数字化下档案信息资源的开发与利用

2017-04-11张新颜

山东行政学院学报 2017年6期

关键词：档案开发数字化

张新颜

（山东省社会保障基金理事会，济南250013）

数字化下档案信息资源的开发与利用

张新颜

（山东省社会保障基金理事会，济南250013）

运用现代信息技术采集、处理、传递和使用信息资源，赋予了档案数据更大价值。遵循以人为本、服务为先，法制保障、安全保护，开发有效、利用便捷，创新驱动、开放带动的原则，从建立健全档案数字化标准、强化档案开发人员学习和服务意识、硬件建设和软件开发、打造信息网络平台、畅通交流渠道以及加强合作交流等方面展开论述，促进档案信息资源的开发与利用。

一、档案信息资源数字化的重要意义与相关论述

档案具有凭证、参考的基本作用和价值，通过对档案的开发与利用，其作用和价值可以大大增强与提高。［1］如何开发和利用档案，将决定档案价值所能扩展的广度和深度。在档案信息管理从传统管理阶段向信息管理阶段、信息资源管理阶段发展的过程中，一定时空里的档案载体与档案信息能够分离，把具备可开发性和有用性的档案信息视为一种资源加以管理、运用和调控，即体现档案的信息价值。［2］当今信息技术日新月异，与经济社会交汇融合，尤其是因特网融入了整个社会，与个人学习、工作和生活的方方面面息息相关，档案管理也从中受益，基本实现数字化，即与实体相分离。档案信息资源的数字化具有非常重要的现实意义，它能极大地提高档案管理与服务的效率，减少纸质档案底本和原件的使用率并降低损毁的风险，通过信息平台的构建，实现档案的广泛共享，［3］开发利用档案信息资源是促进党和政府信息公开的必要保证。［4］在数字化的基础之上，进一步依托现有技术采集、处理、传递和使用档案信息资源，促进数字化档案信息的开发与利用，赋予档案数据更大价值，成为各级组织和单位信息化建设的重要方面。

开发和利用档案信息资源实际上是尽可能有效地发挥档案的积极效应——反过来对开发与利用的效益进行评价，又能够更好地指导档案开发与利用的实践工作。朱兰兰便以此为生发点，结合档案部门、政治、经济、文化、科技等因素在档案信息资源开发利用工作中的作用，构建 “档案信息资源开发利用对经济社会影响力测度（三级）指标体系”，试图通过定量分析来优化档案工作。［5］

在数字化下档案工作新的方向与途径方面，黄维军指出，互联网技术是当前最流行的趋势，网络技术对环境的影响使档案信息资源发展改变了以往的模式，整合档案资源、创新服务方式才能提高档案的经济与社会效益。［6］冉晋认为，在大数据的环境下，只有对海量档案数据的交换、整合和分析，才能实现大档案，发现新的知识，创造新的价值。［7］

针对档案信息资源开发利用中存在的问题，赵源广提出要加强档案部门自身建设、改革档案部门管理体制、制定和完善有关档案开放利用方面的法律法规等对策；［8］许红英给出了深化人才队伍建设、提高档案管理人员思想意识、加强安全防范、强化基础设施建设的建议。［2］韦加佳则介绍了一些发达国家在档案信息资源开发与利用方面灵活多变的档案呈现方式、科学合理的检索方法、全面专业的档案利用指南等成功经验，对我国档案的开发与利用具有启示作用。［9］

本文在借鉴前人研究的基础上，简要回顾“十二五”期间中国档案工作取得的成果，直面当下存在的问题与挑战，着重阐述加强数字化档案信息资源开发与利用的原则，以期在新时期、新形势下为档案工作的开展与落实提供可以参照的努力方向和基本要求，并就加强数字化档案信息资源的开发与利用提出相应的对策与建议。

二、档案事业发展的现状与问题

“十二五”期间，国家档案信息化建设具备一定规模，初步建成以局域网、政务网、因特网为平台，以档案信息管理系统为支撑，以档案目录中心、基础数据库、档案利用平台、档案网站信息发布为基础的档案信息化体系。［10］全国各级综合档案馆开放档案约1.3亿卷（件），公开出版档案编研成果6080种，21亿字；通过举办特色展览、拍摄各类电视文献专题片等形式，进行档案研究成果的展示与宣传，以提高档案价值对全民的影响认知度和知识转化理念；《本草纲目》《侨批档案》《黄帝内经》《南京大屠杀档案》和《元代西藏官方档案》等一批历史文献入选《世界记忆名录》，全民档案保护意识明显增强；利用网络平台提供档案信息查询和推送档案公共产品。

