归档文件整理工作实践及认识

李红

【摘 要】归档文件的收集工作是档案工作的起点，也是做好归档文件整理工作的重要基础。没有归档文件的收集工作，就谈不上归档文件的整理、提供利用及开发，就等于是“无米之炊”。而收集质量的高低，直接影响其他环节，如果收集的文件残缺不全，不符合质量要求，就会给其他环节带来影响，甚至造成返工和重复劳动。即使将来实现了无纸化办公，电子文件的归档仍然是在现有纸质材料收集的基础上进行的。因此，文件材料的收集是做好归档文件整理工作的根本，是必须打好的基础，而及时收集是确保归档文件齐全完整的关键，是基础中的基础。

【关键词】归档；文件整理；实践

【中图分类号】G272.4 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2017）04-0178-03

归档文件整理是档案管理工作的重要组成部分，是一项实践性很强的活动。归档文件整理是“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。2001年1月，国家档案局发布和推行了《归档文件整理规则》（简称《规则》），为新形势下规范、高效地进行归档文件整理工作提供了依据。在归档文件整理工作实践中，如何准确、高效地做好归档文件整理工作，是需要档案工作者长期思索与解决的问题。笔者认为，只要从本单位的实际出发，及时收集归档文件，认真把好鉴别的关口，优化整理方法，简化整理程序，深化检索，就能提高工作质量和效率，与时俱进，不断开创归档文件整理工作的新局面。以下是笔者对归档文件整理工作的几点认识，与大家共享。

1 及时收集是做好归档文件整理工作的重要基础

归档文件的收集工作是档案工作的起点，也是做好归档文件整理工作的重要基础。没有归档文件的收集工作，就谈不上归档文件的整理、提供利用及开发。而收集质量的高低，直接影响其他环节，如果收集的文件残缺不全，不符合质量要求，就会给其他环节带来影响，甚至造成返工和重复劳动。即使将来实现了无纸化办公，电子文件的归档仍然是在现有纸质材料收集的基础上进行的。因此，文件材料的收集是做好归档文件整理工作的根本，是必须打好的基础，而及时收集是确保归档文件齐全完整的关键，是基础中的基础。

及时做好归档文件的收集工作，需要档案工作者更新观念，提高认识，加强责任心，重视平时的收集积累。收集工作并非等到年底要整理了才进行，而应区分不同的情况，明确归档时限，做到随办随归、妥善管理。我们的做法如下：第一，认真做好收发文件登记，通过登记，对来往行文、单位内部文件、会议文件等逐件登记建账，做到“家底清楚”，有据可查。第二，根据文件归档时限，对已到时限的文件进行追踪收集，以免文件散落到个人手里。对已登记的文件材料做到办完一件收集一件。第三，对收集来的各种文件材料逐件进行检查，查看文件是否办理完毕，包括每份文件是否已完成公文处理的每个程序，是否是生效文件，文件材料是否齐全完整，同一事由的文件是否收集在一起等。第四，按照整理工作的具体要求，根据本单位档案部门制订的分类方案，准备好不同的档案盒，分别把同一类别的文件装入相应的档案盒保管。同时，做好收集文件的登记工作，使收集的文件分门别类、有目可查、运转有序、保管安全。及时地收集，为归档文件的整理打下了坚实的基础。

2 把好鉴别关是做好归档文件整理工作的前提

归档文件价值鉴定是一个对文件进行分析的过程。在文件归档时，对文件能否转换为档案进行资格审定，确定其是否属于归档的范围，删除没有保存价值的文件材料。文件的鉴别工作是归档文件整理的一道关口，认真做好文件的鉴别，把好这道关口是做好归档文件整理工作的前提。只有正确地判定文件材料的价值，准确地划分保管期限，归档文件整理工作才能准确、高效地进行，才能提高归档质量。

把好归档文件的鉴别关，档案人员一定要具备强烈的责任心和严谨的工作态度，熟练掌握档案鉴定标准和专业知识，了解被鉴定文件产生的时代背景，用历史的、发展的、全面的观点来鉴别其价值，使其真正成为传承文明、记录历史、服务社会、造福人类的财富，同时又将无保存价值的文件从源头上给予清除，使档案优化问题解决于萌芽之中。

把好归档文件的鉴别关，应把鉴定工作纳入日常工作程序，建立由单位领导、档案人员、专业技术人员3级结合的鉴定小组，有组织、有计划、有步骤地定期开展档案鉴定工作，制定切实可行的归档范围及保管期限，对不同类型的档案，采用不同的鉴定、处置方法。比如，文书档案的鉴定销毁工作由档案部门统一负责，业务部门责任人及兼职档案人员共同参与，对无保存价值的文件建立销毁清单，经鉴定无误后，签字确认，按规定程序销毁。如果在鉴定中对个别文件无法把握，则在档案部门继续保存，与下一批到期档案一同鉴定。每年年初，档案工作人员根据各种档案的到期情况，逐卷、逐件进行清点造册，分批、分期進行鉴定。对需要延长保管期限的案卷，在有关目录及案卷备考表中予以注明，继续保存；对应当销毁的文件，编制“销毁清册”一式两份，按程序予以销毁。文件的鉴定应避免主观性和随意性，确保文件鉴定工作准确、无误。

3 完善整理方案是做好归档文件整理工作的有效途径

归档文件整理方案就是在文件归档整理前，按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，确定分类方法和构成有机体系的过程，以便归档文件整理遵循一定的规律，保存文件之间的联系。文件的形成不是任意的，而有着自身的规律和特点，这种规律也就是文件之间的有机联系和具体表现。制订合理的、适合本单位的归档文件整理方案，就好像修建了四通八达的道路，使归档文件整理工作有了通达目的的途径。

