浅析总公司其他应收款的管理

2017-04-26

当代经济 2017年10期

（广东培正学院，广东广州 510830）

浅析总公司其他应收款的管理

李金莹

（广东培正学院，广东广州 510830）

其他应收款在总公司债权中的权重不高，数额较小。但由于其核算的范围广、业务杂，需要财务部门对其进行专项管控。否则，将会有很多账款收回不及时或无法收回，导致资产的流动性差，而现金比率降低又会增加财务风险。因此，对其他应收款进行管理是总公司需要重视的一个现实问题。本文从很多总公司存在的“挂账”、负数列示、报销和归还不及时等问题入手，分析其影响和可能产生的原因，并提出了完善其他应收款的催收机制、预收性质的款项用预收账款科目核算、加强各部门之间沟通和合作等一些切实可行的措施，希望能够对总公司其他应收款的管理起到一定的作用。

其他应收款；坏账准备；挂账

一、研究目的

《企业会计准则》对于应收账款、应收票据、预付账款等会计科目有明确的规定，但对于其他应收款，其定义为：企业除应收账款、应收票据和预付账款等以外的其他各种应收及暂付性款项。这会造成其他应收款的核算内容不够明确。尽管其他应收款在绝大多数总公司债权中的权重不高，但近年来很多总公司业务发展飞速，其他应收款的余额也随之剧增，需要财务部门对其进行专项管控。一方面，其他应收款对现金流的影响很大，需要加强对其他应收款的管理，建立完善的其他应收款管理制度以及催收机制。另一方面，由于其他应收款的核算范围广，该账户很容易进行财务操作，造成经营风险的增加。所以，对其他应收款的管理，是总公司需要重视的一个现实问题[1]。

二、总公司其他应收款的管理现状

大部分总公司其他应收款的管理现状主要表现为：其他应收款账户长期挂账、负数金额的存在以及部门之间沟通问题导致的报销和还款问题等。

1、其他应收款账户长期挂账

（1）其他应收款——保证金挂账。通常情况下，总公司会将日常经营中无法收回、超过正常收回期限（一般为三年）的业务借款、保证金等，长期挂在其他应收款科目。以制造业的某一上市总公司为例，如表1所示。

由表1可以看出，该公司2014年12月31日坏账准备——其他应收款主要是无法收回的投标保证金，挂账都超过了三年。2015年该总公司其他应收款坏账准备比例虽小，但绝对值较大。同时查阅该公司坏账计提的明细可知：2016年总公司有14，268.54K元的保证金和相关的诉讼费用暂时无法收回。

（2）其他应收款——内部往来和关联公司挂账。总公司与关联公司长期挂账的情况比较具有代表性，通常情况下关联公司的挂账表中虽然注明总公司未核销，但是总公司相关人员在查找原因时，无法找到对应的明细，仍然无法核销相关款项。基本可以确定该部分对账表的解释有误。财务人员虽按时清理、催收，但仍有很多账务长期挂在其他应收款科目，如内部往来和关联公司往来挂账[2]。

2、其他应收款科目出现负数金额

负数余额问题在总公司其他应收款的管理过程中一直存在，产生负数部分金额的原因主要有：一些出口收入没有开票或者没有找到对应的发票进行核销；总公司收款后未核销、未及时开票；非关联公司“错汇”借款；提前归还相关代垫费用、材料款、安装借款、技术援助费等。同样以制造业的某一上市总公司“其他应收款——关联公司”科目的负数金额统计数据为例，如表2所示。

表2 某上市总公司“其他应收款——关联公司”科目负数金额统计表

3、员工业务借款和备用金报销或归还不及时

如果员工在业务借款、备用金请款后，没有及时将发票拿回总公司报销，也没有及时归还相关款项，导致其他应收款——业务借款和备用金挂账。这既不利于资金管理，不能很好地利用闲置资金；也不利于业务开展和财务费用化处理。

例如，某部门同事由于不了解财务制度，拿到增值税进项税票后迟迟没有交给财务报销；财务人员在催收过程中，该业务人员以工程还未完工、机器还需调试等原因告知财务人员还未取得相关发票，导致两笔增值税进项税额过期无法抵扣，这对公司和个人来讲都是一笔损失[3]。