在 “四个全面”的战略布局下，国家大数据发展战略和 “互联网+”行动计划的推进，正深刻影响着档案工作的理念、技术、方法及模式。［10］随着透明、开放、服务型的政府建设要求的增强，信息技术的发展将档案信息资源管理推到政府治理和公共服务的重要位置。电子政务建设是推进和实现了档案资源的数字化增量和电子化档案的形成、管理的重要因素，档案信息化建设与互联网在档案建设中的开发与利用成为发展趋势。

当前档案工作在体制和法律上都还存在一些弊端和缺陷：档案工作队伍素质亟待提升，专业型人才不足，软硬件基础也有待加强；［2］伴随着云计算、大数据和移动网络技术的发展，档案开发与利用在隐私保护、信息安全、数字记忆留存等方面都面临着挑战和存在着问题。［10］档案信息资源作为国家基础性战略资源，其开发与利用要积极适应服务民生的要求，主动适应法治中国建设的需要，更要全面适应建设中国特色社会主义宏伟目标的要求。

三、数字化下档案信息资源开发与利用的原则及措施

（一）数字化下档案信息资源开发与利用的原则

1.以人为本、服务为先。人是经济社会发展中一切工作的出发点和落脚点，要把满足人的需求作为档案信息资源开发与利用中的根本，不断满足人民群众对档案信息的共享要求，更好地为党和国家事业发展服务。

2.法制保障、安全保护。在开发与利用的过程中，开发者与使用者要始终把安全放在重要位置，切实加强档案实体资源与信息资源的保护，形成完整的档案法规标准和有力的档案法制体系，保障档案工作的开发与利用，尤其是在当前信息化社会条件下，更应加强档案网络和信息系统风险管理能力。

3.开发有效、利用便捷。数字化档案信息资源的开发应有效地覆盖人民群众的不同需求，尽可能使得档案信息资源发挥出最大效益；档案信息资源利用方式、方法要方便，努力构建并形成公众利用档案更便捷、更有效的新局面。

4.创新驱动、开放带动。把创新作为数字化下档案信息资源开发与利用的动力源泉，构建激励创新的机制体制，创新方法、模式，以共享的、开放的理念带动档案事业的发展。

（二）数字化下档案信息资源开发与利用的措施

随着全社会对档案资源需求的日益增长，以及综合新形势下档案工作发展的背景及其意义，加强新时期数字化下档案信息资源的开发与利用，应该多措并举，充分发挥出档案信息的多方面价值。

1.建立健全档案数字化标准，在严格规范和强化监管方面同时着力。在数字化档案信息资源开发与利用的过程中要严格参照《纸质档案数字化技术规范》《电子文件归档与管理规范》等文件，建立本单位的档案数字化标准，保证各类数据的统一规范。同时，在数字化过程中加强现场监管和流程监管，建立健全档案的出入库、扫描等制度，做好重要档案的数据加密工作，既要保证质量，更要保障安全。

2.强化档案开发人员学习和服务意识，在优化知识结构和提升素质能力方面同时着力。数字化档案信息开发与利用工作要求包含有信息、科技、语言等诸多要素的知识结构，在开发工作中档案信息开发人员的业务能力和知识水平是影响开发质量的最重要因素。档案管理人员不仅要精通档案专业理论知识，更要学习了解本单位的业务知识，还要掌握计算机技术、网络技术等新知识、新技术，始终紧跟时代发展，不断拓宽知识面、优化知识结构，成为具有专业知识、计算机知识、网络知识的复合型人才。同时，档案开发人员要树立良好的服务意识，广泛收集社会关注、群众关心的档案信息，创新服务、主动服务、热情服务，真正有效地为党和国家及人民群众开发好档案资源。

