医院二级仓库管理模式探讨

张贯东

河南省许昌市中心医院，河南许昌 461000

医院二级仓库管理模式探讨

张贯东

河南省许昌市中心医院，河南许昌 461000

在医院信息化建设落后的年代里，医院通常是以“以出定支”的方式来核算高值耗材的消耗，即每月科室领取多少耗材，无论当月是否已经全部使用，均计入当月的成本费用。这种方式致使不少医院高值耗材管理存在多方面问题，无法做到医院运营成本的精准核算，一直是医院管理工作中的重点和难点。但是随着医院信息化建设的不断发展，尤其是通过HERP信息系统实行仓库二级库管理后，高值耗材的管理已不再是件难事。

高值耗材；二级库；流程；管理规定

伴随着我国医疗体制改革的不断深化并进入“攻坚期”，逐步实现医院经济管理模式精细化势在必行。而如何以最小的成本获得最大的经济效益又是每一个医院的战略选择，这就对医院的仓库管理提出了更高的要求。该研究认为，只有借助现代信息化技术加强对医院医用耗材的管理与监督力度，尤其是对高值耗材的管理，才能使医院成本核算更加准确，才能对医疗成本进行更加有效地控制。因此，许昌市中心医院于2013年底与北京东软望海科技有限公司签约，启动了医院综合运营系统（HERP）项目。在该项目的物流管理系统中，对医院部分重点科室实行了二级仓库管理模式。通过建立科学的仓库管理流程，实现了高值耗材入、出库的动态管理，对卫生耗材实现了实时、有效的控制。

1 一级仓库管理模式下存在的问题

医院的高值耗材，一般是指直接用于患者身体、对安全性有严格要求，且限于某些专科使用的价格相对较高的一次性消耗材料或医疗器械。医疗机构通常将有收费标准的、专科治疗使用的卫生材料列入高值耗材范围，如骨科植入、神经外科植入、心脏介入、人工关节、其他脏器介入替代等医用材料。随着近几年医院收入的不断增长，高值耗材在医院材料成本中所占比例逐年增大。因此，对于这类材料的管理就成了医院经营管理中的重点，备受管理层关注。而该院以前在一级库管理模式下，高值耗材管理中曾存在以下问题：①“以领定消”不能真实地反映医院当期成本。在医院的日常工作中，各科室往往凭经验从一级仓库直接领用卫生材料，这个月领多了，下个月就少领些。尤其是遇到重大节假日的月份，为防止有突发事件发生，不少科室就会大量领用耗材存放在各科室库房，而节假日后的月份领用的耗材又会明显减少。通常，医院财务核算是按照库存物资出库汇总金额来进行账务处理的，即以当期仓库出库数列成本支出。这样就形成了各月份科室物资消耗变化幅度很大，导致财务成本分析数据不准确。这种“以领定消”的管理方式，不能与当期收入相匹配，不利于提高资金使用效率，合理降低库存，也不利于医院对成本的有效控制。②库房打“白条”现象严重，扰乱医院仓库管理秩序。由于跟台高值耗材规格型号复杂多样，库房不可能全部备货，否则就易造成卫生耗材和资金的积压。正常情况下，医院跟台高值耗材多采取定向供应模式，直接由使用科室根据患者手术要求进行申请，一般在手术确定前3～7 d向医疗装备部门提出申请；对急诊手术可直接实施紧急采购，后补办手续。然后，供应商根据手术要求配货，并经过采购部门验收、供应室消毒处理后提供手术室使用。但因临床高值耗材的使用存在突然性和多样性，经常会出现使用科室临时改变需要而仓库又缺货的情况。这种情况下，为了不影响临床工作，只能先通知供应商立即送货。但因货物的验收、签字、办理入库流程需要时间，科室无法当时办理出库手续，只能先给仓库打白条借出。如果仓库管理员责任心不强，久而久之，就会形成白条大量积压，破坏了仓库管理制度，导致严重的账实不符，严重影响医院的成本核算和分析。③库存占用资金大，影响医院资金周转。以往一级仓库管理模式下，几乎无法做到“零库存”，仓库物资库存量一般都很大。尤其是为了保证临床需要，仓库经常会储备一定量常用的、不同规格型号的各式高值耗材，但有一部分耗材却是长期处于备而无用的状态，造成了资金占用，一定程度上影响了医院资金的正常周转。④存在漏收费现象，给医院造成经济损失。长期以来，医院高值耗材的收费往往依靠操作人员的自觉性计价，这种计价方式不仅随意性较大，而且无法严格审核价格的准确性。在日常检查中发现，个别医务人员由于对医用材料的名称、规格型号和价格缺乏足够的了解和认识，存在多收费或少收费现象；甚至个别患者已办理出院手续离院了，打“白条”借出的高值耗材还未完善入库、出库手续，科室因不知价格无法记账，导致跑账，给医院造成经济损失。⑤高值耗材信息无法追踪，存在医疗安全隐患。在传统的仓库管理方式中，对高值耗材的生产批号、失效日期以及安全监控等方面的重要信息不能及时地进行管理和处理，使得高值耗材过期报废的情况经常发生，这对医院是不小的损失。日常工作中，那些专业性比较强的高值耗材往往存放在使用科室，因受存放地条件限制，致使科室验收保管高值耗材的风险加大，一旦将过期耗材误给患者使用，将造成非常严重的后果，存在极大的医疗安全隐患。