三、相关影响

1、影响现金流且易虚增利润

财务人员在进行账务处理时会坚持依据发票进行费用化处理的原则，本该记入损益的费用类支出因为没有发票依然会列示在其他应收款科目。其他应收款“长期”挂账，不仅会影响企业的资金安全和现金流，还会高估资产类科目，虚增会计利润，造成会计报表不真实[4]。

2、易引发审计风险

大量的预收性质的款项挂账在其他应收款科目下会造成其“负数”列示，这不符合会计制度中权责发生制原则的要求。所以，对于其他应收款负数“挂账”的部分，要重点关注，在对外信息披露中，资产以负数的形式挂账在关联公司名下，既不符合资产的定义，也不符合财务报表相关信息正确披露的规定，容易引发审计风险[5]。

3、易诱发税务风险

其他应收款不及时归还或报销都会诱发税务风险。由于其他应收款核算范围广、内容繁杂，现实实物操作中，结合其他应收款“长期”挂账的现状，很容易会造成利润虚增，预缴所得税的金额会增加。加之，增值税进项税发票的有效期为180天，如果报销人员不及时报销，进项税票过期则无法抵扣，这会造成公司应交增值税额增加。这些都是财务人员应该规避的结果，应努力把税务风险降到最低。

四、产生问题的原因

1、总公司内部治理制度不完善

（1）其他应收款催收制度不完善。总公司缺乏完善的其他应收款催收机制，造成很多保证金、代垫款项、业务借款不能及时收回。尽管有些催收制度已经制定，但很多制度并未真正严格执行，如何保证这些催收制度的有效落实仍是急需解决的最大问题之一。导致保证金无法收回的客观原因大致分正常原因和非正常原因。正常未收回的情况有：很多保证金转为履约保证金；招标方案或项目变更、未定标；项目没有完结；重新招标、转投标等因素。非正常未收回的情况主要有：保证金已退回，错误冲销其他请款；政府项目没有资金，等待政府拨款；法院审理、执行中等因素。如何区分这些正常未收回和非正常未收回的长期挂账款项以及何时以何种方式收回，都需要在相关制度中予以明确规定。

同时，在其他应收款中，分子公司的代垫费用、安装借款、技术援助费等占了绝对权重，但是在催收过程中，很多公司主要依靠总公司的催收和年底会计科的清账。总公司由于财务人员本身的局限性（轮岗）和分子公司往来业务量的繁多，工作不够精细化，同时，很多分子公司并没有积极主动归还相关费用，这也是长期无法解决其他应收款挂账的主观因素之一。

（2）考核机制不完善。很多制造业公司在固定的时间内都要对总公司和分公司的业绩进行考核，考核主要从营业、工程、财务、安全质量四个层面出发进行评价。每一个一级指标都设置有相对应的二级指标，然后根据专家意见赋予各个指标对应的权重。

关于指标（目标值或基准值）的制定和发布方面，各项指标（目标值或基准值）一般都是由各负责考核的总部总经理审批后发布给各分公司，并抄送给营业总部和战略规划部备案，作为分公司绩效考核的标准。然而很多公司财务层面的指标中并没有对其他应收款的“账龄”情况进行细分，对于与账龄有直接关系的保证金、归还相关费用等的催收情况也没有给予相应的权重或考核。

2、部分账务处理不规范

其他应收款会出现“负数”余额问题的根源是：《企业会计准则》没有对其他应收款科目的核算内容加以明确的规范。由其他应收款的定义可知，其他应收款的核算范围和内容，是采用“倒挤”的方法加以规范的。这给财务人员提供了便利的同时，也会给其他应收款的管理造成困扰。

3、部门之间缺乏沟通

部门之间的沟通，不仅包括总公司内部和分公司内部的沟通，还包括总公司与分子各部门之间的沟通。在日常的经济业务中，这些部门就报销和挂账问题经常缺乏沟通。如果不同部门之间能相互加强沟通和合作，就能够避免很多重复出现的问题。

