领导科学与艺术、企业会计基础、商务谈判、中国饮食文化、企业文化、企业财务管理、人力资源管理、市场调查与数据分析、摄影摄像基础、图片与图像处理、公共关系理论与实务、企业法律实务、市场营销实务、创业文化、地方经济与社会、教育学、书法、历史与文化、新闻采写等。

参考文献

[1] 国家劳动和社会保障部.秘书（2006年版）—国家职业标准[S].北京：国家劳动和社会保障部，2006.

[2] 教育部关于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见（教高[2006]16号）[EB/OL].http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/moe_2761/201001/79649. html，2011-7-10.

[3] 蒋庆斌.职业能力结构化与职业教育课程体系构建[J].职业技术教育，2012（22）.

[4] 杨文明.高职项目教学理论与行动研究[M].北京：科学出版社， 2008.

①基金项目：温州职业技术学院院级科研项目“基于企业工作实况分析的高职文秘人才培养对策研究”（WZY2016015）研究成果。