新形势如何做好档案的查阅利用工作探讨

高旅纳

摘要：在新形势下，档案查阅利用工作有着至关重要的作用，不仅有助于实现档案信息本身的价值，同时可以将有研究价值的数据、资料合理保存下来，从而为社会进步提供强有力的基础。随着社会的进步和发展，传统的档案管理模式已不能适应新形势。本文就在新形势下如何做好档案的查阅利用工作进行探讨，旨在进一步提高档案服务工作的效率，满足日益发展的社会需求。

关键词：新形势；档案；查阅利用工作

随着时间的推移，档案急剧增多，因而怎样对海量的档案信息进行合理地整理、归纳，并有效地将各类档案信息快速、准确地传递到相关个人和各个部门手上，是档案服务工作的主要职能。所以，在社会不断进步的新形势下，实现档案的充分利用，则显得尤为重要。

一、树立现代服务意识

（一）变被动服务为主动服务

当今社会已经全面进入信息时代。而作为档案管理人员应该紧跟时代的步伐，脱掉传统观念的旧外衣，改变传统的工作方式，由原来的被动服务改变为主动为档案查阅者服务。比如：提前询问查阅者需要哪方面的资料，主动告知其查阅方法等。在缩短档案利用者的寻找时间的同时，也更好地实现了档案的价值，同时提高了档案馆的地位。

（二）服务意识的超前化

档案管理人员要紧密关注时代的发展，对当下的档案需求进行合理的预测。这要求档案工作人员要及时关注社会动态，掌握党、国家和领导机关近期的工作重点，以及重大决策，从而合理预测人们对该类档案的需求情况，并提前做好相应的整理、归纳工作，以便能够及时、准确地为使用者提供可靠、有效的档案资料。

（三）服务意识的优质化

档案工作能否持续下去，与档案服务质量息息相关。而服务质量的优劣又取决于档案工作者。因此，档案工作人员应该摈弃老旧的工作观念，同时培养工作中的创新精神。此外，工作人员的责任感在档案服务工作中也起着至关重要的作用。工作人员要在提高服务质量的同时，规范自身的工作标准，提升自身的综合素质水平，进而多方位、多角度、全面、细致地提供档案查阅服务。

二、档案资源的丰富与整合

（一）加大收集力度，全面丰富信息

档案的收集是档案管理的基石。它不仅涉及面广、周期长，而且还需要一套相对完善的征集、接收制度。以此将来自四面八方，以及各机关、个人手中的各种类型、各种载体的档案信息，进行有目的性、有针对性的收集，为后续的档案利用打下一个坚实的基础。

（二）提高档案质量，丰富档案水平

档案馆是否能够充分发挥其中心工作，其关键在于档案质量水平的高低。因此，我们要在加大收集力度，丰富馆藏信息的基础之上，对纷繁复杂的信息进行优选和优化，同时淘汰掉无用的档案信息，进而提高馆藏档案材料的整体水平。

（三）整合资源，全面集中

随着信息化的全面发展，档案资源也在不断丰富，随之带来了一些资源分散、利用率低的困难。针对这一问题，我们必须对各类档案信息进行集中，然后优化整合。同时，改进信息共享渠道，优化信息同步体制，进而全面提高档案利用工作的整体水平。

三、优化档案利用方式

（一）深入人民群众，宣传档案利用工作

现代化建设中，各种档案的有效利用，需要增强档案管理人员的重视，并提高民众的认识，才能更好的体现其价值。因此，我们可以利用多方面的宣传手段，对档案进行全面而细致的宣传和普及，一是，利用报刊、宣传栏等纸质宣传媒体；二是，利用电视、网络等新媒体，如微博、微信、论坛等；三是，利用座谈会、茶话会等进行讨论，等等。通过这些方式，将档案的内容，档案产生的作用，档案能解决什么问题，档案的查阅途径等，都可以普及给广大人民群众，让大家树立起档案管理意识，扩大档案服务范围，以达到最大限度发挥档案信息利用价值的目的。

（二）融入现代科学，优化服务质量

随着社会的不断发展，人类知识水平的全面进步，使得人们对各类文献资料的需求越来越大，也就随之产生了各类档案。因此，在计算机网络技术快速发展的今天，我们需要依靠计算机网络系统，建立以大数据为依托的数字档案系统，方便空中查阅。同时，利用数字化系统，实现档案系统的实时收集和更新，进而不断丰富档案数据库。另外，及时淘汰无用、过时的档案，以提高数据空间的有效利用率。这样，不仅能节省人力，而且可以最大程度上提高档案的利用程度，有效的提高档案服务质量，最终促进档案查阅利用工作进一步优化。

（三）完善档案编辑工作，奠定优质服务基础

社会变化日新月异，因此，檔案的利用工作也不能只停留在原始的利用层次上。而应该是档案原件的基础上，根据信息更替情况，首先对档案进行进一步的归纳、整理，其次是从中提炼出新的规律和结论，最后对档案进行高层次的编辑和撰写，进而不断提高档案的含金量，是服务质量进一步提高的重要基础。例如：计算机管理系统的合理运用、ERP信息管理系统的科学应用，可以智能搜索相关资料，并查阅相关信息，从而减少档案编辑所需的时间，最终提高工作实效性。

四、结束语

总之，档案查阅利用工作，是当今社会快速、有效发展的基础。因此，在新形势下，档案查阅利用工作想要更有效开展，就要有目的、有组织、有选择地去优化服务，完善档案检索系统。同时，还要注重对档案管理人员的培训，提升他们的主动服务意识，强化其责任心，才能最终提高档案信息的利用率，全面提升档案的查阅利用工作水平，进而为社会发展和进步作出相应的贡献。