五、总公司其他应收款管理的相应对策

1、完善其他应收款内部管理制度

（1）加强保证金管理。投标保证金一般由总公司汇出，到期收回时由分公司业务人员跟进。到期收不回时，如果营业人员和分公司不能证明是正常未收回的情况，可以执行对营业人员项目提成费和分公司项目服务费的扣减处罚。一方面，可以根据账龄明细，建议对超过3年及以上的“长账龄”非正常部分做出额外扣减处罚比例。另一方面，可以把在应付模块进行账务处理的其他应收款——保证金与相应的合同收款模块和发票结算模块三者关联起来，加强合同和保证金的管理，同时把应付模块的保证金请款，以事后录入合同号等方式和合同模块进行关联，督促业务人员积极采取措施追回其保证金。

（2）组建一支高效的清欠队伍。总公司可以授权并组建一支高效的清欠队伍，清欠队伍成员应包含一定相关财务人员和有关营业人员，负责清理包括其他应收款账户在内的所有以往挂账或借款的事项：首先，可将挂账明细科目分类排序，按照对内和对外的金额大小或发生时间的先后排序，并简要注明每笔款项的发生时间、经手业务人员、相关领导、清理情况、遗留问题等；其次，定期对其他应收款中的各项欠款分别进行集中专项治理。对于不同的欠款情况，清欠小组应采取不同的方式进行催收。如，对于内部员工的欠款，可采取扣发奖金的办法来收回款项；对于整个内部部门的欠款，可采取暂停报销的办法；对于暂挂在其他应收款中的内部事项，应严格按照限期清理。

（3）实行请款人责任制度。对其他应收款的管理实行请款人责任制度，对逾期的其他应收款项应采取多种方式催收，例如根据款项的金额大小，可采取信函通知方式、电话传真催收方式、派人面谈催收方式等。对于跨总部的调岗、轮岗等情况，交接过程中，财务人员应将账户信息与债务人信息核对无误后，再编制移交清册；对于因移交需要处理的遗留问题，相关财务人员应当事先提交书面材料，说明相关事宜，以便接手的工作人员了解实际情况[6]。

（4）明确分子公司还款和对账的主导地位。目前，很多总公司下面有多家分公司或子公司，其他应收款对账和催收的难度可想而知。总公司相关科室需要费极大的精力对这些账务进行排查和监管，同样总公司会计科也需要对庞大的挂账和异常账务进行处理，工作力度和工作精细程度都会受到诸多限制。如果能明确分子公司的还款主导地位，使其积极主动地跟进相关问题、归还相关费用，长期挂账的金额会减少很多。

2、预收性质的款项用预收账款科目核算

对于那些已记入“其他应收款”且具有预收性质的收款仍需调整到“预收账款”科目。现在，很多总公司出口的收款都在应收模块出账，目前都挂在其他应收款科目，原因是截止到目前，合同结算模块不能处理外币问题。如果按照现行的处理方式，进出口科可以对提供的材料进行初步判断，把及时结果反馈给财务，如果本期不能开票，说明收款具有预收性质。财务人员在处理应收模块时，需视收款性质和开票情况确认其他应收或预收账款，而不能全部挂在“其他应收款”科目。

3、加强各部门之间的沟通和合作

（1）需要加强业务人员和财务人员的沟通。对于员工请款，可将逾期表发给对应的业务人员，请他们说明预计报销的时间，如有问题应及时和财务沟通。可以科室或部门为一个整体，在费用报销系统中进行“费用和请款总额”的控制。这样既可以督促业务人员及时还款或报销，也有利于费用的管理和控制。尤其要注意“长账龄的多个员工请款对应同一个公司”的情况，查明原因，必要时建议暂停类似的所有请款。

（2）需要加强财务部门内部的沟通和交流。结合其他应收款的账龄分析，重点跟进金额较大、长期挂账的款项，查验截止本期期末未收回、计提坏账款项；查明未能及时收款或已收款未及时核销的原因并上报部门领导，及时进行处理。