浅析电子档案管理问题

徐娜

摘要：随着时代的发展和科技的日新月异，自动化办公逐步走进政务商务领域，不断开拓使用的电子档案资源，致使电子档案的建设势在必行，完全开放取代传统封闭性，提高工作效率及利于保管等诸多优势。档案电子化管理系统，能够帮助企业和事业单位实现档案现代化管理，更加准确、完整和可靠地利用电子档案。便于用户实现电子档案管理以及档案网络查询，所以档案电子化的存在着其较多的必要性，而且随时代的不断进步，在未来档案建设中，电子档案将会占据越来越重要的地位。

关键词：档案 管理 网络化 信息化

电子档案是通过数字化形式存储来实现的，他保存在计算机硬盘中，并能够在计算机互联网中实现传递和接收，以无纸形式进行归档，通过系列技术支持，以保证归档的文件具有传统纸质档案的功能。

一、电子档案的优点

（一）降低档案管理者的工作强度，提升了相应的工作效率

知识时代的到来，使得如今的归档更为快速，避免以往传统档案归档前需立卷，找寻时检索方法上的不便，提升管理档案的品质，并让档案管理者摆脱了传统无趣的手工式工作，且满足实时归档的便捷管理，由此提升档案检索的使用率。

（二）电子化管理档案有助于档案的保密性

传统档案的查找与阅读，一般都是选择整卷供以查找人员使用，可使用人员仅需其中的一小部分档案文件，便可完全查看到整卷的档案文件，对于档案管理的保密性来说，这是完全不合理的。而当档案管理电子化后，便能依照使用人员所需来提供其文件内容，由此实现档案的保密性需求。

（三）电子化管理档案有助于档案文件遗漏补缺

以往档案立卷若遇上其档案文件无法搜集齐全或是有遗漏的情况出现，需将装订好的档案重新拆除，并补全后再次立卷归档。如今使用电子化管理档案，档案只需要通过计算机以“件”来归档处理，若遇上遗漏之处，便能方便地做到随时增补，不会致使档案堆积的现象出现。

（四）电子化管理档案有助于档案的共享及重复使用性

纸质档案只能提供给单一的使用者，有着排它使用的约束性，而电子档案则不同，它能方便地将档案文件提供给需要的任何人共同使用，较容易地实现多人同用一档案，由此达到共享信息的目的。而电子档案还能重复地使用，即使使用多次，也不会留下被翻阅的痕迹，不论其打印在纸上多少回，档案中的内容都不会受到任何影响。

例如，目前人事档案管理格局混乱，通常企事业单位设有档案室，具有浓厚的特许经营色彩。陈潭认为，变革关键是建立公民档案中心，让档案管理回归社会。公民档案中心应像图书馆一样，应具备公共服务功能，从而实现免费。而往往人事档案则在公民档案中心，从而避免了因人事档案引起各类失范现象。“既无把人往坏里写的问题，也无把人往好里写的问题”，同时，还可以极大地节约各种社会成本，精简人员和机构。

二、档案电子化管理的重要性和注意事项

档案电子化属于无纸形式，是将文件内容存储在计算机存储器上，并通过相关软件，采取技术措施来实现，才能使归档的电子文件具有纸质档案的功能。所以电子档案的归档其形式、管理原则等方面都与纸质档案有着很大的不同。

此外，电子档案在使用方式上也与纸质档案有很大分别。通常来说，电子档案采取直接运用、拷贝、网络传输等方式来进行应用，所以，其应用要比纸质档案要更为复杂和广泛。所以，电子档案的管理和应用，就显得尤为重要，特别在档案管理的安全及保密方面需要更加注意和慎重。

（一）在电子档案管理方面，需要在纸质档案管理要求的基础上，把电子档案的形成的参与和长期保存列入重点工作。电子档案在管理要求的各个方面细节与技术要求上更高。电子档案管理属于系统技术工作。这就需要负责电子档案管理的工作人员不但要学会一般档案管理的基本要求和常识、同时，还要具备计算机应用及网络安全等方面知识，甚至要具备必需的外语能力。这些全方位知识能力的具备就可以保证档案管理人员在电子档案管理的业务上游刃有余，事半功倍。

（二）制度化建设保证信息管理规范。由于技术问题，如硬件设备出现故障、木马病毒感染等原因造成档案数据文件丢失以及损坏的情况时有发生。由于档案管理人员的计算机业务水平不足，如数据备份不够及时等问题，而如通过网络媒体来进行远程查档，则需要面临网络安全的巨大挑战。作为电子档案管理工作，需要保密觉悟和保密要求极高，而在这一领域应用计算机技术，建立全面、规范的管理制度十分必要并且是刻不容缓的。明确完整而又健全可行的操作程序，对档案管理的安全保密相关问题进一步规范。同时，规范全面的人事档案计算机管理制度，也能够保障档案管理工作人员在操作时有章可循，从而减少和避免在管理上出现的漏洞。

（三）提升档案管理人员业务能力。由于目前很多单位对档案工作重视长度不足，所以档案管理人员配置较弱。计算机电子档案管理需要及时建立数据库，同时进行电子档案日常信息维护，这就使得档案管理人员工作内容照比传统的档案管理工作要更为复杂，而在目前，远程查档功能正在逐步开展，计算机管理所提升的工作效率尚未完全体现。这就使得档案管理相关人员配备不足的矛盾更加凸显出来。很多部门为节约开支，就在集中整理档案期间从其他单位借调专业人员使用档案管理系统，首先由于不熟悉单位实际情况易导致效率低下或工作失误，更重要的是安全保密问题易形成隐患，这就使得档案管理的专业程度不足，需要逐步提升档案管理人员业务能力，以集中培训、日常学习、引进人才等方式提升管理人员综合素质和技术水平。

（四）档案管理的电子化推广不能千篇一律，而应根据本单位档案管理工作实际情况而进行。通常来说，馆藏量较小的单位进行电子化管理推广较为容易，但由于数据量低，电子化后效率提升不够明显，所以效率并不高，可进行低程度电子化；而对于馆藏量较大、分类较多、覆盖面较广的部门則更容易体现出电子化管理的优势，这就需要本单位加大投入，提升软硬件水平和总体运行环境，加大安全措施，而其优势也即将更好的体现出来，所以各单位需要因地制宜的开展档案电子化管理。

（作者单位：辽阳市福利院）