对加强企业档案信息化建设的看法

杜隆贵

摘要：企业档案信息化建设是提高企业现代化管理水平的重要标志之一，是现代企业必须具备的软实力之一。加强企业信息化管理永远在路上，随着形势的变化和信息化技术水平的提高，企业档案信息化建设亦不断地暴露出一些问题，本文从剖析问题的角度出发，提出建设性看法。

关键词：企业档案 信息化建设 问题 建设性看法

中图分类号：F2707 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2017）05-0072-01

企业信息化是国民经济信息化的基础，档案信息化是企业信息化管理的重要内容。企业档案信息化是指在企业档案管理过程中，应用现代信息技术，将企业档案资源管理模式从以面向档案实体保管为重心，向以档案实体的数字化信息为重心的转变过程。进而实现企业档案信息的数字化和网络化，保证企业档案信息资源的有效采集、管理和利用，实现档案信息高度共享。加强企业信息化管理永远在路上，随着形势的变化和信息化技术水平的提高，企业档案信息化建设亦不断地暴露出一些问题，需要企业给予重视，积极采取有效对策，不断提高信息化管理水平。

一、当前企业档案信息化建设显露出的问题

满足现状的思想。在企业档案信息化建设已经打好一定基础的现下，一些企业对档案信息化建设不很上心，保持常规运行状态，差不多就行的管理思想导致企业档案信息化建设大干快上了一段后，就停留在现状了，即使出现了一些问题，也被轻描淡写了，这种满足现状的思想是企业档案信息化建设过程中最大的障碍。

基础设施设施薄弱。在人力物力的投入上不足，一次性投入尚被重视，改善性投入难于兑现，或缩水兑现，直接影响了企业档案信息化建设工作的基础设施建设，如对于企业档案信息化建设所需要的技术装备不足，计算机配置相对较低，软硬件功能不足且更新缓慢，档案信息网络系统和档案数字化设备不足，影响档案的信息传输、交换和资源共享，等等，

设计规划的前瞻性不足。档案工作的开展应当是紧跟时代发展步伐的，因此，档案工作不仅应当符合当前形势的需要，更应当瞄准时代发展的前进方向，所以，在规划设计上急需务实更需具有前瞻性。然而，就目前的情况来看，企业档案信息化建设工作无论是在规范化建设上，还是在数字化的构建上，乃至于是在网络化的认知和社会化的融入等方面，都因为规划中没有很好注重前瞻性的问题，致使企业档案信息化建设工作的发展动力不足，不能很好适应时代快速发展的前进步伐，设计层面的滞后，影响了企业档案信息化建设工作可持续科学地发展。

相应的制度建设不完善。从一些企业的内部建设来说，在企业档案信息化建设工作上确实形成了一些成型的规章制度，也在实际工作中发挥了一定的作用，但是其中的主要问题是，制度建设中还存在着完整性和规范性及严格性不足的情况。对此，既有企业自身对于企业档案信息化建设工作认识不足的问题，更有在国家的大层面上应当给予重视的问题，需要在依法治国的大背景下，从法律的层面加强应有的建设，促使在对企业档案信息化建设工作的制度建设上起到强力推进作用。

二、加强企业档案信息化建设的建设性看法

要加强企业档案信息化建设工作，应当从以下几方面强化工作的力度。

其一提高认识是解决问题的先行因素。企业档案能够真实、全面、系统地反映企业在以往的经济发展建设中的经验和教训，对提高企业组织管理、促进经营决策和创新，具有正面性的积极影响。所以，强化企业档案管理信息化建设工作，就是为档案管理插上科技的翅膀，为企业的科学发展提供智能性的服务水平。并且由于企业档案能够储存和“复读”企业的各项活动，是企业丰富文化的历史积累，这是其他任何工作所无法替代的，是其本身所独有的优势，加之，企业档案信息化建设能够缩短二次文献信息的编著时间，大力提高档案信息的时效性。

其二坚持标准化建设原则。就是要在强化企业档案信息化建设上要明确的几个基本性的原则，以确保工作的开展不会“误入歧途”。比如说，要确定“标准化建设的原则”，就是要解决在建设中的“任性胡来”的问题，使我们的工作不偏离正确发展的轨道；要确定“准确有用的原则”，就是要确保被数字化的档案资料要取向于“高价值”，保障资源的合理使用；要确定“超前规划的原则”，确保企业档案信息化建设既能适应当下的需要，又能够紧跟时代发展的步伐；要确定“服务为先的原则”，就是要尊重档案的“使用特性”，发挥档案应有的价值；要确定“保密的工作原则”，为企业的健康发展提供重要的保障，要确定“责任追求的原则”，以此加强岗位工作人员做好工作的责任意识，等等，这些必要的原则，就是确保企业档案信息化建设不可缺少的有力助手。

其三坚强软硬件建设。要为档案信息化建设装备性能可靠的支撑性设施设备，要开发能够适应本企业需要并与企业办公自动化有效兼容的通用型管理软件，要在借助灵活便捷的互联网支撑的同时，强化自身的应用水平，开发出有力的保护性措施手段，确保对档案资料的方便实用，确保对档案资料的安全性保护。

其四提高岗位人员素质。就是要注意选用具有专业能力的人员从事档案管理，要肯于对档案管理人员进行业务培训的资金投入。对于提高档案管理人员的素质要一手抓培训，一手抓管理，以有效的管理机制来调动档案管理人员的工作积极性，否则，即便设施条件具备了，管理不够，加强档案信息化建设也没有保证。

参考文献：

[1]王华.企业档案信息化建设[J].兰台世界，2012（S2）：27-28.

[2]丁蘭兰.企业档案信息化建设与管理探讨[J].中国高新技术产业，2016（21）：154-155.

责任编辑：孙瑶