3.推进档案信息数字化建设，在硬件建设和软件开发方面同时着力。档案部门应规划与建设数字化档案数据库和现行文件利用数据库，在电子档案分类管理、电子文件规范归档以及电子技术处理等方面要有更高的要求和具体规范以推动档案数字化进程。面对不少单位档案工作人员少，档案藏量大的情况，使用电子设备对档案信息进行检索、编研、统计，可以大大提高工作效率和档案信息开发效益。要加大硬件设施投入，配备大型网络服务器、计算机、扫描仪、高拍仪、打印机、复印机以及摄像机、照相机、录音机等多种硬件设施，方便数据传输与资源共享。同时，强化软件设施建设，搭建文档一体化档案综合管理系统，构建档案信息系统局域网，实现档案录入和管理的数字化、集成化、网络化。

4.打造信息网络平台，在建设完善和有效体验方面同时着力。档案管理平台是数字化档案资源开发与利用的重要一环，应将其打造成便捷的档案资源管理操作平台、全面的档案信息公开平台、及时的反馈和便民服务平台，做好档案工作与群众之间的桥梁工作。档案管理平台的设计原则应注重易用性、交互性和关怀性，要求档案管理系统项目设置合理、信息导入便捷，加强对平台架构、版面布局、搜索功能、借阅申请等性能的有效评估，提高档案管理平台的建设水平，充分调动档案管理人员对档案资源信息化建设的积极性和主动性；要求档案信息公开平台查询功能完善，注重用户体验，能提供在线咨询、申请结果反馈、在线阅读等功能，提高利用者对信息公开服务的满意度；需要不断拓宽档案信息来源，及时将反映本单位重大活动、重大事件和重要会议的新闻信息纳入档案信息平台，让档案管理平台真正成为利用者的 “资料库”。

5.畅通交流渠道，在传统手段和创新方式方面同时着力。积极适应不同群体，在保留部分传统有效手段的同时，以 “互联网+档案”的理念为指导思想，优化档案管理部门与用户交流的渠道。以档案管理平台为核心，以微博、微信和其他的APP等社交媒体为辅助，开展在线服务，扩大信息传播，增强用户体验。建立集实体、平台和移动新媒体于一体的档案信息服务平台，为利用者提供多途径和独特性的人本服务，以更加快速、立体、互动的形式拉近档案与利用者之间的距离。探索公众参与创新模式，提高档案部门为民服务的响应速度，增进公众对档案部门的认同和支持。［11］

6.加强合作交流，在学习借鉴和宣传推广方面同时着力。在数字化档案信息资源开发过程中可以积极拓展不同部门、不同区域的精诚合作，开展国际间的业务合作、交流与了解，学习借鉴优秀的、领先的一些档案资源开发经验、理念、方式、方法等。在档案信息资源的利用上要注重宣传推广，强化正确导向，让使用者了解利用的平台有哪些、哪些资源共享、在利用时应该注意的问题、求助的方式，以不断扩大档案工作影响力，实现档案工作的经济效益和社会效益双赢。

档案作为一种重要的资源，其开发与利用是档案工作的重点。数字化档案信息资源的开发与利用可以实现档案管理的新突破，这种新的突破需要国家、社会以及各级单位的通力合作，从而实现档案事业的专业化、科学化和现代化，在全面建成小康社会进程中发挥出应有的作用。

［1］孙华，王玉平.浅谈档案的价值与开发利用［J］.山东行政学院山东省经济管理干部学院学报，2000（02）.

［2］许红英.档案信息管理存在的问题及对策［J］.山东行政学院学报，2014（04）.

［3］王新艳.数字化时代档案信息资源开发及利用的必要性初探［J］.办公室业务，2016（03）.

［4］朱慧伟.电子政务环境下档案信息资源的开发与利用探析［J］.办公室业务，2012（23）.

［5］朱兰兰.档案信息资源开发利用对经济社会发展影响力测度问题初探［J］.档案学通讯，2011（03）.

［6］黄维军.网络环境下档案信息资源的开发利用［J］.信息工作，2017（01）.

［7］冉晋.大数据背景下区域性高校档案资源的开发与利用［J］.赤峰学院学报报（自然科学版），2016（07）.

［8］赵源广.我国档案信息资源开发利用的现状及对策研究［D］.云南大学，2014.

［9］韦加佳.美、英、澳、加四国家谱档案信息资源开发利用途径及启示［J］.北京档案，2014（10）.

［10］全国档案事业发展 “十三五”规划纲要［J］.中国档案，2016（05）.

［11］滕秋.浅谈新常态下档案利用体系建设的新举措［J］.办公室业务，2016（05）.