归档文件整理方案不是一成不变的，随着时代的变迁，机构的改革等，归档文件整理方案也在保留原有的框架下有所变动，需要不断地完善。从本单位的实际出发，寻找、选择最佳的方案，使之不断地完善，是做好归档文件整理工作的有效途径。

归档文件整理方案需要认真地斟酌，仔细地推敲，不断地完善，才能使其最终合乎于自身的需要。在归档文件的整理实践中，我们根据本单位的实际情况，在分类方法上运用了职能简易分类方法，就是综合机构、问题和职能3种分类方法，优化组合，制订出比较合理的整理方案，并根据实际情况不断地完善，从而达到简便快捷、简单易行的效果。

4 改革整理的方法是做好归档文件整理工作的关键

《规则》对原有的归档文件整理方法进行了改革，以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的归档文件整理方法——“立卷”进行了改革，变立卷整理为以件为单位进行整理，大幅度地简化了整理工作中的手工操作，把档案工作人员从烦琐、复杂的组卷中解放出来，为归档文件整理工作赢得了更多的时间。可以说，改革归档文件整理的方法，对我们提高工作效率起到了关键的作用。

在归档文件整理工作实践中，我们按照《规则》的要求，采用了简化之法，删繁就简，推行文件级管理，文书档案以“件”为单位进行整理，免除了复杂、繁琐的组卷过程。同时，取消案卷、卷内文件两级目录、无需编页号，无需拟写案卷题名和封面，归档文件直接装保管盒内，不再线订，只是加固，避免了拆钉、扎边给文件造成的撕裂、散乱、丢失或在不经意间发生的文件合订问题。我们还采用文件张号尾数相加和立厚卷等简洁明快的工作方法，使整理工作得到了极大的简化，大大地加快了归档文件整理，减轻了工作量，提高了工作效率。每年用于归档文件整理的时间，由过去的2～3个月缩短为3～4周。

5 深化检索体系是归档文件整理工作有效服务社会的重要手段

信息技术的高速发展和推广应用，给归档文件整理工作带来了新的契机。利用信息技术对归档文件进行整理，也是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。深化检索体系，就是在完成归档文件分类、排列、编制件号后将归档文件数据输入计算机，以方便使用者查阅的过程。使用计算机介入归档文件整理工作，不但提高了工作效率，更是归档文件整理工作有效服务社会的重要手段。在规模比较小的事业单位，由于条件的限制，档案信息化建设难以深层次地进行，但是我们可以在利用计算机进行编目检索方面有所作为。

虽然归档文件以件为单位进行管理，但它强调同一事由的归档文件要排列在一起，为我们深化检索体系提供了可能。在计算机录入编目和检索前，我们根据整理方案建立事由虚拟关联，并利用这种关联进行编目、录入，这样大大方便了查阅和检索，使用者可以通过计算机管理软件很快地检索到自己所需的任意一份文件档案，便于档案资源的开发和利用。

在深化计算机检索系统的过程中，我们利用计算机对文件进行分类、提取、分析、加工，另行编制了《专题目录》《重要文件目录》《分类目录》等，同时既建立事由虚拟关联，又建立其他虚拟关联，比如年度虚拟关联、组织机构虚拟关联等，深化和丰富了检索体系，提高了归档文件整理工作效益，为归档文件整理工作有效服务社会奠定了基础。

6 创新是归档文件整理工作不断向前发展的动力

创新归档文件整理，就是在《规则》的指导下，结合本单位的实际情况，对归档文件整理实践进行不断完善的过程。通过持续创新，使得归档文件整理工作与时俱进，不断向前发展。可以说，创新是归档文件整理实践向前发展的动力。

归档文件整理实践的创新活动，在于执行《规则》不刻板、不教条，一切从实际出发，新旧方法兼容并蓄、优化组合，促进归档文件整理工作不断完善。

在归档文件整理实践中，在编写“归档文件目录”及“文件大流水编号”时，我们发现归档文件按份数一年采用一个连贯的大流水编号，数百份、上千份文件编号相互串联在一起，除了文件编号时容易出现漏号或重号外，漏编的文件号或以后新补充的文件号只能在最后接续，而这些文件的保管要按类别保管单位插进其间，这时相关类别、相关保管单位原有文件编号会被打乱，卷盒内文件短缺不易被察觉。为了解决这些弊病，我们在编写“归档文件目录”时，先按保管单位编独立的文件流水号，恢复“卷内文件目录”；在收集完毕全年的归档文件后，再增加文件序号的编写，既方便检索，卷盒内文件短缺也容易被发现。

随着改革开放的不断深入，带动了各项事业的蓬勃发展，也为归档文件整理工作带来新问题、新任务、新机遇和新挑战。但是不管时代如何变化，只要我们努力学习新知识、新本领，加强工作责任心，做到及时收集归档文件，认真把好鉴别的关口，优化归档文件整理方法，简化归档文件整理程序，归档文件整理工作就能立于不败之地。

参 考 文 献

[1]刘立.档案部门如何編制电子文件功能需求[J].中国档案，2013（5）.

[2]陈晓晖，赵屹.我国电子文件管理亟待完善的措施[J].中国档案，2013（1）.

[3]黎明.档案鉴定理论在企业档案工作中的运用[J].中国档案，2013（3）.