刍议大数据时代企业的档案工作

谢锋

【摘要】在大数据时代，如何优化档案管理工作，提升工作效率已经成为各企业所面临的重要问题，亟待解决。本文立足于大数据的内涵，分析了大数据时代企业档案工作的新特征，并就如何开展大数据时代下的企业档案工作提出了有效举措。

【关键词】大数据时代；企业；档案工作；有效举措

大数据是一种资讯，这种资讯所蕴含的信息量规模之大、范围之广、内容之丰富令人瞠目结舌。目前，尚没有相应的技术软件能够在合理时间对这些大数据信息进行完全的、高效的采撷、管理，从而使其更好地服务于企业发展。大数据时代，企业的档案工作同样具有了大数据的一些特征，原有档案管理手段显然无法适应要求，必须进行最大限度的革新。

一、大数据内涵简析

目前，国际上对大数据（big data）始终没有统一的概念定论，各专家学者众说纷纭，莫衷一是，但是各个版本的大数据概念所体现的“信息化”精神则是一致的。社会上被更多人认可和接受的大数据概念，是研究机构Gartner给出的定义，这一概念如下：“大数据”是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力来适应海量、高增长率和多样化的信息资产。在大数据时代，企业档案工作一切的发展与成长均在围绕“大数据”而转，其期待通过渗透大数据精神，践行大数据行动以提升档案工作效率。

二、大数据时代企业档案工作的新特征

（一）企业档案数据量巨大。大数据时代对企业档案管理工作提出了更加严苛的要求，档案管理工作者应摆脱传统档案管理理念和方式的束缚，充分利用各类资源建设信息量巨大的“大数据”档案。这就意味着，大数据时代的档案数据量将表现出前所未有的“巨大”，于是，数据量巨大成为企业档案工作的一个新特征。在信息时代，企业发展的边边角角均有可能被计算机、网络、新闻媒体、自媒体等各种方式所记录、存储与传播。人们每时每刻均在生产与制造海量的信息，在这些海量的信息里，虽然很少一部分被纳入档案室收存，但积少成多，信息时代的信息创造力是无法估量的，这就造成了企业档案数据量迅猛增长。

（二）企业档案数据类型繁多、复杂。大数据时代尚未到来之时，企业档案类型单一，主要以纸质为主，较少量的声音、视频、以及档案实物为辅，这些单一的数据很容易处理。但在大数据时代，档案数据类型更加繁琐、复杂。诚然，企业生产、经营、科研、管理各种活动组织与开展过后，与之相对应的档案类型，例如管理类档案、科研类档案等应运而生，这些档案数据打破了以往纸质为主、电子音像、视频、声音等为辅的记录方式，各种声像档案、设备仪器档案、实物档案成为主要的档案类型。于是，这种繁琐、复杂的档案数据类型使当下我国石油企业档案工作开展面临着巨大困境。

（三）企业档案数据时效速度快。随着科学技术的进步，大数据时代下的企业档案工作还具有另一新特征，即档案的采集、分析、整理、运用等实现了最大程度的电子化与数据化，数据处理速度快、效率高。这一特征最突出的表现是大部分档案工作均由手工转变为智能，工作效率得到了极大提升。大数据时代的档案工作克服了以往信息处理费时费力、时效性差的缺陷，它依托网络计算机，通过多个工作人员相互合作，共同努力而完成。这种档案数据处理方式因不受时间、地点与时空的限制，极大地提高了工作时效，于是已经成为了很多企业十分青睐的档案工作方式。

三、大数据时代企业档案工作开展的有效举措

（一）企业要完善信息化档案收集系统。在大数据时代，企业档案收集工作的开展理应更加智能、多元与高效。诚然，档案搜集工作是档案规范管理、充分利用的基础与前提，科学、高效的档案信息搜集工作的开展对整个档案工作的进行大有裨益。首先，档案工作者应走出去，采集与挖掘更加有价值的档案信息。也就是说，新时期的档案工作人员不能单凭基层档案员所提交的档案信息开展档案工作，而是应该走出去，深入企业生产一线，对企业工作的各个环节、各个程序进行研究与观察，以掌握更多真实可靠的信息流向、数据点等。其次，关键性节点实行全面监测与控制，做到全面掌握。例如，对石油企业中的生产技术、安全生产现状、人力资源等重要内容进行仔细研究，并对这些内容中有价值的东西进行挖掘。就拿安全生产技术来说，相关人员要掌握安全生产技术的使用状况，哪些技术更能发挥促进安全生产的作用，那些技术需要优化改进等。最后，对原有信息与所搜集的其他信息做融合性归纳与分类，提高利用的有效性。