2 医院二级库入、出库流程

鉴于医院一级仓库管理模式存在诸多弊端，该研究在医院综合运营系统工程实施后，排除阻力和干扰，首先把介入、手术科室及材料消耗大户作为重点科室，推行二级库管理模式，对医院高值耗材实行条码追踪管理。

①所谓二级库，是相对于医学装备部一级大仓库而言的，是指临床科室、医技科室、辅助科室在医院一级大仓库领用材料后形成各自的二级库存；凡属二级仓库管理范围的材料物资，材料会计首先按照医院有关规定办理正常入库手续，然后再将其从医学装备仓库移至相应的科室二级仓库。这个过程简称“移库”。科室在使用材料时自行办理出库，通过条码扫描，出库数据便自动传至医院会计核算系统和医院成本核算系统，凡二级仓库未使用的高值耗材不计入当期成本。

②医院二级库软件流程图，见图1。

图1 医院二级库软件流程图

3 医院二级仓库管理规定

为了加强医院二级仓库管理，增强卫生耗材采购和使用的透明性、安全性，杜绝隐患，在优化和规范二级库流程的同时，还制定了以下管理规定：①凡建立二级仓库的科室，必须设有兼职库管员来负责该科室二级仓库的一切事务，包括二级仓库内各种卫生耗材、条码标签的保管工作。②医用耗材必须由医院医学装备部统一集中进行采购。凡使用科室未经医院许可私自违规采购的，医院有权拒付货款，相关人员需承担相应责任。③二级仓库存放的物资，必须是经过医学装备部人员验收合格后的产品，未经验收或不合格产品一律不得进入二级仓库。凡因私自入库及使用不合格产品引发的各类不良后果，由科室负责人和当事人负全责。④使用科室如果发现不合格产品或质量可疑产品时，应立即停止使用，并及时报告医学装备部进行处理，不得自行作退、换货处理；二级仓库不得随意与供应商调换库内的任何耗材物资，严禁不合格产品进入医院流通渠道。⑤二级仓库必须设置电子账册或手工账册，随时做好账物的登记工作；月终，科室库管员、护士长需盘点账物，打印出物资月报表、出库分类统计表并签名确认，确保二级库物资账账相符、账实相符。⑥凡设立二级仓库的科室，必须严格按照医院设计的东软望海HERP系统相关流程进行操作。为了真实地反映科室材料成本费用，确保医院成本核算的准确性，各科室当月实际发生材料费用应于当月及时办理出库，严禁任何弄虚作假行为。⑦二级仓库中高值耗材的收费标准须经医院物价管理部门审批。科室高值耗材的实际使用与收费必须统一，严禁就高收费、虚增数量多收费等违规、违纪行为。⑧医院职能部门将定期或不定期地对设立二级仓库的科室进行监督检查，对于故意或严重扰乱医院成本核算、违反医院物价管理制度的科室，将视情节严重对其进行经济处罚。

4 二级库管理模式的优势

通过二级库管理模式的运行，避免了以前仓库管理中出现的一系列问题，取得了以下明显成效。

4.1 实现了“以耗定支”，减少了资金占用。

医院实现了HERP系统与HIS系统的顺利对接，目前优化后的“物流管理系统”已经正常运行了2年多，从高值耗材的采购、入库、出库、使用全过程看，比传统的材料采购等流程更加便捷，消灭了仓库打白条借货现象，规范了仓库管理；同时，实现了“以耗定支”，每月能按照高值耗材的实际消耗来进行当期医疗成本核算，财务成本分析准确，更加具备参考价值。另外，凡价值高的骨科植入材料、介入材料均实现了“零库存”，从而有效减少了资金占用量，优化了资源结构，加速了医院资金周转。

