浅谈如何开发利用学校档案信息资源

安建彤

【摘要】档案信息化浪潮不断深化着档案的开发利用工作，如何在新时期有效开发利用档案信息资源，是档案工作的重中之重。档案信息资源的开发与利用，是档案收集整理工作的最终目的，只有加大开发档案信息资源力度，才能做好档案信息资源的合理利用。

【关键词】档案信息化 档案信息资源 开发利用

一、网络信息化对档案信息资源开发利用的影响

档案是重要的信息资源之一。计算机网络的普及，必然对我国的档案工作产生重大影响，并将改变档案工作的方式、方法。尤其对档案的开发利用来说，计算机网络无疑为档案部门和需求者开发利用档案信息资源开创了一条理想途径。网络信息化对档案信息资源开发利用有着深远的影响。一方面，网络信息化技术为档案信息开发提供了技术支持。计算机技术运用于档案信息资源管理，实现了档案信息资源数字化，进而实现了档案信息资源的集中化，提高了整个社会对档案信息资源的利用程度。另一方面，档案信息化要求加大对档案信息资源的开发利用。当前，随着信息技术、计算机技术、网络技术的蓬勃发展，档案信息载体的形态正在发生变化，档案信息正在向数字化发展，档案形成量之大，覆盖面之广，是前所未有的。

二、档案信息化环境下开发利用档案信息资源的建议

档案信息资源的开发利用是一项长期的、紧迫的、艰巨的工作任务。开发档案信息，就是挖掘、加工档案信息资源，以更好地为利用者服务。在信息化实践中，档案部门是档案信息资源的主要来源地，建立信息库、信息网络，加快数字化、数据库化和网络化进程，是提高档案信息能力的主要途径。要积极探索新的途径，寻找新的角度，全方位、多层次地开发档案信息资源，用創新性思维加大信息资源整合开发利用力度。

（一）开拓思路，创新观念，加强档案信息资源的开发利用

档案的作用和价值体现在利用上。为社会公众提供有效的信息服务是信息时代的重要目标之一，因此，必须建立一套切实可行的信息服务机制。在服务方法上，需要变被动的等待服务为主动的上门服务，把档案信息主动、及时、准确地送到用户手中。在档案信息资源开发与档案用户之间，建立起一种主动适应、自我调节的机制，从而为档案用户提供全方位的服务。在档案信息资源开发与档案服务范围上，要由内向转为内外结合，打破传统的封闭式的观念，正确处理好开发利用和保密之间的关系，提高档案的实用性和使用价值。此外，在服务手段上，要逐步实现计算机联网，采用以计算机网络为核心的现代信息处理技术开发档案信息资源。

（二）加强档案工作标准化建设，为档案资源的开发做好准备

档案工作标准化是档案管理现代化的基础，是实现档案管理自动化的前提，是提高档案工作效率，节省人力、物力、财力的有效措施，也是实现档案信息资源共享的重要保证；它直接影响着档案工作信息化的步伐。在信息资源不断发展、人们对信息资源的需求越来越广泛的背景下，档案工作要实现规范化、标准化、科学化的目标管理，必须要严格按照国家标准搞好业务建设，更新观念，打破传统的管理模式，着力从思想上提高认识，增强规范化、标准化意识。

（三）大力加强档案信息资源深层次挖掘工作，建立内容丰富的档案信息数据库

数据库是档案信息资源共享体系建设的核心。建立数据库是网络信息资源组织的重要方式，这种方式就是将要处理的数据经合理分类和规范化处理之后，以记录的形式存储于计算机中。通过完善档案目录中心以及全文档案信息资源数据库建设，逐步实现各部门档案信息数字化。用数据库技术组织信息资源可极大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。数据库技术与网络技术的融合极大地方便了档案信息资源的开发利用，提高了效率。

（四）丰富电子档案馆藏，调整馆藏档案结构，加快数字档案馆建设

档案馆应加大馆藏建设力度，优化和丰富馆藏，努力提高档案信息数据库的质量。数字档案馆通过馆藏档案数字化和电子文件的接收，整合各种档案信息资源，建立各级各类档案数据库，构筑一个多层次、分布式、规范化的档案数据库群，并通过多种信息网络平台实现档案信息资源共享，让用户可以不受时间、空间、数量的限制，迅速、准确地从网上获取各种档案信息资源。

档案利用工作的反馈信息和综合分析，是加大档案信息资源开发力度，提高开发质量的重要措施。通过有关信息的收集、汇总、分析和加工，及时地了解与掌握社会需求，及时地开发档案信息资源，尽可能全面、迅速、准确地把有效信息传输给社会，既是大力开发档案信息资源的有效形式，也是广泛地、系统地提供档案资源为社会各方面服务的一项重要工作。

（五）加强档案信息人才培养

现代化技术在档案部门的应用和普及，对档案工作者也提出了越来越高的要求。档案工作者要掌握熟练的专业知识，不断提高现代化管理的技能，充分发挥信息管理者、资源开发者的作用，不断提高自身素质，科学管理与开发档案资源，提高档案信息资源的使用效率与效益。因此，要重视档案人员的继续教育工作，普及现代档案科学技术知识，提高档案工作者的素质，培养具有专业知识、档案知识、计算机知识的复合型人才和信息专家，以满足档案事业高水平持续发展的需要。

三、结语

在信息化社会，档案管理部门应积极进行档案管理信息化的探索与实践，应用数字化技术手段与网络工具，提高开发档案资源的能力与水平，积极促进档案服务机制的创新，为社会提供一种全新的传播、交流档案信息的方式与高质量的档案信息产品，使档案工作更好地为社会发展服务。