（二）不断推动石油企业档案数据库建设。信息搜集之后是对数据的管理与建设，只有科学有效的方法和途径才能确保各类繁琐的档案数据得到优质化建设，继而得到最充分的利用。众所周知，强化企业档案数据库建设，推动档案管理信息化、系统化十分必要。首先，更新与改造现有的数据库。一方面，这需要有明确的建设目标作指导，另一方面也需要工作人员运用多媒体信息技术、数据开发与管理软件等对档案馆现有的信息库进行优化更新。其次，加强档案数据库建设要注意创新性与时效性。石油企业要重视数据库建设，不断更新建设理念，推动档案数据库建设的创新发展。再者，档案数据库建设时效性很重要，企业要加快计算机软硬件更新与建设，凸显档案数据库的时效性。最后，档案数据库建设要注重技术，实现信息化。第一，科学选择软、硬件，并做到“边建设边服务”。在软硬件选择方面，企业要考察系统软件的数据处理能力，即工作性能，确保其高效工作。故企业应加大投资力度，引进性价比高的软硬件设备，不断强化软硬件设备建设。第二，做好数据的转移、备份等事宜。在引进新技术后，要将数据拷贝到新技术环境下，保证工作人员能运用新技术对相关档案数据进行检索，运用。

（三）最大可能地拓展档案信息利用渠道。在大数据背景下，企业档案工作除了搜集与管理信息之外，拓展档案信息利用渠道，实现资源的优化共享也十分重要。在以往的档案管理工作中，工作人員往往秉承“你要我给、你不要我不给”的工作态度，这种被动的服务方式大大降低了档案资源的利用率，不利于档案工作的高效进行。而在当下，工作人员应转变工作理念与服务方式，有意识地利用企业局域网、企业公众号、企业员工交流群、企业信息港、企业贴吧、企业网站、企业期刊杂志等信息传递平台，主动地为企业员工、管理者以及其他外来人员提供合乎企业和用户要求的档案信息，拓展档案利用渠道。除此之外，工作人员可建立档案利用信息反馈机制。也就是说，建立专门的档案管理与利用网站，及时倾听用户心声，并对用户的反馈信息进行研究，继而不断改进工作方式方法，最大限度满足用户的个性化档案信息需求。

（四）企业要强化对档案工作信息化人才培养。在大数据时代，企业需要更多具有更高信息化水平的优秀人才参与档案管理工作的开展。因此，不断强化对档案管理工作信息化人才的培养尤为重要。对于企业来说，应从两方面做起：第一，“走出去”与“引进来”相结合。企业可以组织工作人员带薪外出学习、考察，以提高现有档案工作人员的信息技术水平；企业还可以引进国内外优秀的档案管理工作人员充实工作人员队伍，夯实人才力量。第二，强化对现有工作人员的现代信息技术培训。大数据时代下，档案工作人员不仅要具有扎实的档案管理专业知识，更要具有先进信息技术和高超的信息技术处理能力。因此，企业要强化对员工的系统培训，循序渐进提升其信息素养。对于档案工作人员本身来说，要不断学习，不断锻炼，不断成长。

综上所述，在大数据背景下，企业档案工作被赋予了新的特征：巨大而海量的数据量、繁琐复杂的数据类型、超快的信息处理速度等特征。企业要想提高档案管理工作效率，认真分析与研究基于大数据时代的档案工作特征很有必要。笔者认为，档案工作者一方面要不断学习拓宽视野，广泛搜集与利用各类档案信息资源。另一方面要多途径拓展档案信息共享渠道，为更多用户提供更加丰富、全面、深刻而有价值的档案信息。只有这样，大数据时代档案管理工作才能顺利开展。

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