4.2 减轻人员工作量，提高了工作效率。

医院实现二级库管理模式后，系统支持各种条码的扫描和自动解析，自动识别物品名称规格、效期、批号等信息。对跟台高值耗材，医院严格要求供应商配合医院建立标准化手术包，明确每个手术包中所包含的耗材名称规格及具体数量，简化使用时的操作难度。利用条码技术将高值耗材和患者信息融为一体，通过扫条形码实现高值耗材的采购、供货、入出库、收费登记等操作，并根据患者使用情况进行追踪和快速查看，大大减轻了临床、库房采购等人员的工作量。凡设立二级库的科室，其库管员进入二级库管理系统，随时可以了解卫生材料的出入库及库存情况，为其领用高值耗材、控制本科室成本提供了依据。

4.3 实现了医用高值耗材精细化管理，有效防范了漏费风险

在医院高值耗材的管理中，利用条形码对高值耗材进行精细化管理，避免了高值耗材的流失。在进行高值耗材的管理中，扫描条形码的计价信息形成数据源头，只有患者计价了，才能确认为科室收入和对供应商付款，同时将数据提供给多个经济管理部门，形成出入库以及财务部门往来账款，提升了医院高值耗材的协同化管理水平，避免了高值耗材的流失，杜绝了多收费、少收费及漏收费现象。

4.4 实现了高值耗材信息追溯，降低了医疗安全风险

二级库管理解决了高值耗材信息追溯难的问题。按照医院二级库管理规定，在规范高值耗材的信息中，采用条形码的方式对高值耗材进行管理，在入库前先进行统计，准备核对详细的入库的信息；各科室在使用高值耗材时，严格按照有关管理的相关规定办理手续，并运用条形码扫描记录相关科室的信息，以便于高值耗材出现问题时，明确责任，及时联系相关科室对高值耗材的损失负责。同时，在二级库管模式的基础上，高值耗材在库房中均可以找到专业的库管人员进行监督管理，高值耗材从二级库出库之后会及时为患者应用，以此来减少高值耗材出现过期等问题，从而保证了高值耗材的批号以及有效期，降低了医疗事件的发生率。

5 小结

综上所述，随着近年来医院精细化管理的进行，物资管理在医院经营管理活动中的作用也越来越大。以往常规的一级仓库物资管理系统因其不能完成对医用耗材的全程跟踪、出现数据断流、使财务核算管理缺失有力的数据支持等局限性，已不能够满足现代医院管理的需要了。因此，医院对于可计费、可计量的成本实施二级库实耗实销管理模式就显得十分必要。通过二级库管理模式，可以完善医院管理流程，清晰把握耗材物资流向，实现医用耗材与每一个患者相对应，为医院成本核算提供越来越合理且明晰化的数据，同时也利于医院推进精细化绩效考核的合理落实。

[1]许福华.浅谈医院物资采购内部控制与管理[J].中国内部审计，2014（5）：37-38.

[2]谢海玉.论新医改对公立医院财务管理信息化建设的影响及应对策略[J].职工总会计师，2014（10）：86-87.

[3]周红梅.加强成本核算，提高医院精细化管理水平[J].财会学习，2016（2）：53-54.

Study on Hospital Second-level Store Management Model

ZHANG Guan-dong
Xuchang Central Hospital,Xuchang,Henan Province,461000 China

In the backward era of the hospital information construction,the hospital usually checks the High value consumables by the Determining Expenditure Based On expenses,namely no matter whether all the consumables were used up or not,they will be counted into the cost for the month,and the method leads to many issues in the High value consumables management,failing to do a good job in the precise accounting of the hospital operation cost,and it is always the key point and difficult point in the hospital management,but with the constant development of the hospital information construction, especially after we conduct the second-level store management of HERP information system,the management of high value consumables has not been a difficult matter.

High value consumables;Second-level warehouse;Process;Management regulations

R197.32

A

1672-5654（2017）02（b）-0136-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.05.136

2016-11-11）

张贯东（1967.5-），女，河南许昌人，本科，高级会计师，研究方向：医院财务会计。